Integracja Microsoft 365 z procesami, które dziś żyją w mailach

Czym jest integracja Microsoft 365 z procesem firmy

W wielu firmach najważniejsze procesy nie mają swojego systemu. Toczą się w skrzynce Outlook, w kanale Teams i w Excelu na SharePoincie. Zamówienie przychodzi mailem, ktoś przepisuje je do arkusza, prosi kierownika o akceptację w czacie, a plik z dokumentami zapisuje w folderze, który każdy nazywa inaczej. Proces działa, dopóki pracuje ta jedna osoba, która wie, gdzie co jest.

Integracja Microsoft 365 nie każe zespołowi wychodzić z narzędzi, które zna. Aplikacja prowadząca proces czyta maile ze wskazanej skrzynki, wysyła powiadomienia i prośby o akceptację do Teams, zapisuje dokumenty w bibliotekach SharePoint i aktualizuje skoroszyty Excel, z których korzystają inne działy. Ludzie pracują jak dotąd, a proces ma wreszcie jeden stan, historię i raport.

Połączenie budujemy przez Microsoft Graph, czyli oficjalny interfejs programistyczny Microsoft 365. Aplikacja jest rejestrowana w katalogu Twojej organizacji (Microsoft Entra ID), a uprawnienia zatwierdza Twój administrator.

To podejście sprawdza się szczególnie wtedy, gdy zespół jest przywiązany do Outlooka i Teams, a każda próba wprowadzenia nowego narzędzia kończyła się powrotem do maili. Aplikacja przejmuje to, co powtarzalne, a ludzie dostają powiadomienia tam, gdzie i tak spędzają dzień.

Co synchronizujemy z Microsoft 365

Zakres jest przykładowy. W pierwszej wersji zwykle łączymy dwa albo trzy obiekty, na przykład skrzynkę z zamówieniami i kanał Teams do akceptacji, a pozostałe dokładamy w kolejnych etapach.

Przykłady procesów z Outlookiem, Teams i SharePointem

• Zamówienia z maila. Model AI czyta zamówienie z treści maila albo załącznika PDF, rozpoznaje klienta i pozycje, a pracownik tylko zatwierdza. Szerzej opisujemy to w stronie o AI w firmie.
• Akceptacje w Teams. Wniosek zakupowy, rabat ponad limit albo faktura kosztowa trafia do przełożonego jako wiadomość w Teams, a decyzja wraca do procesu z datą i autorem. To przypadek z rozwiązania dla agencji z systemem akceptacji.
• Porządek w dokumentach. Umowy i protokoły z aplikacji zapisują się w SharePoint według jednego schematu folderów i nazw, z uprawnieniami według ról.
• Excel, który zostaje. Dział finansów pracuje dalej w swoim skoroszycie, ale tabela danych jest aktualizowana z aplikacji, zamiast wklejania eksportów.
• Logowanie kontem firmowym. Pracownicy logują się do aplikacji tym samym kontem co do poczty, a odejście pracownika zamyka dostęp w jednym miejscu.

Przykład rachunku dla działu obsługi zamówień

To przykład metody na założeniach, nie dane klientów.

Aplikacja z integracją Microsoft 365 za 24 900 zł netto zwraca się przy tych założeniach w mniej niż 4 miesiące.

Ograniczenia, uprawnienia i licencje Microsoft 365

• Zgoda administratora. Aplikacja działa tylko z uprawnieniami zatwierdzonymi przez administratora Twojej organizacji. Uprawnienia dobieramy wąsko, na przykład dostęp tylko do jednej skrzynki albo jednej witryny SharePoint.
• Licencje użytkowników. Skrzynka, z której czytamy maile, i konta w Teams muszą mieć licencje Microsoft 365. Część wyspecjalizowanych funkcji interfejsu Microsoft Graph jest płatna osobno, co sprawdzamy przed ustaleniem zakresu.
• Wiadomości w Teams. Sposób wysyłania wiadomości i próśb o akceptację zależy od konfiguracji Twojej organizacji. Wariant ustalamy w Discovery.
• Excel w chmurze. Integracja działa ze skoroszytami zapisanymi w OneDrive albo SharePoint, nie z plikami na dysku lokalnym.
• Limity. Microsoft Graph ogranicza liczbę zapytań. Przy dużych skrzynkach korzystamy z powiadomień o zmianach zamiast ciągłego odpytywania.

Bezpieczeństwo poczty i dokumentów

Poczta i dokumenty to najbardziej wrażliwe dane w firmie. Dlatego aplikacja czyta tylko wskazane skrzynki i foldery, nie przechowuje całych skrzynek, a dostęp do danych w aplikacji wynika z ról. Każde działanie integracji ma wpis w dzienniku. Aplikacja działa na hostingu w UE, a z firmą zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych. Szczegóły na stronie bezpieczeństwo i RODO.

Jak wdrażamy integrację z Microsoft 365

1. Ustalenie zakresu z administratorem. Wspólnie z osobą, która zarządza Microsoft 365 w Twojej firmie, wybieramy skrzynki, witryny SharePoint i zespoły Teams objęte procesem.
2. Rejestracja aplikacji. Aplikacja jest rejestrowana w Twoim katalogu organizacji z najwęższym zestawem uprawnień. Administrator widzi je przed zatwierdzeniem.
3. Test na skrzynce próbnej. Pierwsza wersja działa na osobnej skrzynce albo kopii folderu. Zespół wysyła do niej prawdziwe przykłady.
4. Włączenie dla procesu. Po akceptacji przełączamy integrację na właściwą skrzynkę i witrynę, a stare obejścia, na przykład reguły przekazywania poczty, wyłączamy.

Uprawnienia aplikacji możesz w każdej chwili cofnąć w panelu administracyjnym Microsoft 365. Wtedy integracja przestaje działać, a dane w aplikacji zostają.

Kiedy zostawić Excel, a kiedy go zastąpić

W wielu firmach najważniejszy system to skoroszyt Excela na SharePoincie, który rośnie od lat. Nie zawsze trzeba go wyrzucać.

Takie przejście ze skoroszytu do aplikacji opisujemy szerzej przy aplikacjach webowych dla firm.

Termin i cena

Jeden proces z integracją Microsoft 365, na przykład zamówienia z maila albo akceptacje w Teams, to pakiet Oprogramuj Proces od 14 900 do 29 900 zł netto, z pierwszą wersją po 7 do 14 dniach. Kilka procesów z logowaniem kontem firmowym, dokumentami i raportami to pakiet Oprogramuj Firmę. Discovery za 2 900 zł netto odliczamy od projektu. Szczegóły w cenniku.

Klient mówi, my budujemy