Polityka prywatności

Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy w serwisie oprogramuj.pl, po co, na jakiej podstawie, komu je przekazujemy, jak długo je przechowujemy i jakie masz prawa. Stosujemy zasadę minimalizacji, czyli zbieramy tylko to, co jest potrzebne do świadczenia usług.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest administrator serwisu oprogramuj.pl. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych, w tym wykonywania praw opisanych w punkcie 8, możesz napisać na adres kontakt@oprogramuj.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy

• Dane Konta, czyli adres e-mail, hasło przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego, data założenia i potwierdzenia Konta.
• Treść briefu, czyli opis procesu, branża, wielkość zespołu, używane systemy i inne informacje, które wpiszesz w formularzu.
• Dane do rozliczeń, czyli nazwa firmy, NIP, adres do faktury, historia zamówień i płatności. Pełnych danych kart płatniczych nie przechowujemy, przetwarza je operator płatności.
• Dane projektowe, czyli informacje przekazywane w trakcie Discovery, Projektu i Abonamentu, w tym dane kontaktowe osób z Twojego zespołu.
• Korespondencja, czyli treść wiadomości wysyłanych na nasz adres e-mail i zgłoszeń w panelu.
• Dane techniczne, czyli adres IP, typ przeglądarki, data i godzina żądań oraz dziennik aktywności Konta, zapisywane w celach bezpieczeństwa i rozliczeń.

3. Cele i podstawy prawne

Cel	Podstawa prawna
Prowadzenie Konta i przygotowanie wstępnej analizy briefu	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy i działania przed jej zawarciem na Twoje żądanie
Realizacja Discovery, Projektów i Abonamentu	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a wobec osób reprezentujących klienta art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes w wykonaniu umowy z firmą
Wystawianie faktur i prowadzenie księgowości	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i o rachunkowości
Wysyłka wiadomości związanych z Kontem i usługami, takich jak kody potwierdzające, potwierdzenia płatności i powiadomienia o odnowieniu	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Bezpieczeństwo serwisu, zapobieganie nadużyciom i limity bezpłatnych analiz	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes w ochronie serwisu
Rozpatrywanie reklamacji, wniosków o zwrot i sporów dotyczących płatności, ustalanie i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed nimi	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Odpowiedzi na korespondencję	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy dotyczy umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail nie można założyć Konta, a bez danych do faktury nie można zamówić płatnych usług. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Wstępna analiza briefu ma charakter orientacyjny i nie jest taką decyzją.

4. Brief i analiza z użyciem modelu AI

Wstępna analiza powstaje automatycznie. Treść briefu jest przekazywana dostawcy modeli AI wyłącznie w celu przygotowania analizy dla Ciebie. Dostawca działa na nasze zlecenie jako podmiot przetwarzający, a do modelu przekazujemy tylko treść opisu procesu i informacje z formularza potrzebne do analizy, bez danych rozliczeniowych.

Prosimy, żeby brief nie zawierał danych osobowych Twoich klientów ani pracowników, haseł ani tajemnic przedsiębiorstwa, które nie są potrzebne do opisu procesu. Do analizy wystarczy opis kroków, systemów i skali, bez nazwisk i numerów.

5. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom, które pomagają nam świadczyć usługi, na podstawie umów powierzenia przetwarzania albo jako odrębnym administratorom, gdy wynika to z ich roli. Są to następujące kategorie odbiorców.

• Dostawca hostingu w UE, na którego serwerach działa serwis i przechowywane są dane.
• Operator płatności, który obsługuje płatności kartą i uwierzytelnienie płatności. W zakresie przeciwdziałania oszustwom i obowiązków prawnych operator działa jako odrębny administrator.
• Dostawca wysyłki poczty, przez którego wysyłamy wiadomości związane z Kontem i usługami.
• Dostawca modeli AI, który przetwarza treść briefu w celu przygotowania wstępnej analizy.
• Dostawcy usług księgowych oraz organy publiczne, gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Serwis i dane przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej. Niektórzy dostawcy, w szczególności operator płatności, dostawca wysyłki poczty i dostawca modeli AI, mogą przetwarzać dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, z dodatkowymi zabezpieczeniami tam, gdzie są potrzebne. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres kontakt@oprogramuj.pl.

7. Okres przechowywania

Dane	Jak długo
Brief złożony bez Konta	30 dni, potem jest automatycznie usuwany
Dane Konta i briefy powiązane z Kontem	Do usunięcia Konta, a potem przez okres przedawnienia możliwych roszczeń
Dane projektowe	Przez czas trwania umowy, a potem przez okres przedawnienia roszczeń albo krócej, zgodnie z umową powierzenia
Faktury i dokumenty rozliczeniowe	5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku
Dane techniczne i dzienniki bezpieczeństwa	Przez czas potrzebny do celów bezpieczeństwa i rozpatrywania sporów, nie dłużej niż przez okres przedawnienia roszczeń
Korespondencja	Przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a gdy dotyczy umowy, przez okres przedawnienia roszczeń

8. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Aby skorzystać z tych praw, napisz na adres kontakt@oprogramuj.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.

Masz także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.

9. Dane klientów w projektach

Gdy budujemy lub utrzymujemy oprogramowanie, które przetwarza dane osobowe Twoich klientów, pracowników albo kontrahentów, administratorem tych danych pozostaje Twoja firma, a my działamy jako podmiot przetwarzający. Zakres, cel i zasady tego przetwarzania określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodna z art. 28 RODO, zawierana razem z zamówieniem Projektu albo Abonamentu. Takich danych nie wykorzystujemy do żadnych własnych celów.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, między innymi szyfrowane połączenia, kontrolę dostępu według ról, kopie zapasowe i dziennik zdarzeń. Więcej o praktyce bezpieczeństwa w projektach piszemy na stronie bezpieczeństwo i RODO.

11. Ciasteczka

Serwis używa wyłącznie ciasteczek niezbędnych do działania. Szczegóły opisuje polityka cookies.

12. Zmiany polityki

Politykę możemy aktualizować, gdy zmieniają się przepisy, usługi albo sposób przetwarzania danych. O istotnych zmianach informujemy osoby z Kontem mailowo. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie razem z datą, od której obowiązuje.