Kiedy integracja KSeF z ERP jest potrzebna
Integracja jest potrzebna, gdy Twój program do faktur nie umie sam komunikować się z KSeF albo robi to tylko częściowo. Ministerstwo Finansów udostępnia interfejs, a nie gotowy konektor do konkretnego ERP. Każdy system musi więc zbudować własne połączenie: przygotować plik w strukturze FA(3), podpisać żądanie uprawnieniami firmy, wysłać fakturę i zapisać numer KSeF. Producenci popularnych programów robią to w swoich modułach, często za dodatkową opłatą.
Kłopot mają firmy, które pracują na starszym programie bez wsparcia, na systemie napisanym kiedyś na zamówienie albo na kilku narzędziach naraz, na przykład sklepie, programie magazynowym i arkuszach. Wtedy wybór jest prosty: wymiana całego programu albo dołożenie warstwy, która odbiera dane z obecnego systemu i rozmawia z KSeF. Drugą drogę wybieramy najczęściej, bo księgowość nie musi uczyć się nowego programu.
Integracja obejmuje dwa kierunki. Sprzedaż: faktura wystawiona u Ciebie trafia do KSeF i wraca z numerem. Zakupy: faktury od dostawców są pobierane z KSeF i trafiają do obiegu faktur kosztowych, gdzie czekają na opis i akceptację.
Co robi integracja KSeF
| Obszar | Co się dzieje | Efekt dla firmy |
|---|---|---|
| Faktury sprzedaży | Dane z ERP lub sklepu zamieniane na FA(3) i wysyłane do KSeF | Nikt nie wystawia faktury drugi raz w innym narzędziu |
| Numer KSeF | Zapisywany przy dokumencie w Twoim systemie | Księgowa widzi, które faktury przyjęto, a które odrzucono |
| Błędy walidacji | Wyświetlane po polsku przy dokumencie, z powodem odrzucenia | Poprawka w kilka minut, nie w koniec miesiąca |
| Faktury zakupu | Pobierane z KSeF i dopasowywane do kontrahenta | Koniec przepisywania faktur z maila i PDF |
| Obieg i akceptacja | Opis kosztu, MPK, akceptacja kierownika | Faktura trafia do księgowania zatwierdzona |
| Uprawnienia i tokeny | Dostęp do KSeF nadany świadomie, z zapisem kto co zrobił | Kontrola, bez dzielenia jednego hasła w biurze |
Zakres ustalamy w Discovery na Twoich dokumentach. Inaczej wygląda integracja firmy, która wystawia 40 faktur miesięcznie, a inaczej sklepu z kilkoma tysiącami, gdzie liczy się kolejka wysyłki i ponawianie po błędach.
Integracja KSeF z Subiektem, Optimą i enova365
Producenci tych programów oferują własne rozwiązania do KSeF, często jako osobny moduł lub usługę. Jeśli masz je kupione i działają, nie potrzebujesz od nas dubletu. Budujemy, gdy gotowy moduł nie pokrywa procesu, na przykład gdy faktury powstają w kilku miejscach albo zakupowe muszą przejść akceptację, której program nie ma.
- Subiekt GT i nexo. Dokumenty sprzedaży z Subiekta wysyłamy do KSeF, a zakupowe wprowadzamy do obiegu przed księgowaniem.
- Comarch ERP Optima i XL. Warstwa pośrednicząca obok Optimy, bez przenoszenia programu i zmiany pracy księgowości.
- enova365. Dokumenty i rozrachunki połączone z obiegiem kosztów i akceptacją.
- System własny lub starszy. Odczyt dokumentów z bazy lub plików, budowa FA(3) i obsługa odpowiedzi KSeF w osobnym module.
- Sklep i BaseLinker. Faktury do zamówień z kilku kanałów, razem z integracją BaseLinker.
Dostępność interfejsu i licencji sprawdzamy dla Twojej wersji programu. Księgowe zapisy zostają w ERP, a my nie zmieniamy zamkniętych okresów.
Gotowy moduł KSeF czy integracja na zamówienie
| Kwestia | Moduł producenta ERP | Integracja na zamówienie |
|---|---|---|
| Najlepszy, gdy | Jeden program, standardowy proces | Kilka systemów, program bez wsparcia, własne reguły |
| Koszt | Abonament lub licencja według cennika producenta | Jednorazowo od 14 900 zł netto, opcjonalny abonament |
| Obieg i akceptacja kosztów | Zależy od programu | Projektowane pod Twoje progi i role |
| Starszy program bez wsparcia | Zwykle brak | Możliwe przez warstwę pośrednią |
| Zmiana programu w przyszłości | Moduł zostaje u poprzedniego dostawcy | Warstwa KSeF zostaje, zmienia się źródło danych |
| Czas uruchomienia | Zależy od producenta i partnera | Pierwsza wersja w 7 do 14 dni po Discovery |
Moduł producenta jest rozsądny, gdy pasuje do Twojego procesu i nie masz nic poza jednym programem. Aktualne ceny modułów sprawdź u producenta lub partnera, bo zmieniają się częściej niż nasz cennik. Integracja na zamówienie ma sens, gdy KSeF dotyka kilku systemów albo gdy chcesz przy okazji uporządkować akceptację faktur zakupu.
Jak wygląda wdrożenie integracji KSeF
- Discovery. Sprawdzamy, skąd biorą się faktury, jakie masz typy dokumentów, korekty, waluty i stawki oraz kto ma uprawnienia w KSeF.
- Środowisko testowe. Pierwsze wysyłki robimy na testowym środowisku Ministerstwa, na kopii danych, nie na prawdziwych fakturach.
- Sprzedaż. Uruchamiamy wysyłkę, zapis numerów KSeF i obsługę odrzuceń. Księgowa porównuje wyniki z dotychczasowym procesem.
- Zakupy. Włączamy pobieranie faktur, dopasowanie do kontrahentów i ścieżkę akceptacji.
- Przekazanie. Dokumentacja, szkolenie księgowości i opcjonalna opieka w ramach Oprogramuj Dalej, w tym kontrola po zmianach schematu faktury.
Kod i dane należą do Ciebie, więc po wdrożeniu nie jesteś związany z nami abonamentem.
Przykład rachunku dla działu księgowości
To przykład metody na założeniach, nie dane klientów.
| Pozycja | Założenie | W miesiącu |
|---|---|---|
| Ręczne pobieranie i przepisywanie faktur zakupu | 500 faktur, 4 minuty | 33 godziny |
| Ponowne wystawianie faktur sprzedaży w portalu | 300 faktur, 3 minuty | 15 godzin |
| Szukanie odrzuconych i brakujących numerów KSeF | 1 godzina tygodniowo | 4 godziny |
| Razem | 70 zł za godzinę pracy | 52 godziny, około 3 640 zł |
Przy tych założeniach integracja w cenie 14 900 zł netto zwraca się w około 4 miesiące. Wynik zależy od liczby faktur, więc w Discovery liczymy go na Twoich danych.
Ile kosztuje integracja KSeF na zamówienie
Integracja KSeF z jednym systemem to pakiet Oprogramuj Proces, od 14 900 do 29 900 zł netto. Wyższa kwota dotyczy kilku źródeł faktur, własnego obiegu akceptacji i większych wolumenów. Discovery kosztuje 2 900 zł netto i jest odliczane od projektu. Pełny cennik pakietów jest jawny.
Fakturowanie i zakupy przed integracją KSeF i po niej
| Dziś w firmie | Co oprogramujemy |
|---|---|
| Faktura sprzedaży wystawiana w programie i ponownie w portalu | Jedna faktura, wysyłka do KSeF automatycznie |
| Faktury zakupu pobierane i przepisywane ręcznie | Faktury w obiegu kosztowym od razu po pobraniu |
| Odrzucenie faktury odkryte po tygodniu | Błąd widoczny przy dokumencie z powodem |
| Jedno wspólne hasło do KSeF w biurze | Uprawnienia i ślad, kto co zrobił |
| Wymiana programu tylko z powodu KSeF | Obecny program zostaje, dochodzi warstwa KSeF |