Objaw, po którym poznasz, że potrzebujesz systemu wewnętrznego
Pracownik ma otwarte jednocześnie program magazynowy, panel sklepu, skrzynkę mailową, dwa arkusze i komunikator. Żeby odpowiedzieć na proste pytanie, na przykład czy zamówienie klienta jest opłacone i spakowane, przechodzi przez cztery okna. Nowa osoba uczy się tego miesiącami, a gdy ktoś jest na urlopie, nikt nie wie, gdzie co jest.
To nie jest problem ludzi, tylko brak wspólnego miejsca pracy. Panel administracyjny zbiera dane z tych systemów w jednym widoku i dodaje to, czego w nich brakuje: statusy wewnętrzne, akceptacje, notatki, przypisanie osób.
Co to jest panel administracyjny i czym różni się od ERP
Panel administracyjny, nazywany też back-office albo systemem wewnętrznym, to aplikacja dla pracowników, nie dla klientów. Nie zastępuje programu księgowego ani magazynowego. Siedzi nad nimi i daje zespołowi wygodny sposób pracy na ich danych.
ERP prowadzi księgi i dokumenty. Panel prowadzi pracę: kto zajmuje się sprawą, co czeka na decyzję, co się zablokowało. Jeśli firmie brakuje całego rdzenia operacyjnego, czyli zleceń, magazynu i produkcji, lepszym krokiem jest mini-ERP. Jeśli rdzeń działa, a brakuje spójnego widoku i akceptacji, wystarczy panel.
Często panel zaczyna się od jednej listy, na przykład zamówień ze statusami z trzech systemów. Gdy zespół zobaczy wszystko w jednym miejscu, sam proponuje kolejne widoki.
Przykłady paneli, które budujemy
- Panel zamówień wielokanałowych. Zamówienia ze sklepu, Allegro i od klientów hurtowych w jednej liście, ze statusem płatności, pakowania i wysyłki. Dla e-commerce często w połączeniu z integracją z BaseLinkerem.
- Obieg akceptacji. Wnioski o zakup, faktury kosztowe, rabaty, umowy. Ścieżka akceptacji według kwoty i działu, przypomnienia, historia decyzji.
- Kartoteka produktów. Opisy, zdjęcia, ceny, parametry w jednym miejscu, z eksportem do sklepu i katalogów.
- Rejestr umów i terminów. Umowy z klientami i dostawcami, daty wypowiedzenia, przypomnienia, załączniki.
- Panel zgłoszeń serwisowych. Zgłoszenia z maila i formularza, przypisanie technika, termin, protokół.
- Pulpit dla zarządu. Kluczowe liczby z kilku systemów na jednym ekranie, odświeżane na bieżąco.
Panele z tej listy łączą się ze sobą. Obieg akceptacji faktur może korzystać z kartoteki dostawców, a pulpit zarządu z danych panelu zamówień. Dlatego dobrze zaplanowany pierwszy panel ułatwia każdy kolejny.
Elementy, które ma każdy nasz panel
| Element | Po co |
|---|---|
| Role i uprawnienia | magazyn widzi swoje, finanse swoje, zarząd całość; dostęp zabierasz jednym ruchem |
| Dziennik zmian | każda zmiana ceny, statusu i decyzji ma autora i datę |
| Wyszukiwanie i filtry | znajdziesz sprawę po kliencie, numerze, dacie, osobie |
| Akcje masowe | zmiana statusu albo eksport wielu pozycji naraz |
| Eksport do Excela | dla osób, które potrzebują danych w arkuszu |
| Powiadomienia | mail przy przypisaniu sprawy, przekroczonym terminie, decyzji |
| Integracje | do dwóch w pakiecie Proces, więcej w pakiecie Firma |
Uprawnienia i dziennik zmian są w każdym panelu od pierwszej wersji, a nie jako dodatek po audycie. Łatwiej je zaprojektować na starcie niż dobudować, gdy w systemie są już dane.
Gotowe narzędzia do budowy paneli a panel na zamówienie
Istnieją narzędzia, w których panel wewnętrzny składa się z gotowych klocków. Dla zespołu z programistą na pokładzie bywają dobrym wyborem. Firma bez działu IT zwykle napotyka trzy przeszkody: ktoś musi panel zbudować i utrzymać, połączenia z polskimi programami księgowymi wymagają pracy programisty, a opłaty za użytkownika rosną z zespołem.
My bierzemy na siebie całość: projekt, kod, integracje, hosting w UE i utrzymanie w abonamencie. Nie ma opłat za użytkownika, a kod należy do Twojej firmy. Porównanie różnych dróg opisujemy szerzej na stronie software house czy Oprogramuj.
Przykład rachunku dla zespołu operacyjnego
To przykład metody na założeniach, a nie dane klienta. Zespół operacyjny liczy 10 osób, a każda traci dziennie około 40 minut na przełączanie się między programami, szukanie informacji i dopytywanie współpracowników.
- 10 osób razy 40 minut razy 21 dni to 140 godzin miesięcznie.
- Zakładamy, że panel odzyskuje połowę tego czasu, czyli 70 godzin.
- Przy koszcie godziny 65 zł to około 4 550 zł miesięcznie.
- Panel za 26 900 zł netto z abonamentem Start za 2 990 zł netto miesięcznie zwraca się w tym przykładzie po około 17 miesiącach, licząc tylko czas.
Często większą wartością niż czas są błędy, których nie ma: zamówienie wysłane nieopłacone, rabat zatwierdzony przez niewłaściwą osobę, przegapiony termin wypowiedzenia umowy. W Discovery liczymy je osobno, jeśli da się je wycenić na Twoich danych.
Jak projektujemy ekrany panelu dla ludzi, którzy pracują w nim cały dzień
Panel wewnętrzny nie musi zachwycać wyglądem. Musi być szybki. Osoba, która obsługuje sto zamówień dziennie, zauważy każde zbędne kliknięcie sto razy. Dlatego projektujemy go inaczej niż stronę dla klientów.
- Tabele z dużą ilością danych na ekranie, sortowaniem i zapamiętanymi filtrami dla każdej osoby.
- Skróty klawiaturowe do najczęstszych akcji i przechodzenie między sprawami bez wracania do listy.
- Kolory statusów, które od razu pokazują, co wymaga uwagi.
- Formularze z sensownymi wartościami domyślnymi i podpowiedziami z danych, które już są w systemie.
- Widok sprawy, na którym jest wszystko: dane z ERP, historia, notatki, załączniki, kto ostatnio coś zmienił.
Pierwszą wersję testują osoby, które będą w panelu pracować. Ich uwagi z pierwszych dni są ważniejsze niż założenia z Discovery.
Panel administracyjny dla sklepu internetowego B2B
Sklepy internetowe sprzedające firmom często mają kilka kanałów naraz: własny sklep, Allegro, zamówienia mailowe od stałych klientów, czasem platformę dla dystrybutorów. Panel zbiera je w jednym miejscu, pilnuje płatności przelewem z terminem, limitów kredytowych i faktur, a magazyn dostaje jedną kolejkę do pakowania.
Ten wariant opisujemy szerzej na stronie o e-commerce B2B. Najczęściej łączy się z BaseLinkerem, Allegro i programem księgowym, w którym powstają faktury.
Wdrożenie i rozwój panelu
Opisujesz w briefie, w jakich programach pracuje zespół i co najczęściej trzeba sprawdzić. Wstępna analiza od razu pokazuje zakres i widełki ceny. Discovery za 2 900 zł netto, zamawiane kartą online, w 5 dni roboczych ustala dokładny zakres, integracje i stałą cenę, a jego kwotę odliczamy od projektu.
Pierwsza wersja trafia do zespołu po 7 do 14 dniach, wdrożenie trwa od 2 do 4 tygodni w pakiecie Proces. Po odbiorze panel utrzymujemy w abonamencie Oprogramuj Dalej, a kolejne moduły, na przykład odczyt dokumentów przez AI czy pulpit dla zarządu, dokładamy z puli godzin albo jako nowy proces w planie Rozwój.
Praca w pięciu oknach a praca w jednym panelu
| Dziś w firmie | Co oprogramujemy |
|---|---|
| Status zamówienia sprawdzamy w trzech programach | Jedna lista ze statusem płatności, pakowania i wysyłki |
| Wnioski o zakup krążą mailem do akceptacji | Ścieżka akceptacji według kwoty z historią decyzji |
| Terminy umów zapisane w kalendarzu jednej osoby | Rejestr umów z przypomnieniami dla całego działu |
| Nowy pracownik uczy się systemów przez miesiąc | Jeden panel z rolą dopasowaną do stanowiska |
| Zarząd prosi o zestawienie i czeka dwa dni | Pulpit z kluczowymi liczbami odświeżany na bieżąco |