Czym jest oprogramowanie na zamówienie
Oprogramowanie na zamówienie, nazywane też dedykowanym, powstaje dla jednej organizacji i odwzorowuje sposób, w jaki ona naprawdę pracuje. Gotowy program narzuca swój układ ekranów, swoje statusy i swoje pola. System robiony pod firmę zaczyna od pytania, jak dziś przechodzi zamówienie, oferta albo zgłoszenie, i dopiero potem rysuje ekrany.
W praktyce rzadko chodzi o wielki system od zera. Najczęściej firma ma już księgowość, magazyn i pocztę, a brakuje warstwy, która łączy te kawałki i zdejmuje z ludzi przepisywanie. Taką warstwą bywa portal klienta dla firm B2B, kalkulator ofert albo prosty system wewnętrzny z rolami i historią zmian.
Dedykowane oprogramowanie dla firm nie musi być drogie ani długie. Drogie i długie robi się wtedy, gdy zakres rośnie bez kontroli, a nikt nie mówi, która funkcja daje pieniądze, a która tylko dobrze wygląda w specyfikacji.
Kiedy firma potrzebuje własnego systemu, a kiedy wystarczy gotowy program
Nie każda firma powinna zamawiać oprogramowanie. Jeśli proces jest standardowy, a gotowy program obsługuje go w dziewięćdziesięciu procentach, kup program. Własny system ma sens w kilku konkretnych sytuacjach.
- Proces jest źródłem przewagi. Sposób wyceny, obsługi klienta albo planowania produkcji odróżnia Cię od konkurencji i nie chcesz go spłaszczać do cudzego szablonu.
- Dane krążą między systemami ręcznie. Ktoś codziennie przenosi zamówienia z maila do programu magazynowego albo eksportuje faktury do arkusza, żeby zrobić raport.
- Gotowy program wymaga obejść. Zespół prowadzi obok niego trzy Excele, bo w programie nie da się zapisać tego, co ważne.
- Koszt licencji rośnie z każdym użytkownikiem. Przy kilkudziesięciu osobach abonament za stanowisko bywa wyższy niż utrzymanie własnego systemu.
Jeśli żaden punkt Cię nie dotyczy, powiemy to w analizie briefu. Wolimy stracić projekt niż zbudować coś, co nie zwróci się w rozsądnym czasie.
Jak przebiega tworzenie oprogramowania na zamówienie u nas
Cała ścieżka jest samoobsługowa i zaczyna się od opisu procesu w formularzu, bez zakładania konta. Szczegóły kroków opisujemy na stronie jak pracujemy, tu wersja skrócona.
- Brief. Piszesz własnymi słowami, co dziś robi zespół ręcznie i w jakich programach. Nie musisz znać nazw technologii.
- Wstępna analiza AI. Od razu dostajesz mapę procesu, listę systemów do połączenia, ryzyka, zakres pierwszej wersji i widełki ceny.
- Discovery. Zamawiasz je kartą online za 2 900 zł netto. W 5 dni roboczych, razem z warsztatem dla Twojego zespołu, ustalamy zakres i stałą cenę. Kwota Discovery jest odliczana od projektu.
- Pierwsza wersja. Po 7 do 14 dniach zespół klika w działający system na prawdziwych danych.
- Wdrożenie i odbiór. Poprawki, integracje, szkolenie, przeniesienie danych. Ostatnia rata dopiero po odbiorze.
Dlaczego pierwsza wersja zajmuje tygodnie, a nie miesiące
Klasyczny projekt wydłuża się w trzech miejscach: przy pisaniu specyfikacji, przy ręcznym pisaniu powtarzalnego kodu i przy przekazywaniu pracy między działami wykonawcy. U nas każde z tych miejsc wygląda inaczej.
Specyfikację zastępuje działający prototyp, bo łatwiej poprawić ekran niż czterdziestostronicowy dokument. Powtarzalny kod, czyli formularze, listy, uprawnienia i raporty, pisze model AI według naszych wzorców, a programista sprawdza każdą zmianę, uruchamia testy i odpowiada za efekt. Nad projektem pracuje jeden zespół od analizy do utrzymania, więc nikt nie przepisuje wiedzy na nowo.
Krótki czas nie oznacza mniejszej staranności. Pierwsza wersja ma wąski zakres: jeden proces zrobiony porządnie, a nie dziesięć zrobionych w połowie. Resztę dokładamy po odbiorze, kiedy widać, co faktycznie przyspieszyło pracę.
Ile kosztuje oprogramowanie na zamówienie
Cenę ustalamy z góry i zapisujemy w umowie. Nie liczymy godzin, więc nie płacisz za to, że coś okazało się trudniejsze, niż wyglądało. Pełne zestawienie jest w cenniku.
| Etap | Cena netto | Czas | Co dostajesz |
|---|---|---|---|
| Discovery | 2 900 zł, odliczane od projektu | 5 dni roboczych | Mapa procesu, systemy i API, ryzyka, ROI, zakres, stała cena |
| Oprogramuj Proces | 14 900 do 29 900 zł | 2 do 4 tygodni | Jeden proces, do 2 integracji, role, szkolenie |
| Oprogramuj Firmę | 39 900 do 99 900 zł | 4 do 6 tygodni | Kilka procesów w jednym systemie, migracja danych, raporty dla zarządu |
| Oprogramuj Dalej | od 2 990 zł miesięcznie | na bieżąco | Hosting w UE, monitoring, kopie, poprawki, pula godzin zmian |
Pakiet Proces płacisz w dwóch ratach: połowa po Discovery, połowa po odbiorze. Pakiet Firma w trzech: 30 procent po Discovery, 40 procent przy pierwszej wersji i 30 procent po odbiorze.
Przykład rachunku zwrotu z inwestycji
To przykład metody liczenia na założeniach, a nie wynik konkretnego klienta. Ten sam rachunek robimy w Discovery na Twoich liczbach.
Założenia: dział obsługi zamówień ma 4 osoby. Każda przepisuje dziennie zamówienia z maili do programu magazynowego przez około 2 godziny. Koszt godziny pracy z narzutami to 60 zł. Miesiąc ma 21 dni roboczych.
- Czas przepisywania miesięcznie: 4 osoby razy 2 godziny razy 21 dni, czyli 168 godzin.
- Koszt miesięczny: 168 godzin razy 60 zł, czyli 10 080 zł.
- Po wdrożeniu formularza zamówień z integracją zostaje, przyjmijmy, 20 procent pracy, głównie wyjątki. Oszczędność to około 8 060 zł miesięcznie.
- Projekt za 24 900 zł netto plus abonament Start 2 990 zł miesięcznie zwraca się po około 5 miesiącach.
Rachunek nie uwzględnia mniejszej liczby pomyłek w zamówieniach ani tego, że zespół może przyjąć więcej klientów bez nowego etatu. W Discovery dokładamy te pozycje tylko wtedy, gdy da się je policzyć.
Bezpieczeństwo i własność systemu
Każdy system stawiamy na hostingu w UE, z szyfrowanym połączeniem, rolami sprawdzanymi po stronie serwera, dziennikiem zmian i codziennymi kopiami zapasowymi. Dane osobowe przetwarzamy na podstawie umowy powierzenia, a opis zasad jest na stronie bezpieczeństwo i RODO.
Umowa przekazuje firmie kod, dane i dostępy. Repozytorium jest dostępne dla Ciebie od pierwszego dnia projektu, a nie dopiero po ostatniej racie.
Utrzymanie i rozwój po wdrożeniu
Oprogramowanie na zamówienie żyje dłużej niż projekt. Zmieniają się ceny, przepisy, systemy partnerów i ludzie w zespole. Dlatego po odbiorze proponujemy abonament Oprogramuj Dalej: hosting w UE, monitoring dostępności przez całą dobę, codzienne kopie zapasowe, poprawki bezpieczeństwa i pulę godzin na zmiany, od 8 godzin w planie Start do 48 godzin w planie Skala.
W planach Rozwój i Skala co miesiąc oprogramowujemy kolejny mały proces. Tak firma po roku ma kilka połączonych narzędzi, a nie jeden projekt, który zestarzał się dzień po odbiorze.
Abonament nie trzyma Cię na smyczy. Kod jest w repozytorium Twojej firmy, dane w Twojej bazie, a dostępy możesz przekazać innemu wykonawcy w dowolnym momencie.
Co firmy opisują w briefie i co z tego budujemy
| Dziś w firmie | Co oprogramujemy |
|---|---|
| Zamówienia przychodzą mailem i ktoś przepisuje je do programu magazynowego | Formularz zamówień z kontrolą stanów, który sam zakłada dokument w magazynie |
| Raport miesięczny składany z kilku arkuszy przez dwa dni | Panel z danymi na żywo i raport wysyłany zarządowi pierwszego dnia miesiąca |
| Statusy zleceń sprawdzane telefonicznie przez klientów | Portal, w którym klient widzi status, dokumenty i termin |
| Wyceny liczone ręcznie w Excelu z poprzednich ofert | Kalkulator z cennikiem, rabatami i ofertą w PDF |
| Akceptacje i zgody gubione w wątkach mailowych | Ścieżka akceptacji z historią, terminami i przypomnieniami |
| Faktury przepisywane do arkusza kosztów | Odczyt dokumentów przez AI z zatwierdzeniem przez księgowość |