Jak działa obieg faktur kosztowych w firmie po KSeF
Od 2026 roku faktury kosztowe od polskich dostawców przychodzą przez KSeF. Plik jest ustrukturyzowany, więc nikt nie musi już przepisywać numeru, NIP i kwot. Nie zniknęła za to praca, która zawsze zajmowała najwięcej czasu: ustalenie, kto kupił, opis kosztu, przypisanie do MPK albo projektu, akceptacja przełożonego i przekazanie dokumentu do księgowości przed terminem płatności.
W wielu firmach od 20 do 500 osób wygląda to dziś tak samo jak przed KSeF. Sekretariat pobiera faktury, rozsyła je mailem, pyta na czacie, czyj jest serwis floty za 3 400 zł, a księgowa w ostatnim tygodniu miesiąca goni brakujące akceptacje. Faktura leży w czyjejś skrzynce, termin płatności mija, a dyrektor finansowy nie wie, ile kosztów jest jeszcze nieopisanych.
System obiegu, który budujemy, przejmuje ten fragment. Faktura z KSeF pojawia się w systemie, reguła na podstawie dostawcy, numeru zamówienia albo osoby z faktury przypisuje ją do właściwego działu, a dalej idzie po ścieżce, którą ustalicie w analizie. Szerzej o takich projektach piszemy na stronie automatyzacja procesów biznesowych.
Co robi elektroniczny obieg faktur kosztowych, który oprogramujemy
Zakres ustalamy pod konkretną firmę. Te moduły powtarzają się jednak prawie zawsze i każdy może być osobnym etapem.
- Pobieranie faktur z KSeF i skrzynki. Faktury z KSeF przychodzą same, a faktury zagraniczne i paragony ze skrzynki albo skanu odczytujemy i zapisujemy w tym samym miejscu.
- Przypisanie do osoby i działu. Reguły według dostawcy, numeru zamówienia, karty paliwowej albo osoby wpisanej na fakturze. Faktura bez właściciela ląduje u jednej osoby w księgowości, a nie w ogólnej skrzynce.
- Opis kosztu, MPK i projekt. Osoba, która zrobiła zakup, wybiera MPK, projekt i kategorię z list, które macie w programie księgowym. Bez wpisywania z pamięci.
- Ścieżki akceptacji z progami. Do 2 000 zł netto akceptuje kierownik działu, powyżej 10 000 zł dodatkowo dyrektor finansowy, faktury za inwestycje zarząd. Progi i zastępstwa ustawiacie sami.
- Akceptacja z telefonu. Kierownik dostaje powiadomienie, widzi podgląd faktury i opis, akceptuje albo odrzuca z komentarzem. Bez logowania do programu księgowego.
- Eksport do księgowości. Zaakceptowana faktura z opisem, MPK i dekretem trafia do programu księgowego, a w systemie zostaje pełna historia, kto i kiedy ją zatwierdził.
- Kontrola terminów płatności. Lista faktur, którym zostały trzy dni do terminu, a nadal czekają na akceptację. Przypomnienia idą same.
Jeżeli faktur jest dużo i są różne, część opisu da się podpowiadać automatycznie na podstawie poprzednich faktur tego dostawcy. Kiedy ma to sens, a kiedy nie, wyjaśniamy na stronie wdrożenie AI w firmie.
Droga jednej faktury od KSeF do zaksięgowania
- KSeF, godzina 8:15. Przychodzi faktura od serwisu wózków widłowych na 4 920 zł brutto. System rozpoznaje dostawcę i przypisuje ją do działu magazynu.
- Opis, godzina 9:40. Kierownik zmiany, który zamawiał serwis, dostaje zadanie. Wybiera MPK Magazyn, projekt Utrzymanie floty wózków i dopisuje numer zlecenia.
- Akceptacja, godzina 11:05. Kierownik magazynu akceptuje fakturę z telefonu. Kwota jest poniżej progu dyrektora finansowego, więc dokument od razu idzie dalej.
- Księgowość, ten sam dzień. Księgowa widzi fakturę z kompletnym opisem i dekretem, sprawdza ją i wysyła do programu księgowego jednym kliknięciem.
- Płatność. Faktura trafia na listę przelewów z terminem, a dyrektor finansowy widzi w raporcie, że w tym miesiącu nie ma ani jednej nieopisanej faktury.
To przykład typowego przebiegu, nie dane konkretnego klienta. W analizie przed startem rozpisujemy Wasze ścieżki, progi i wyjątki, takie jak faktury korygujące, zaliczkowe albo za usługi rozliczane na kilka projektów.
Ile kosztuje system obiegu faktur kosztowych na zamówienie
Elektroniczny obieg faktur kosztowych z pobieraniem z KSeF, opisem, ścieżkami akceptacji i eksportem do jednego programu księgowego kosztuje u nas od 14 900 do 29 900 zł netto. System, który obsługuje dodatkowo umowy, wnioski zakupowe, delegacje i kilka spółek, to zwykle 39 900 do 99 900 zł netto. Cena jest stała i zapisana w umowie, a liczba osób akceptujących jej nie zmienia.
| Zakres | Cena netto | Pierwsza wersja | Wdrożenie |
|---|---|---|---|
| Discovery, czyli analiza obiegu i stała wycena | 2 900 zł, odliczane od projektu | nie dotyczy | 5 dni roboczych |
| Obieg faktur kosztowych z KSeF i akceptacją | 14 900 do 29 900 zł | 7 do 14 dni | 2 do 4 tygodni |
| Obieg kilku rodzajów dokumentów i kilku spółek | 39 900 do 99 900 zł | 14 dni | 4 do 6 tygodni |
| Utrzymanie i kolejne zmiany | od 2 990 zł miesięcznie | nie dotyczy | stale |
Rachunek warto zrobić na własnych liczbach. To przykład metody, nie dane klienta. Firma, która dostaje 600 faktur kosztowych miesięcznie i na każdą traci 6 minut na rozesłanie, dopytanie i przepisanie opisu, wydaje na to 60 godzin pracy w miesiącu, czyli około 720 godzin rocznie. Szczegółowe porównanie modeli zakupu i kosztu w trzy lata opisujemy we wpisie elektroniczny obieg dokumentów cena, a wszystkie pakiety są w cenniku.
Gotowy system obiegu dokumentów czy obieg faktur na zamówienie
Uczciwie. Gotowy system bywa lepszym wyborem i nie namawiamy na projekt na zamówienie każdej firmy.
| Kryterium | Gotowy system w abonamencie | Obieg faktur na zamówienie od Oprogramuj |
|---|---|---|
| Start | od razu, konfiguracja w kilka dni | pierwsza wersja w 7 do 14 dni |
| Koszt wejścia | niski, płatność miesięczna za konto | stała cena projektu od 14 900 zł netto |
| Ścieżki akceptacji | z szablonów, wyjątki w ograniczonym zakresie | progi, zastępstwa i wyjątki jak w Waszym regulaminie |
| Połączenie z programem księgowym | zależnie od gotowych konektorów | eksport opisu, MPK i dekretu do Waszej wersji programu |
| Koszt przy wzroście firmy | rośnie z każdym użytkownikiem | bez opłat za użytkownika |
| Dla kogo | do około 100 faktur miesięcznie, jedna ścieżka akceptacji | setki faktur, kilka działów, MPK i projekty |
Jeżeli macie 50 faktur miesięcznie i akceptuje je jedna osoba, wybierzcie gotowy program albo moduł w Waszym systemie księgowym. Jeżeli faktury opisują kierownicy kilku działów, koszty rozliczacie na projekty, a każda kwota powyżej progu wymaga drugiego podpisu, system zbudowany pod Wasze zasady zwraca się szybciej. Podobny mechanizm akceptacji budujemy też dla wniosków i zakupów w ramach panelu administracyjnego i systemu wewnętrznego.
Integracje z KSeF, programem księgowym i pocztą
Obieg faktur ma sens dopiero wtedy, kiedy łączy się z programem, w którym prowadzicie księgi. Najczęściej łączymy go z Comarch ERP Optima, enova365 albo Subiektem: z programu pobieramy słowniki MPK, projektów, kontrahentów i kont, a do programu wraca zaakceptowana faktura z opisem. Faktury pobieramy z KSeF tokenem albo certyfikatem firmy, a pocztę ze skrzynki faktur przez integrację z Microsoft 365.
Obieg kosztów to jedna strona dokumentów. Druga to faktury, które firma wystawia sama, i tam zwykle wystarcza dobry program do faktur z KSeF, z którego nasz system może pobierać dane sprzedaży do raportów.
Kod systemu i dane należą do Waszej firmy. Hosting jest w Unii Europejskiej, uprawnienia nadajecie na poziomie działu i progu kwoty, a każda akceptacja ma zapis, kto ją zrobił i kiedy. Szczegóły opisujemy na stronie bezpieczeństwo i RODO.
Tak brzmi księgowość przed wdrożeniem i po nim
| Dziś w firmie | Co oprogramujemy |
|---|---|
| Pobieramy faktury z KSeF i rozsyłamy je mailem | Faktura z KSeF sama trafia do osoby, która zrobiła zakup |
| Nie wiadomo, czyja jest ta faktura za serwis | Reguły według dostawcy, zamówienia i osoby z faktury |
| Kierownicy opisują koszty z pamięci | MPK, projekt i kategoria z list z programu księgowego |
| Na koniec miesiąca gonimy akceptacje | Akceptacja z telefonu i przypomnienia przed terminem płatności |
| Przepisujemy opis do programu księgowego | Zaakceptowana faktura z dekretem trafia do programu jednym kliknięciem |
| Nie wiadomo, kto zatwierdził wydatek | Pełna historia akceptacji przy każdej fakturze |