Automatyzacja procesów biznesowych w firmie tam, gdzie ktoś przepisuje dane

Najpierw policz, potem automatyzuj

Najczęstszy błąd przy automatyzacji to zaczynanie od narzędzia. Ktoś zobaczył prezentację, kupił licencję i szuka, co by tu zautomatyzować. Kolejność powinna być odwrotna: najpierw lista czynności, które ludzie powtarzają, potem rachunek, ile godzin zjadają, a dopiero na końcu wybór sposobu.

Prosty test na kandydata do automatyzacji ma trzy pytania. Czy czynność wraca codziennie albo co tydzień? Czy da się ją opisać regułą, choćby z wyjątkami? Czy dane, na których pracuje, istnieją już w jakimś systemie albo pliku? Trzy razy tak oznacza dobrego kandydata.

W briefie wystarczy przybliżona liczba: ile razy w tygodniu, ile osób, ile minut. Wstępna analiza przeliczy to na godziny i złotówki, a w Discovery sprawdzimy te liczby na prawdziwych danych.

Co oznacza automatyzacja procesów w firmie w praktyce

Automatyzacja procesów w firmie to nie robot przy biurku i nie jeden wielki system. To zwykle kilka mniejszych mechanizmów, które pracują w tle.

• Przenoszenie danych. Zamówienie z formularza trafia samo do programu magazynowego, faktura z systemu sprzedaży do księgowości.
• Reguły i walidacja. System sprawdza limit kredytowy klienta, stan magazynu i poprawność NIP, zanim człowiek cokolwiek zatwierdzi.
• Powiadomienia i terminy. Przypomnienie o niezatwierdzonej ofercie, o kończącej się umowie, o zaległej płatności.
• Raporty. Zestawienie, które ktoś składał dwa dni z kilku arkuszy, powstaje samo pierwszego dnia miesiąca.
• Odczyt dokumentów. Model AI czyta fakturę albo zamówienie w PDF, a człowiek zatwierdza wynik jednym kliknięciem.

Wszystko to spina się w jednym miejscu, zwykle w panelu administracyjnym, gdzie widać, co przeszło automatycznie, a co czeka na decyzję.

Każdy z tych mechanizmów ma dziennik, więc w razie wątpliwości widać, kiedy i na jakiej podstawie system coś zrobił.

Procesy, które najczęściej opisują firmy w briefie

Część tych procesów ma osobne strony, na przykład program do ofertowania czy portal klienta.

Gotowe narzędzie do automatyzacji czy rozwiązanie na zamówienie

Na rynku jest wiele narzędzi, które łączą aplikacje przepływami typu „gdy przyjdzie mail, zrób wiersz w arkuszu”. Do prostych zadań są dobre i często wystarczą. Problem zaczyna się w trzech miejscach.

Pierwsze to polskie systemy. Program księgowy albo magazynowy zainstalowany na serwerze w biurze rzadko ma gotowy konektor w zagranicznym narzędziu. Drugie to reguły biznesowe. Gdy przepływ ma piętnaście warunków i wyjątków, utrzymanie go w edytorze bloczków staje się trudniejsze niż w kodzie. Trzecie to odpowiedzialność. Gdy przepływ przestaje działać w piątek wieczorem, ktoś musi to zauważyć i naprawić.

Rozwiązanie na zamówienie ma sens, gdy proces jest dla firmy ważny, łączy się z ERP i ma wyjątki. Wtedy budujemy go jako kod z testami, monitoringiem i utrzymaniem w abonamencie, a reguły zapisujemy w ustawieniach, które zespół zmienia sam.

Przykład rachunku dla działu finansów

To przykład metody na założeniach, a nie dane konkretnej firmy. Liczymy go w Discovery na prawdziwych danych.

Założenia: księgowość dostaje miesięcznie 900 faktur kosztowych w PDF. Ręczne wprowadzenie jednej z dekretacją zajmuje około 4 minut. Koszt godziny pracy z narzutami to 70 zł.

Przy projekcie za 19 900 zł netto zwrot następuje w niecały rok, licząc sam czas. Do tego dochodzą mniej pomyłek i szybsze zamknięcie miesiąca. Gdy faktury przychodzą przez KSeF w formie ustrukturyzowanej, odczyt bywa jeszcze prostszy, bo dane są już w polach, a pracę przejmuje obieg faktur kosztowych z opisem, MPK i akceptacją kierownika.

Integracje, bez których automatyzacja nie działa

Automatyzacja jest tak dobra, jak połączenia z systemami, na których pracuje. Łączymy się z programami, które firmy w Polsce mają najczęściej: Subiekt, Comarch ERP, enova365, BaseLinker, Allegro, HubSpot, Microsoft 365, a także z KSeF. Listę ze szczegółami prowadzimy na stronie integracje.

Sposób połączenia zależy od wersji programu i licencji. Jeden system udostępnia API w chmurze, inny wymaga modułu na serwerze w biurze, jeszcze inny przyjmuje tylko plik wymiany. Dlatego sposób połączenia sprawdzamy w Discovery dla Twojej instalacji, zanim podamy stałą cenę. Pakiet Proces obejmuje do dwóch integracji.

Gdy któryś system nie daje żadnej drogi wymiany danych, szukamy obejścia w granicach licencji, na przykład eksportu zaplanowanego na noc. Takie ograniczenie opisujemy w zakresie przed podpisaniem umowy, a nie po fakcie.

Pięć kroków, żeby automatyzacja nie skończyła się chaosem

1. Opisz proces tak, jak jest, a nie jak powinien być. Z wyjątkami, obejściami i telefonami „na szybko”. To właśnie wyjątki decydują o koszcie.
2. Wyznacz właściciela procesu. Jedna osoba po stronie firmy decyduje o regułach i zatwierdza zmiany.
3. Uruchom automat równolegle. Przez pierwsze dni porównujecie wynik automatu z pracą ręczną. Rozbieżności pokazują brakujące reguły.
4. Zostaw człowieka przy wyjątkach. Automat obsługuje typowe przypadki, a nietypowe trafiają na listę do decyzji, zamiast przechodzić po cichu.
5. Mierz po wdrożeniu. Liczba spraw obsłużonych automatycznie, czas, liczba błędów. Bez pomiaru nie wiadomo, który proces automatyzować następny.

Ten porządek stosujemy w każdym projekcie, niezależnie od tego, czy chodzi o zamówienia, faktury czy wnioski urlopowe.

Jak zaczynamy i co dzieje się po wdrożeniu

Zaczynasz od briefu w formularzu. Opisz jeden proces: kto go wykonuje, ile razy w tygodniu, w jakich programach i gdzie najczęściej coś się gubi. Od razu dostajesz wstępną analizę z mapą procesu i widełkami ceny.

Po Discovery budujemy pierwszą wersję w 7 do 14 dni i uruchamiamy ją równolegle z dotychczasową pracą, żeby zespół mógł porównać wyniki. Po odbiorze proces utrzymujemy w abonamencie Oprogramuj Dalej, a w planach Rozwój i Skala co miesiąc automatyzujemy kolejny. Po kilku miesiącach powstaje mapa procesów firmy, z których każdy działa sam i ma właściciela po naszej stronie.

Ręcznie dziś, automatycznie po wdrożeniu