Platforma B2B dla hurtowni, portal zamówień zamiast maili

Czym jest portal zamówień B2B dla hurtowni

Portal zamówień B2B to zamknięta strona dla klientów firmowych. Klient loguje się, wyszukuje towar po nazwie, kodzie albo indeksie producenta, widzi cenę ze swoim rabatem i aktualny stan, a potem składa zamówienie. Zamówienie nie ląduje w skrzynce handlowca, tylko od razu w systemie sprzedaży jako dokument do realizacji.

W odróżnieniu od sklepu internetowego portal hurtowy zna umowy. Każdy klient ma własny cennik albo grupę rabatową, limit kupiecki, termin płatności i adresy dostaw. Handlowiec nadal opiekuje się klientem, ale przestaje przepisywać zamówienia. To typowy przykład tego, co nazywamy portalem klienta zbudowanym pod jedną branżę.

Jak zamówienie przechodzi przez hurtownię dziś i po wdrożeniu

W większości hurtowni, które opisują nam swój proces, zamówienie ma pięć przystanków. Klient wysyła maila z listą w Excelu albo zdjęcie kartki. Handlowiec szuka indeksów, sprawdza stany telefonicznie z magazynem, wpisuje pozycje do systemu, odsyła potwierdzenie i odpowiada na pytanie, kiedy przyjdzie dostawa.

1. Zamówienie składa klient w portalu, z koszykiem, szybkim dodawaniem po kodach i importem listy z pliku.
2. Sprawdzenie stanu i ceny robi system, na danych z Twojego programu magazynowego.
3. Dokument zamówienia od odbiorcy powstaje automatycznie w systemie sprzedaży.
4. Potwierdzenie klient dostaje mailem i widzi je w historii zamówień.
5. Status realizacji, wydania i faktury klient śledzi sam, bez dzwonienia.

Handlowiec dostaje to, na co dziś brakuje mu czasu: listę klientów, którzy przestali zamawiać, i zamówień nietypowych do sprawdzenia.

Ceny klienta, stany magazynu i limity kupieckie

Najtrudniejsza część platformy B2B to nie wygląd, tylko reguły cenowe. Hurtownia ma zwykle cennik bazowy, grupy rabatowe, ceny indywidualne na wybrane indeksy, promocje czasowe i progi ilościowe. Portal musi liczyć dokładnie tak samo jak system sprzedaży, inaczej klient zobaczy jedną cenę, a na fakturze drugą.

Dlatego reguły bierzemy ze źródła, a nie przepisujemy ich ręcznie. W Discovery sprawdzamy, gdzie żyją ceny, jak często zmieniają się stany i czy system pozwala je odczytać na bieżąco, czy w paczkach co kilka minut. Do tego dochodzą limity kupieckie i blokady klientów z przeterminowanymi płatnościami, które portal pokazuje uprzejmie, ale stanowczo.

• cena netto i brutto z rabatem klienta przy każdej pozycji,
• dostępność w przedziałach (dostępny, mała ilość, na zamówienie), jeśli nie chcesz pokazywać dokładnych stanów,
• minimum logistyczne i wielokrotność opakowania,
• zamówienia powtarzalne jednym kliknięciem.

Integracja z systemem sprzedaży i magazynem

Portal ma sens tylko wtedy, gdy rozmawia z programem, w którym prowadzisz sprzedaż. Sposób połączenia zależy od systemu i jego licencji, dlatego sprawdzamy go w Discovery dla Twojej wersji.

Szczegóły znajdziesz na stronach integracja z Subiektem, integracja z Comarch ERP i integracja z enova365. Pakiet Oprogramuj Proces obejmuje do 2 integracji, więcej mieści się w Oprogramuj Firmę.

Przykład rachunku zwrotu dla hurtowni

To przykład metody liczenia, a nie wynik konkretnego klienta. Na Discovery liczymy to samo na Twoich danych. Porównanie abonamentu z wdrożeniem w horyzoncie trzech lat rozpisujemy w tekście platforma B2B cena i koszt wdrożenia.

Przy wdrożeniu za 24 900 zł netto taki rachunek zwraca się w około 11 miesięcy, licząc wyłącznie czas przepisywania. Nie wliczyliśmy błędów w indeksach, reklamacji z pomyłek i zamówień składanych poza godzinami pracy, które w portalu po prostu się zdarzają.

Przedstawiciel handlowy i reklamacje w tym samym portalu

Hurtownia z siecią przedstawicieli ma drugi kanał, który dziś też kończy się przepisywaniem. Przedstawiciel jeździ po klientach, spisuje zamówienie w notesie albo w telefonie i wysyła je wieczorem do biura. Ten sam portal może mieć widok przedstawiciela: lista jego klientów, ich ceny i stany, historia zakupów i szybkie zamówienie składane w imieniu klienta, z potwierdzeniem wysyłanym od razu do odbiorcy. Gdy przedstawicielom potrzeba też planu wizyt, notatek i ofert, ten sam widok rozbudowujemy do pełnego CRM dla handlowców.

Drugim kandydatem są reklamacje i zwroty. Klient wybiera pozycję z faktury, opisuje problem i dodaje zdjęcie, a dział obsługi widzi zgłoszenie z numerem dokumentu, partią i datą dostawy. Decyzja wraca do klienta w portalu, a korekta powstaje w systemie sprzedaży. Oba moduły dokładamy zwykle w kolejnym miesiącu po starcie portalu, gdy pierwsi klienci zamawiają już samodzielnie.

Harmonogram wdrożenia portalu zamówień

Pracujemy etapami, a każdy etap kończy się czymś, co możesz kliknąć. Kolejność wygląda zwykle tak.

1. Discovery, 5 dni roboczych. Warsztat z działem handlowym i magazynem, mapa procesu, sprawdzenie połączenia z systemem, zakres i stała cena. Kwota 2 900 zł netto jest odliczana od projektu.
2. Pierwsza wersja, 7 do 14 dni. Logowanie klientów, katalog, ceny i koszyk na prawdziwych danych.
3. Pilot z kilkoma klientami. Wybierasz odbiorców, którzy zamawiają najczęściej, i zbieramy ich uwagi.
4. Wdrożenie, łącznie 2 do 4 tygodni. Zamówienia do systemu, statusy, szkolenie handlowców i instrukcja dla klientów.

Druga rata płacona jest dopiero po odbiorze. Więcej o rytmie pracy przeczytasz na stronie jak pracujemy.

Po uruchomieniu portal rośnie razem z hurtownią

Pierwsza wersja rozwiązuje przepisywanie zamówień. Kolejne kroki przychodzą same: reklamacje i zwroty w portalu, dokumenty do pobrania, przedstawiciel składający zamówienie w imieniu klienta na telefonie, raport rotacji dla działu zakupów.

W abonamencie Oprogramuj Dalej pilnujemy działania portalu, hostingu w UE, kopii zapasowych i poprawek bezpieczeństwa, a pula godzin idzie na zmiany. W planie Rozwój co miesiąc oprogramowujemy kolejny mały proces. Kod, dane i dostępy należą do Twojej hurtowni od pierwszego dnia.

Hurtownia mówi, my budujemy