Oprogramowanie dla biura nieruchomości i zarządcy na miarę

Dwa rodzaje firm, jeden kłopot

Biuro pośrednictwa i firma zarządzająca budynkami robią coś innego, ale opisują nam bardzo podobny problem. Dane o nieruchomości, ludziach i pieniądzach leżą w kilku miejscach naraz. Agent trzyma swoich klientów w telefonie, oferty żyją w programie do eksportu ogłoszeń, umowy w folderze, a zgłoszenia od lokatorów w skrzynce, która ma czterech właścicieli i żadnego odpowiedzialnego.

Gotowe programy dla branży rozwiązują część tego, ale wymuszają swój układ. Gdy biuro ma własny model prowizji, zarządca nietypowe umowy albo obie działalności naraz, zaczynają się arkusze obok systemu. Wtedy warto oprogramować brakującą część, zamiast dokładać kolejny program.

Dla biura pośrednictwa

• Baza ofert z opisem, zdjęciami, statusem i historią zmian ceny, z eksportem do portali ogłoszeniowych w formacie, który przyjmują. Sposób eksportu sprawdzamy w Discovery dla Waszych portali.
• Poszukujący z kryteriami i automatycznym dopasowaniem do nowych ofert.
• Prezentacje w kalendarzu agentów, z przypomnieniem dla klienta i notatką po spotkaniu.
• Prowizje liczone według Waszych reguł podziału między agentów i biuro.
• Portal właściciela, w którym sprzedający widzi liczbę prezentacji i zainteresowanie ofertą bez dzwonienia do agenta.

To w praktyce CRM na zamówienie pod pośrednictwo, z rolą agenta, menedżera i właściciela biura.

Dla menedżera biura najważniejsza zmiana to widoczność. Każda oferta ma przypisanego agenta, liczbę prezentacji, datę ostatniego kontaktu z właścicielem i historię zmian ceny. Oferty, które od miesiąca nie miały prezentacji, trafiają na listę do przeglądu, a umowy pośrednictwa zbliżające się do końca na listę do odnowienia. Gdy agent odchodzi z biura, jego klienci i oferty zostają w systemie, a nie w jego telefonie.

Dla zarządcy nieruchomości

U zarządcy najwięcej czasu zjadają zgłoszenia i rozliczenia. Lokator zgłasza przeciek w portalu ze zdjęciem, system przypisuje zgłoszenie do budynku i firmy serwisowej, wykonawca odklikuje wykonanie, a lokator widzi status. Zarządca ma pod ręką historię usterek w każdym lokalu, co przydaje się przy przeglądach i sporach.

Druga część to pieniądze: naliczenia czynszu, zaliczek i mediów, rozrachunki z lokatorami, przypomnienia o zaległościach i rozliczenia roczne. Właściciel albo wspólnota dostaje miesięczny raport z przychodów, kosztów i otwartych spraw. Taki podział ról dobrze opisuje strona o portalu klienta.

Połączenia z księgowością, pocztą i kalendarzem

Faktury wystawia Wasz system księgowy i to on wysyła je do KSeF. Szczegóły połączeń są na stronach integracja z Comarch ERP i integracja z Microsoft 365.

Przykład rachunku dla zarządcy 1 200 lokali

Przykład metody na założeniach, nie wynik konkretnej firmy.

Razem około 90 godzin, po 60 zł z narzutami to 5 400 zł miesięcznie. Po odjęciu planu Start za 2 990 zł netto zostaje około 2 400 zł, a wdrożenie za 24 900 zł netto zwraca się w niecały rok. Do tego dochodzi szybsze ściąganie zaległości, którego w przykładzie nie liczymy.

Przeglądy techniczne i obowiązki zarządcy

Zarządca odpowiada za terminy, które łatwo przegapić przy kilkudziesięciu budynkach: przeglądy okresowe budynku, instalacji gazowej, przewodów kominowych i elektrycznych, legalizacje wodomierzy, umowy z dostawcami usług i ubezpieczenia. Dziś pilnuje ich kalendarz jednej osoby albo arkusz, który ktoś aktualizuje, kiedy pamięta.

System prowadzi kartę każdego budynku z listą obowiązków, terminami i protokołami z poprzednich przeglądów. Na miesiąc przed terminem zarządca dostaje zadanie, a firma serwisowa zlecenie. Protokół z przeglądu trafia do karty budynku, a usterki z protokołu stają się zgłoszeniami do usunięcia, tak samo jak zgłoszenia lokatorów.

Wspólnota albo właściciel widzi w swoim portalu stan obowiązków i dokumenty. Przy zmianie zarządcy albo kontroli nie trzeba niczego szukać po segregatorach.

Dane osobowe najemców i klientów

Biura i zarządcy przetwarzają dużo danych osobowych: dowody, umowy, numery kont, czasem dane o zadłużeniu. System od początku projektujemy z rolami, dziennikiem zmian i okresami przechowywania. Agent widzi swoich klientów, księgowość rozliczenia, lokator tylko swój lokal. Dane leżą na hostingu w UE z codziennymi kopiami. Więcej na stronie bezpieczeństwo i RODO.

Dokumenty z danymi wrażliwymi, takie jak skany umów i dowodów, przechowujemy osobno od reszty danych, z dostępem tylko dla ról, które ich potrzebują. Po zakończeniu umowy najmu albo transakcji system pilnuje okresu przechowywania ustalonego w Waszej polityce i przypomina o usunięciu danych, których nie trzeba już trzymać.

Ile kosztuje oprogramowanie dla biura i zarządcy

Koszt zależy od tego, ile procesów obejmujesz w pierwszym kroku. Poniższe zestawienie pokazuje typowe zakresy w naszych pakietach. Stałą cenę zawsze podajemy po Discovery.

Po wdrożeniu system utrzymujemy w abonamencie od 2 990 zł netto miesięcznie, z monitoringiem, kopiami i pulą godzin na zmiany. Przy płatności rocznej dwa miesiące są gratis. Pełne warunki znajdziesz w cenniku.

Od briefu do pierwszej wersji

Opisujesz proces w formularzu na tej stronie, bez konta. Wstępna analiza pokazuje mapę procesu i widełki. Potem zamawiasz online Discovery za 2 900 zł netto z warsztatem dla agentów albo administratorów i po 5 dniach roboczych dostajesz zakres i stałą cenę. Jeden proces, na przykład zgłoszenia lokatorów, to Oprogramuj Proces. Pośrednictwo i zarządzanie w jednym systemie to Oprogramuj Firmę, od 39 900 zł netto, w trzech ratach.

Biuro i zarządca mówią, my budujemy