Program do wycen dla firmy instalacyjnej, gotowy czy na zamówienie
Zespół Oprogramuj · 25 października 2026
Opisz proces, pokażemy zakres i widełki ceny
Firma instalacyjna lub remontowa, która wycenia kilkanaście zleceń miesięcznie, powinna przejść z arkusza na program, a wybór między gotowym programem kosztorysowym i systemem na zamówienie zależy od tego, kto czyta wycenę. Gdy odbiorca wymaga kosztorysu według katalogów nakładów, kupcie gotowy program. Gdy liczycie własne usługi według stawek i pakietów, system na zamówienie kosztuje w Oprogramuj od 14 900 do 29 900 zł netto, bez opłat za konto.
Ten tekst jest dla właściciela albo kierownika robót w firmie zatrudniającej od 10 do 200 osób, który wycenia instalacje, remonty lub wykończenia i ma dość kopiowania poprzednich plików. Jeśli już wiecie, że chcecie własne reguły, od razu zobaczcie program do wycen budowlanych i remontowych na zamówienie.
Kiedy arkusz przestaje wystarczać przy wycenach
Arkusz wystarcza przy kilku wycenach w miesiącu, gdy liczy je jedna osoba, która pamięta wszystkie stawki. Przestaje wystarczać, gdy wycenia więcej osób, a cennik zmienia się co kwartał. Wtedy ta sama praca dostaje w dwóch wycenach różne ceny i nikt nie wie, która jest właściwa.
Sygnały, że czas na zmianę, są konkretne:
- wycena powstaje przez skopiowanie ostatniego pliku i ręczną poprawkę pozycji,
- marżę poznajecie po zakończeniu zlecenia, a nie przed wysłaniem oferty,
- klient czeka na wycenę kilka dni, bo osoba, która ją liczy, jest na budowie,
- zmiana ceny materiału wymaga przejścia przez wszystkie otwarte pliki,
- po odejściu pracownika nikt nie rozumie jego formuł.
Jeżeli rozpoznajecie dwa z tych objawów, wycenianie stało się procesem wymagającym narzędzia. Pozostaje pytanie, jakiego.
Trzy drogi, gotowy kosztorys, arkusz i system na zamówienie
Gotowy program kosztorysowy liczy kosztorysy z baz nakładów i cen, z dokumentem w formie przyjętej przez inwestorów i przetargi. Daje to, czego arkusz nie da, czyli normy, katalogi i uznany format. Nie jest jednak zbudowany pod Waszą logikę usługi, na przykład "mieszkanie 60 m2 pod klucz w trzech wariantach".
System na zamówienie liczy to, jak Wy liczycie: pozycje i pakiety z własnego cennika, narzuty na materiał, dojazd, rezerwę na ryzyko i próg marży. Nie zawiera katalogów nakładów, chyba że ustalimy ich zakres w projekcie, a to znacząco podnosi koszt.
| Kryterium | Arkusz | Gotowy program kosztorysowy | System na zamówienie |
|---|---|---|---|
| Format kosztorysu dla inwestora | Własny układ | Uznany układ i katalogi | Układ uzgodniony w projekcie |
| Pakiety usług i własne narzuty | Formuły ręczne | Ograniczone do konfiguracji produktu | Zgodne z Waszym sposobem liczenia |
| Kontrola marży przed wysłaniem | Brak | Zależy od programu | Próg i akceptacja wskazanej osoby |
| Przekazanie do CRM i księgowości | Przepisywanie | Eksport według możliwości programu | Połączenie z używanymi systemami |
| Wycena na telefonie przy oględzinach | Niewygodna | Zależy od wersji | Ekran terenowy w zakresie projektu |
| Własność rozwiązania | Wasz plik | Licencja producenta | Kod należy do Was po odbiorze |
Koszt w trzy lata, czterech wyceniających i piętnastu użytkowników
Poniższa tabela to przykład metody na założeniach, nie cennik żadnego dostawcy ani statystyka rynku. Dla gotowego programu przyjmujemy od 80 do 150 zł netto za konto miesięcznie oraz od 2 000 do 6 000 zł netto na wdrożenie i szkolenie. Dla systemu na zamówienie bierzemy pakiet Oprogramuj Proces od 14 900 do 29 900 zł netto i hosting o koszcie od 100 do 300 zł netto miesięcznie, bez opcjonalnej opieki.
| Wariant (36 miesięcy) | 4 konta | 15 kont |
|---|---|---|
| Gotowy program, licencje | 11 520 do 21 600 zł | 43 200 do 81 000 zł |
| Gotowy program, wdrożenie | 2 000 do 6 000 zł | 2 000 do 6 000 zł |
| Razem gotowy program | 13 520 do 27 600 zł | 45 200 do 87 000 zł |
| System na zamówienie, budowa | 14 900 do 29 900 zł | 14 900 do 29 900 zł |
| System na zamówienie, hosting | 3 600 do 10 800 zł | 3 600 do 10 800 zł |
| Razem na zamówienie | 18 500 do 40 700 zł | 18 500 do 40 700 zł |
Dla czterech osób gotowy program jest zwykle tańszy lub porównywalny. System na zamówienie zaczyna wygrywać kosztowo przy kilkunastu użytkownikach, bo nie rośnie z liczbą kont. Pozostaje jednak decyzja o funkcjach, a nie tylko o cenie. Dodanie opieki w kwocie od 2 990 zł miesięcznie zmienia rachunek, więc porównujcie ten sam zakres obsługi po obu stronach. Discovery za 2 900 zł netto odliczamy od projektu, więc nie dolicza się go drugi raz.
Co sprawdzić przed zakupem programu do wycen
Przygotujcie trzy ostatnie wyceny: prostą, typową i taką, w której coś poszło nie tak. Poproście dostawcę o wycenienie ich w programie, a nie na przykładowych danych z prezentacji. Zwróćcie uwagę, ile pól trzeba wpisać ręcznie i czy program pozwala na pakiet usługi, a nie tylko pojedyncze pozycje.
- Cennik. Czy stawki mają jedno źródło i historię zmian, czy trzeba je poprawiać w wielu miejscach.
- Materiały. Czy da się wczytać cennik z pliku i oznaczyć pozycje, których cena zmieniła się po wysłaniu wyceny.
- Marża. Czy widzicie ją przed wysłaniem dokumentu i kto może zatwierdzić odstępstwo.
- Telefon. Czy wycena powstaje na oględzinach, z pomiarami i zdjęciami, czy dopiero w biurze.
- Dalszy ciąg. Czy zaakceptowana wycena przechodzi do zlecenia i faktury bez przepisywania.
Dobrą praktyką jest też zbadanie rynku, na którym wyceniacie. Jeśli konkurujecie ceną, warto regularnie sprawdzać oferty i ceny konkurencji, zanim ustawicie stawki w nowym systemie. Program liczy poprawnie tylko tyle, na ile dobry jest cennik, który mu wpiszecie.
Kiedy zostać przy gotowym programie
Zostańcie przy gotowym programie, gdy główni klienci to inwestorzy i zamawiający publiczni, którzy wymagają kosztorysu w określonej formie. Wybierzcie go także wtedy, gdy wyceniających jest kilka osób, a wycena jest jedyną potrzebą. Własny system nie da przewagi, jeśli proces nie ma własnych reguł.
Rozważcie system na zamówienie, gdy wycena jest początkiem dłuższego procesu: akceptacji marży, przekazania do realizacji, harmonogramu i faktury. Wtedy większość kosztu leży w przepisywaniu między narzędziami, a nie w samym liczeniu. Tu pomaga połączenie z CRM dla firmy budowlanej oraz z programem do ofertowania, gdy część sprzedaży to produkty.
Od czego zacząć
Zbierzcie cennik, trzy ostatnie wyceny i informację, ile zleceń wyceniacie miesięcznie. Podczas Discovery procesu wyceniania ustalamy pozycje, uprawnienia, progi marży i kryteria odbioru. Koszt analizy to 2 900 zł netto i odliczamy go od wdrożenia. Pierwsza wersja uzgodnionego procesu powstaje w 7 do 14 dni od startu prac po Discovery.
Opisz w briefie na tej stronie, jak dziś liczycie wycenę i gdzie najczęściej pojawia się błąd. Analiza briefu pokaże zakres pierwszej wersji i pomoże porównać go z ofertą gotowego programu, a cennik pakietów daje punkt odniesienia dla kosztu.