System dla firmy szkoleniowej od zapisu do certyfikatu

Gdzie firma szkoleniowa traci czas między szkoleniami

Samo szkolenie to kilka godzin. Wokół niego jest drugie tyle pracy biura. Zgłoszenia przychodzą formularzem ze strony, mailem od działu HR klienta i telefonicznie. Koordynatorka przepisuje uczestników do arkusza, pilnuje minimalnej liczby osób w grupie, rezerwuje salę, potwierdza trenera, wysyła materiały, zbiera listę obecności, robi certyfikaty w edytorze i podaje księgowości dane do faktury. Przy dwudziestu terminach w miesiącu to jest etat.

Platformy do kursów online rozwiązują inny problem, czyli dostarczenie treści. Firmy szkoleniowe prowadzące zajęcia na sali albo na żywo online potrzebują przede wszystkim porządku w organizacji i rozliczeniach. To typowe pole dla automatyzacji procesów połączonej z prostym portalem.

Moduły systemu szkoleniowego

Nie musisz zamawiać wszystkiego naraz. Najczęściej zaczynamy od zapisów i certyfikatów, bo tam oszczędność widać od pierwszego terminu.

Zgłoszenia firmowe i portal działu HR

Dla firmy szkoleniowej pracującej z klientami korporacyjnymi największą zmianą jest portal dla działu HR klienta. Specjalistka HR loguje się, zgłasza pracowników na terminy z puli wykupionej w umowie, widzi obecność i pobiera certyfikaty całego zespołu. Szkolenia zamknięte dla jednej firmy mają własny harmonogram i własną listę uczestników.

Ten sam portal pokazuje stan wykorzystania budżetu szkoleniowego i historię szkoleń każdego pracownika. Dla klienta to argument do przedłużenia umowy, dla Was koniec maili z pytaniem, kto był na którym szkoleniu. Zasady budowy takich portali opisujemy na stronie portal klienta.

Certyfikaty, które da się sprawdzić

Po zamknięciu listy obecności system generuje certyfikat w Waszym wzorze, z imieniem, nazwą i programem szkolenia, datą, trenerem i unikalnym numerem. Uczestnik dostaje PDF mailem, a pracodawca może sprawdzić autentyczność numeru na stronie weryfikacji. Koniec ręcznego wpisywania nazwisk do szablonu i poprawiania literówek po reklamacji.

Jeśli szkolenie wymaga zaliczenia testu, wynik zapisuje się przy uczestniku i certyfikat powstaje tylko po zaliczeniu.

Faktury, KSeF i rozliczenie trenerów

Po szkoleniu system przekazuje dane do faktury do Waszego programu księgowego: nabywcę, pozycje, liczbę uczestników i ewentualne zwolnienie z VAT dla usług kształcenia, jeśli je stosujecie. To program księgowy wystawia fakturę i wysyła ją do KSeF. Najczęściej łączymy się z Subiektem, Comarch ERP Optima i enova365, opis w stronach integracja z Subiektem i integracja z enova365. Sposób połączenia zależy od wersji i licencji, dlatego sprawdzamy go w Discovery.

Trenerzy zewnętrzni dostają co miesiąc zestawienie godzin i stawek do rachunku. Spotkania online dostają link z kalendarza Microsoft 365, więcej w opisie integracja z Microsoft 365.

Szkolenia dofinansowane i dokumentacja rozliczenia

Część uczestników przychodzi na szkolenia z dofinansowaniem. Wtedy biuro ma dodatkową pracę: listy obecności w wymaganym formacie, ankiety przed i po szkoleniu, potwierdzenie nabycia kompetencji, dokumenty dla operatora i terminy złożenia rozliczenia. Błąd w jednym dokumencie potrafi wstrzymać wypłatę dla całej grupy.

System zbiera te dane w trakcie szkolenia, a nie po nim. Trener odklikuje obecność z godzinami, uczestnicy wypełniają ankiety na telefonie, wynik testu zapisuje się przy uczestniku. Po zamknięciu terminu biuro dostaje komplet dokumentów do sprawdzenia i wysłania, z listą braków, jeśli czegoś nie ma. Wymagany format dokumentów zależy od programu dofinansowania, dlatego sprawdzamy go w Discovery dla programów, z których korzystacie.

Ankiety po szkoleniu służą też Wam. Oceny trenerów, tematów i miejsc składają się w raport kwartalny, z którego widać, które szkolenia warto rozwijać, a które przeprojektować.

Przykład rachunku dla 25 terminów miesięcznie

Przykład metody na założeniach, nie dane klienta. W Discovery liczymy to samo na Waszym kalendarzu.

1. Organizacja jednego terminu dziś: 5 godzin pracy biura. Po wdrożeniu: 1,5 godziny. Przy 25 terminach to 87,5 godziny mniej.
2. Koszt godziny pracy biura z narzutami: 55 zł. Wartość czasu: około 4 800 zł miesięcznie.
3. Lista rezerwowa i przypomnienia o płatności ratują średnio jedno miejsce na termin. Przy cenie 900 zł netto za uczestnika to 22 500 zł przychodu miesięcznie, który dziś przepada.

Samo zaoszczędzone godziny po odjęciu planu Start za 2 990 zł netto dają około 1 800 zł miesięcznie. Główny efekt daje więc zapełnienie grup, i dlatego w wyniku Discovery pokazujemy oba składniki osobno, z ostrożnym założeniem dla drugiego.

Do rachunku dodajemy też to, czego nie widać w godzinach: mniej pomyłek w certyfikatach, szybsze faktury po szkoleniu i mniej maili od działów HR klientów. Tych pozycji nie wyceniamy, ale opisujemy je w raporcie z Discovery, żeby zarząd miał pełny obraz.

Szkolenia online i hybrydowe

Coraz więcej terminów odbywa się na żywo online albo w formule mieszanej. System obsługuje to tym samym obiegiem. Termin online ma link do spotkania tworzony w kalendarzu, uczestnik dostaje go w potwierdzeniu i przypomnieniu, a materiały do pobrania czekają w jego koncie. Obecność online trener potwierdza tak samo jak na sali.

Przy formule hybrydowej limit miejsc na sali i online liczy się osobno, a certyfikat zawiera formę udziału, jeśli tego wymagacie. Nagrania szkoleń, jeśli je udostępniacie, mogą być dostępne w koncie uczestnika przez ustalony czas, bez osobnej platformy kursowej.

Pakiet, harmonogram i kolejne kroki

Zapisy z certyfikatami i przekazaniem danych do faktury to zwykle Oprogramuj Proces, od 14 900 do 29 900 zł netto, wdrożenie w 2 do 4 tygodni. Pełny system z portalem HR, zasobami, ankietami i rozliczeniem trenerów to Oprogramuj Firmę, od 39 900 zł netto, wdrożenie w 4 do 6 tygodni. Zaczynasz briefem na tej stronie, potem zamawiasz Discovery online. Po wdrożeniu w planie Rozwój co miesiąc dokładamy kolejny proces, na przykład program lojalnościowy dla stałych klientów albo raport skuteczności szkoleń.

Firma szkoleniowa mówi, my budujemy