Program do wycen budowlanych i wyceny prac remontowych na zamówienie

Jaki program do wycen budowlanych wybrać

Wybierzcie program do wycen, który liczy pracę tak, jak naprawdę ją wyceniacie: z własnymi stawkami, narzutami na materiał, dojazdem i zapasem na ryzyko. Pełny kosztorys inwestorski według katalogów nakładów jest potrzebny w przetargach i dokumentacji, ale firma instalacyjna albo remontowa liczy codziennie krótsze wyceny dla klientów prywatnych i firm. Tu liczy się szybkość i powtarzalność, nie liczba norm w bazie.

Ten zakres dotyczy wykonawców zatrudniających od 10 do 200 osób: instalacje elektryczne i sanitarne, wykończenia wnętrz, stolarka, dachy, elewacje, utrzymanie obiektów. Właściciel albo kierownik robót traci godziny na przepisywanie pozycji z poprzedniej wyceny, a każda poprawka stawki oznacza przejście przez kilka arkuszy. Efekt to wyceny z różnymi cenami za tę samą pracę.

Zapytajcie dostawcę, czy program pozwala zbudować własny cennik pozycji, rozróżnia robociznę od materiału i zapisuje, kto zmienił stawkę. Jeżeli wycena ma przejść do zamówienia, połączenie z CRM dla firmy budowlanej przekazuje zaakceptowany zakres do prowadzenia budowy bez ponownego wpisywania.

Gotowy kosztorys, arkusz czy program na zamówienie

Gotowy program kosztorysowy wygrywa, gdy musicie przygotowywać kosztorysy w formie wymaganej przez inwestora lub przetarg. Arkusz wygrywa na początku, przy kilku wycenach miesięcznie. System na zamówienie ma uzasadnienie, gdy wyceny są częste, zawierają własne reguły i muszą trafiać do dalszych systemów.

Jeżeli większość Waszych zleceń wymaga kosztorysu w formacie inwestorskim, kupcie gotowy program i nie budujcie własnego. Własny system ma sens, gdy wyceniacie usługi według własnych pakietów, a kosztorys według katalogów nie jest wymagany przez klienta.

Jak działa wycena prac w systemie

Program do wyceny prac zamienia opis zakresu w pozycje z ilością, stawką i marżą, a potem składa je w dokument dla klienta. Osoba przygotowująca wycenę wybiera usługi z cennika, wpisuje wymiary lub ilości, a system sam dolicza materiał, dojazd i narzuty.

1. Zapytanie. Dane klienta i zakres trafiają z formularza, maila albo wizyty na miejscu. Zdjęcia i pomiary zostają przy sprawie.
2. Pozycje z cennika. Wykonawca wybiera gotowe pozycje i pakiety prac. Stawki robocizny, ceny materiałów i narzuty pochodzą z jednego miejsca, a nie z kopii pliku.
3. Liczenie. System liczy ilości, materiał z zapasem na odpad, robociznę, dojazd i marżę. Pokazuje, ile zostaje po kosztach, zanim wycena wyjdzie do klienta.
4. Akceptacja wewnętrzna. Wycena poniżej ustalonego progu marży czeka na decyzję wskazanej osoby, z zapisem kto i kiedy ją zatwierdził.
5. Wycena dla klienta. PDF w Waszym układzie z zakresem, ceną i warunkami. Klient akceptuje link, a system zapisuje datę i wersję.

Ten sam mechanizm opisujemy też jako program do ofertowania z regułami rabatów, kiedy wycena dotyczy produktów, a nie robót. Przekazanie zaakceptowanej wyceny do harmonogramu to klasyczny przykład automatyzacji procesów między działami.

Program do wycen robót instalacyjnych i wykończeniowych

Program do wycen dopasowujemy do rodzaju pracy, bo każda branża liczy inaczej. Poniższe sytuacje to typowe scenariusze projektowe, nie opisy wdrożeń ani wyniki klientów.

• Instalacje elektryczne. Wycena liczy punkty elektryczne, metry przewodów, rozdzielnice i pomiary odbiorowe. Pakiety typu mieszkanie 60 m2 skracają przygotowanie zapytania do kilku minut.
• Remonty i wykończenia. Pozycje według pomieszczeń, z podziałem na robociznę i materiał, które klient wybiera sam lub kupuje wykonawca. Zmiana wariantu płytek przelicza całą wycenę.
• Stolarka i meble na wymiar. Cena wynika z wymiarów, materiału, okuć i montażu. Konfigurator zapisuje wybrane opcje i tworzy listę do zamówienia.
• Dachy i elewacje. Powierzchnia, kąt, rusztowania, odpad materiału i pogoda w harmonogramie. Wycena zawiera warianty materiałów w różnych cenach.

Wycenę wykonawcy z biura i terenu łączy aplikacja na telefon albo tablet, o której piszemy przy aplikacji dla firmy i zespołu terenowego. Oględziny, zdjęcia i pomiary trafiają od razu do wyceny, bez przepisywania notatek w biurze.

Marża i zmiany cen materiałów w wycenie

Ceny materiałów zmieniają się szybciej niż wyceny zdążą zostać zaakceptowane, więc program powinien pilnować daty ważności wyceny i źródła ceny. Wycena wysłana miesiąc temu z nieaktualną ceną stali, kabla czy płyt to najczęstsze źródło straconej marży.

System zapisuje cenę materiału z dnia wyceny, pokazuje jej wiek i oznacza pozycje, których cena zmieniła się po wysłaniu dokumentu. Zakres automatycznego pobierania cen z hurtowni zależy od dostępnych danych. Często wystarcza import cennika z pliku raz w tygodniu, z kontrolą większych odchyleń.

Marżę ustalamy na trzech poziomach: stawka dla pozycji, narzut dla grupy prac i próg dla całej wyceny. Handlowiec widzi tylko to, co jest w jego uprawnieniach. Pełny rachunek z kosztem własnym zostaje dla kierownika albo właściciela.

Przykład rachunku dla firmy z 3 osobami wyceniającymi

To metoda rachunku, nie dane klientów ani obietnica oszczędności. Wpiszcie własne liczby z ostatnich trzech miesięcy.

Czas odzyskany przez osobę wyceniającą to dostępna zdolność pracy, nie od razu oszczędność gotówki. Przyspieszenie odpowiedzi pomaga, gdy klient porównuje kilku wykonawców i wybiera tego, który odpowiedział pierwszy. Zestawiajcie efekt z kosztem budowy i utrzymania dopiero po kilku tygodniach pracy na prawdziwych zapytaniach.

Ile kosztuje program do wycen na zamówienie

Program do wycen na zamówienie kosztuje od 14 900 do 29 900 zł netto dla wydzielonego procesu wyceniania albo od 39 900 do 99 900 zł netto, gdy obejmuje też CRM, harmonogram i integrację z księgowością. Cenę ustalamy po analizie zakresu i integracji. Nie pobieramy opłat za konto osoby wyceniającej.

Pakiet Proces nie jest obietnicą pełnego zakresu z tej strony za cenę startową. Kosztorysy według katalogów nakładów, integracje i import cenników opisujemy w wycenie. Cennik pakietów i utrzymania pozwala porównać zakresy. Kod i dane należą do Was po odbiorze.

Wdrożenie w 7 do 14 dni

Pierwsza wersja wybranego procesu powstaje w 7 do 14 dni od startu prac po Discovery. Termin dotyczy uzgodnionego zakresu, na przykład cennika pozycji, liczenia wyceny i PDF. Integracje z księgowością, CRM i hurtowniami planujemy etapami.

1. Przykładowe wyceny. Przesyłacie trzy ostatnie wyceny i cennik. Widzimy, jak liczycie robociznę, materiał, dojazd i marżę.
2. Discovery. Podczas Discovery procesu wyceniania ustalamy pozycje, uprawnienia, progi marży i kryteria odbioru.
3. Import cennika. Wczytujemy stawki i materiały z Excela, sprawdzamy duplikaty, jednostki i brakujące ceny.
4. Próba na prawdziwych zapytaniach. Wyceniacie w systemie dwa lub trzy ostatnie zapytania i porównujecie wynik z tym, co poszło do klienta.
5. Odbiór. Zatwierdzacie wynik, instrukcję dla zespołu i moment przejścia z arkusza na system.

W briefie opiszcie rodzaj prac, liczbę wycen w miesiącu i miejsce, w którym dziś najczęściej pojawia się błąd. Na tej podstawie dobieramy pierwszy etap.

Wycenianie prac przed wdrożeniem i po nim