Oprogramowanie dla firmy logistycznej i transportowej na zamówienie

Co oprogramowujemy w firmach transportowych i spedycyjnych

Firma logistyczna żyje z szybkości reakcji. Klient przysyła zlecenie, spedytor szuka auta, przewoźnik potwierdza, kierowca ładuje, klient pyta, gdzie jest towar, a na końcu ktoś musi zebrać dokumenty i wystawić fakturę. Każdy z tych kroków jest prosty. Kłopot w tym, że dzieje się w mailu, komunikatorze, arkuszu i telefonie naraz.

Oprogramowanie na zamówienie nie udaje pełnego systemu TMS. Układa w jednym miejscu dokładnie te kroki, które dziś giną między narzędziami. Najczęściej zaczynamy od jednego z trzech obszarów.

• przyjęcie zlecenia od klienta przez portal klienta zamiast maila,
• statusy i dokumenty dostawy zbierane od kierowców i przewoźników,
• rozliczenie zlecenia, czyli faktura dla klienta i kosztowa od przewoźnika na jednej karcie.

Karta zlecenia transportowego od przyjęcia do rozliczenia

Wszystko kręci się wokół jednej karty. Na niej spedytor widzi trasę, ładunek, terminy, przewoźnika, cenę sprzedaży, koszt zakupu i marżę. Do karty dopinają się dokumenty: zlecenie dla przewoźnika generowane z szablonu, potwierdzenie załadunku, list przewozowy CMR i dowód dostawy.

Klient sam sprawdza status, spedytor przestaje odbierać telefony

Pytanie „gdzie jest mój towar” potrafi zająć spedytorowi kilka godzin dziennie. Gdy kierowca odklikuje załadunek i dostawę w prostej aplikacji w przeglądarce telefonu, klient widzi status w portalu i dostaje powiadomienie mailem. Odchylenie od terminu trafia od razu do spedytora, zanim zadzwoni klient.

Jeśli auta mają już lokalizatory, sprawdzamy w Discovery, czy dostawca telematyki udostępnia pozycję przez interfejs. Gdy tak, pozycja pojawia się na karcie zlecenia. Gdy nie, statusy od kierowcy w zupełności wystarczają do pierwszej wersji.

Dokumenty i faktury bez polowania na papiery

Firma transportowa często czeka z fakturą tygodniami, bo brakuje dowodu dostawy. System pilnuje kompletu: zlecenie bez dokumentu dostawy po ustalonej liczbie dni trafia na listę do wyjaśnienia, a przewoźnik dostaje przypomnienie. Gdy komplet jest, faktura sprzedaży może powstać automatycznie w systemie księgowym.

W polskich firmach transportowych najczęściej spotykamy Comarch ERP Optima, enova365 i Subiekt. Opisy połączeń znajdziesz na stronach integracja z Comarch ERP i integracja z enova365. Faktury trafiają do KSeF przez Wasz system księgowy, tak jak dziś. Pocztę i kalendarz spedytorów łączymy przez integrację z Microsoft 365, żeby maile od klienta same dopinały się do zlecenia.

Rejestr przewoźników i ich dokumentów

Spedycja pracuje na cudzym taborze, więc ryzyko siedzi w dokumentach przewoźników. Licencja, polisa OC przewoźnika, zaświadczenia i dane rejestrowe mają daty ważności, a sprawdzenie ich przy każdym zleceniu zajmuje czas, którego spedytor nie ma, gdy auto trzeba znaleźć w godzinę.

System prowadzi rejestr przewoźników z dokumentami i terminami. Przewoźnik wgrywa aktualne pliki przez swój link, a system przypomina o odnowieniu przed upływem ważności. Spedytor przy przydziale widzi od razu, czy przewoźnik ma komplet, a przy braku dostaje ostrzeżenie, zanim wyśle zlecenie.

Do karty przewoźnika dopisuje się historia współpracy: liczba zleceń, spóźnienia, szkody, reklamacje i średnia stawka na trasie. Po kilku miesiącach dział zakupów transportu wie, z kim warto negocjować stałe stawki, a komu nie dawać ładunków wymagających szczególnej staranności. Zasady oceny ustalacie sami, system je liczy.

Ten moduł jest mały, ale w spedycji ma duże znaczenie, bo jedna szkoda u przewoźnika z nieważną polisą potrafi kosztować więcej niż całe wdrożenie.

Przykład rachunku dla spedycji 25 osób

Przykład metody na założeniach, nie dane klienta.

1. Zlecenia w miesiącu: 900. Przepisywanie zlecenia z maila do arkusza i do zlecenia dla przewoźnika: 8 minut. Po wdrożeniu połowa zleceń przychodzi przez portal, oszczędność 60 godzin.
2. Telefony i maile o status: 10 godzin tygodniowo w zespole, po wdrożeniu o 70 procent mniej, czyli około 30 godzin miesięcznie.
3. Razem 90 godzin po 65 zł z narzutami, czyli około 5 850 zł miesięcznie.
4. Szybsze fakturowanie dzięki kompletowi dokumentów: średnio 7 dni wcześniej przy obrocie 1,5 mln zł miesięcznie to około 350 tys. zł gotówki uwolnionej z należności.

Po odjęciu planu Start za 2 990 zł netto zostaje około 2 860 zł miesięcznie, więc wdrożenie za 29 900 zł netto zwraca się w około 10 miesięcy z samego czasu. Efekt gotówkowy liczymy osobno, bo zależy od terminów płatności Waszych klientów.

Raporty dla zarządu firmy transportowej

Gdy wszystkie zlecenia żyją na jednej karcie, raport przestaje być osobnym projektem. Zarząd widzi obrót i marżę w podziale na klienta, trasę, spedytora i przewoźnika, z porównaniem do poprzednich miesięcy. Widać trasy, na których marża systematycznie spada, klientów, którzy płacą coraz później, i spedytorów, którzy prowadzą najwięcej zleceń z odchyleniami.

Dział finansów dostaje zestawienie należności i zobowiązań na zlecenie, co ułatwia pilnowanie płynności. W branży, w której przewoźnikowi płaci się wcześniej, niż płaci klient, to często ważniejsze niż sama marża.

Raport tygodniowy wychodzi do zarządu mailem, a dane są dostępne w panelu na bieżąco. Zakres wskaźników ustalamy na warsztacie, bo każda firma patrzy na swój biznes trochę inaczej.

Jak zaczynamy i ile to kosztuje

Pierwszy krok to brief na tej stronie. Wstępna analiza pokazuje, który obszar daje najszybszy efekt, i podaje widełki. Potem zamawiasz online Discovery za 2 900 zł netto: 5 dni roboczych, warsztat ze spedytorami i finansami, mapa procesu, lista systemów do połączenia, rachunek zwrotu i stała cena. Kwotę odliczamy od projektu.

Jeden obszar, na przykład portal zleceń ze statusami, to Oprogramuj Proces od 14 900 do 29 900 zł netto. Cała karta zlecenia z dokumentami, rozliczeniem i raportami marży to Oprogramuj Firmę od 39 900 zł netto. Utrzymanie w abonamencie Oprogramuj Dalej obejmuje monitoring 24/7, co ma znaczenie w branży, która pracuje także nocą.

Firma transportowa mówi, my budujemy