System dla agencji rekrutacyjnej, który pracuje jak Wasz proces

ATS na zamówienie, czyli co właściwie budujemy

System do obsługi rekrutacji, w branży nazywany ATS, prowadzi kandydata przez etapy procesu. Gotowe systemy są budowane głównie dla działów HR, które rekrutują dla siebie. Agencja ma inny układ: kilkudziesięciu klientów, każdy z własnym procesem, umowy z prowizją od zatrudnienia, gwarancje zastępstwa i rekruterów rozliczanych z wyników.

Dlatego wiele agencji pracuje w gotowym ATS plus arkusz rozliczeń plus folder z umowami. System oprogramowany pod agencję łączy te trzy rzeczy. Technicznie to połączenie CRM na zamówienie po stronie klientów z bazą kandydatów i portalem dla zleceniodawców.

Projekt rekrutacyjny w sześciu krokach

1. Zlecenie od klienta trafia do systemu z profilem stanowiska, widełkami i warunkami umowy.
2. Ogłoszenie powstaje z szablonu i jest publikowane w wybranych miejscach. Sposób publikacji na konkretnych portalach pracy sprawdzamy w Discovery.
3. Aplikacje z formularza i maili lądują w projekcie z wyciągniętymi danymi z CV, które rekruter tylko sprawdza.
4. Selekcja idzie po etapach ustalonych dla tego klienta, z notatkami ze spotkań i oceną.
5. Shortlista trafia do portalu klienta, gdzie menedżer przegląda profile i zaprasza na spotkanie albo odrzuca z powodem.
6. Zatrudnienie zamyka projekt i zakłada należność od klienta oraz termin gwarancji zastępstwa.

Zgody RODO i okresy przechowywania danych

Agencja przechowuje tysiące CV, a każde ma zgodę na konkretny proces albo na przyszłe rekrutacje i swój termin. W arkuszu i w skrzynce mailowej nikt tego nie pilnuje. System zapisuje podstawę i zakres zgody przy każdym kandydacie, przed upływem terminu wysyła prośbę o odnowienie, a po upływie anonimizuje albo usuwa dane według Waszej polityki.

Każdy dostęp do profilu kandydata trafia do dziennika, a klient w portalu widzi tylko kandydatów ze swojej shortlisty. Kandydat może skorzystać z prawa dostępu i usunięcia danych przez prosty formularz. Szczegóły zabezpieczeń opisujemy na stronie bezpieczeństwo i RODO.

Rozliczenia z klientami i rekruterami

Dane do faktur trafiają do systemu księgowego. Najczęściej to Comarch ERP Optima, enova365 albo Subiekt, więcej w opisach integracja z enova365 i integracja z Comarch ERP.

Poczta, kalendarz i kontakty sprzedażowe

Rekruterzy żyją w poczcie i kalendarzu. Przez Microsoft Graph dopinamy maile z kandydatem do jego profilu i wstawiamy spotkania do kalendarza z linkiem do rozmowy online, opis na stronie integracja z Microsoft 365. Jeśli dział sprzedaży agencji prowadzi klientów w HubSpot, system pobiera stamtąd firmy i osoby kontaktowe, żeby nie prowadzić dwóch baz.

Przykład rachunku dla agencji 15 rekruterów

Przykład metody na założeniach. Nie są to dane żadnej agencji.

• Każdy rekruter traci dziennie około 40 minut na przepisywanie CV, raporty dla klientów i szukanie zgód. Po wdrożeniu zostaje 15 minut. 15 osób razy 25 minut razy 21 dni to około 130 godzin miesięcznie.
• Koszt godziny rekrutera z narzutami 70 zł, czyli około 9 100 zł miesięcznie.
• Jedno zatrudnienie więcej na kwartał dzięki szybszej decyzji klienta w portalu, przy prowizji 15 000 zł, to średnio 5 000 zł miesięcznie.

Po odjęciu planu Rozwój za 5 990 zł netto zostaje około 8 100 zł miesięcznie. System za 49 900 zł netto zwraca się wtedy w około pół roku. W Discovery liczymy to samo na Waszych liczbach i pokazujemy oba składniki osobno.

Ostrożność dotyczy zwłaszcza drugiego składnika. Szybsza decyzja klienta w portalu nie gwarantuje dodatkowego zatrudnienia, dlatego w raporcie z Discovery pokazujemy zwrot liczony wyłącznie z czasu rekruterów i osobno wariant z dodatkowymi zatrudnieniami.

Praca tymczasowa i dokumenty pracowników cudzoziemców

Wiele agencji rekrutacyjnych prowadzi też pracę tymczasową. Wtedy do systemu dochodzą zupełnie inne dane: delegowanie pracowników do klientów, ewidencja godzin z każdego obiektu, stawki dla pracownika i dla klienta, a w przypadku cudzoziemców dokumenty pobytowe i zezwolenia na pracę z datami ważności.

System prowadzi kartę pracownika z dokumentami i terminami, przypomina koordynatorowi o kończących się zezwoleniach i nie pozwala przypisać do obiektu osoby z nieważnym dokumentem. Godziny trafiają od kierownika zmiany u klienta przez prosty formularz na telefonie, a po zatwierdzeniu stają się podstawą do listy płac i faktury dla klienta. Marża na każdym kliencie i obiekcie jest widoczna od razu, a nie po zamknięciu miesiąca w kadrach.

Zasady prawne dotyczące legalizacji pracy cudzoziemców zmieniają się, dlatego reguły zapisujemy w konfiguracji, którą Wasz dział prawny może aktualizować bez programisty. Konkretne wymagania i sposób przekazania danych do systemu kadrowo-płacowego ustalamy w Discovery.

Raport dla zarządu agencji łączy oba obszary: przychód z rekrutacji stałych i z pracy tymczasowej, skuteczność rekruterów, czas zamknięcia projektu i klientów, którzy przynoszą najwięcej marży.

Wdrożenie bez przerwy w projektach

Agencja nie może zatrzymać rekrutacji na czas zmiany systemu. Dlatego nowe projekty zaczynają się w nowym systemie od dnia startu, a trwające kończą się tam, gdzie zaczęły. Bazę kandydatów przenosimy wcześniej, razem ze zgodami i ich terminami, a kandydaci bez ważnej zgody trafiają na listę do odnowienia zamiast do nowej bazy.

Rekruterzy przechodzą krótkie szkolenie na własnych projektach, nie na danych pokazowych. Pierwszy klient dostaje dostęp do portalu po tygodniu pracy zespołu w systemie, gdy proces jest już przećwiczony. Po miesiącu porównujemy czas zamknięcia projektów i liczbę godzin na raporty z tym, co było przed startem.

Zakres, ceny i start

Sam portal klienta z shortlistą albo moduł zgód i retencji to Oprogramuj Proces, od 14 900 do 29 900 zł netto. Pełny system z projektami, kandydatami, portalem, rozliczeniami i raportami to Oprogramuj Firmę, od 39 900 do 99 900 zł netto, z migracją danych z obecnego systemu. Zaczynasz od briefu na tej stronie, potem zamawiasz online Discovery z warsztatem dla rekruterów. Plany utrzymania znajdziesz w cenniku.

Agencja rekrutacyjna mówi, my budujemy