Czym jest analiza przedwdrożeniowa
Analiza przedwdrożeniowa to etap przed budową systemu, w którym ustala się, co dokładnie ma powstać, z jakimi systemami ma się łączyć, ile to będzie kosztować i co może pójść nie tak. W klasycznych projektach trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy i kończy się dokumentem, który mało kto czyta do końca.
Discovery to analiza przedwdrożeniowa skrojona pod firmy, które chcą zacząć szybko. Trwa 5 dni roboczych i kończy się konkretami: mapą procesu, decyzją o zakresie pierwszej wersji i stałą ceną wdrożenia. Punktem wyjścia jest wstępna analiza Twojego briefu, więc nie zaczynamy od pustej kartki.
Discovery odpowiada na pytania, które zarząd zadaje przed każdą inwestycją w oprogramowanie. Czy to się zwróci. Czy połączy się z naszym programem księgowym. Ile to kosztuje naprawdę, a nie w widełkach. Co dostaniemy po dwóch tygodniach.
Discovery jest też najtańszym sposobem, żeby sprawdzić, jak pracujemy, zanim podejmiesz decyzję o większym budżecie. Po pięciu dniach widzisz jakość analizy, sposób komunikacji i konkret raportu, a dopiero potem decydujesz o wdrożeniu.
Raport z Discovery jest napisany dla zarządu, a nie dla programistów. Zawiera streszczenie na jedną stronę z kwotą, terminem, zwrotem i najważniejszymi ryzykami, a szczegóły techniczne są w załącznikach dla działu IT.
Co dostajesz po Discovery
- Mapę procesu dziś i po oprogramowaniu. Kroki, osoby, dokumenty i miejsca, w których dziś ginie czas.
- Listę systemów, dostępnych API i plików wymiany. Dla każdego systemu sposób połączenia sprawdzony dla Twojej wersji i licencji.
- Ryzyka i sposób ich ograniczenia. Brakujące licencje, jakość danych, zależności od dostawców, a przy każdym z nich plan.
- Wyliczenie zwrotu z inwestycji na Twoich liczbach. Czas pracy, błędy, opóźnienia, przeliczone na złotówki w miesiącu.
- Zakres pierwszej wersji i stałą cenę wdrożenia. Co powstanie w 7 do 14 dni, co w kolejnych etapach i ile to kosztuje.
- Kwota Discovery odliczana od ceny projektu. Jeśli zamówisz wdrożenie, 2 900 zł netto pomniejsza pierwszą ratę.
Wyniki są Twoje. Możesz z nimi zamówić wdrożenie u nas albo pokazać je innemu wykonawcy.
Raport nie jest prezentacją sprzedażową. Jeśli z analizy wynika, że proces nie wymaga osobnego oprogramowania, bo wystarczy lepiej skonfigurować program, który już masz, piszemy to wprost i wskazujemy, co zmienić.
Jak wygląda 5 dni Discovery
| Dzień | Co robimy | Twój udział |
|---|---|---|
| 1 | Przegląd briefu i wstępnej analizy, lista pytań, prośba o dostępy do odczytu i przykładowe dokumenty | przekazanie przykładów i dostępów, około 30 minut |
| 2 | Warsztat z osobami, które wykonują proces na co dzień | 2 do 3 godziny dla 2 do 4 osób |
| 3 | Sprawdzenie systemów, wersji, licencji, API i plików wymiany | odpowiedzi na pytania techniczne |
| 4 | Mapa procesu po zmianie, ryzyka, wyliczenie zwrotu, zakres pierwszej wersji | brak |
| 5 | Raport, stała cena, harmonogram, omówienie wyników | przeczytanie raportu i decyzja |
Warsztat z zespołem jest częścią zamówionego Discovery. Rozmawiamy z ludźmi, którzy znają proces od środka, bo to oni wiedzą, gdzie są wyjątki, których nie ma w żadnej procedurze.
Discovery a wstępna analiza briefu
Wstępna analiza powstaje kilka minut po wysłaniu briefu i jest bezpłatna. Pokazuje mapę procesu, typowe systemy i ryzyka oraz widełki ceny. To wystarcza, żeby zdecydować, czy temat jest wart dalszej pracy.
| Wstępna analiza briefu | Discovery | |
|---|---|---|
| Czas | kilka minut | 5 dni roboczych |
| Cena | bez opłaty | 2 900 zł netto, odliczane od projektu |
| Źródło danych | Twój opis | opis, warsztat, dokumenty, systemy |
| Cena wdrożenia | widełki | stała cena |
| Integracje | typowe sposoby połączenia | sprawdzone dla Twojej wersji i licencji |
| Zwrot z inwestycji | szacunek | wyliczenie na Twoich liczbach |
Przykład wyliczenia zwrotu z Discovery
To przykład metody, nie dane klientów. Hurtownia przyjmuje 600 zamówień miesięcznie mailem, a każde wprowadzenie do programu księgowego zajmuje 5 minut.
| Pozycja | Wartość |
|---|---|
| Czas wprowadzania zamówień | 50 godzin miesięcznie |
| Koszt godziny pracy | 55 zł |
| Koszt procesu dziś | 2 750 zł miesięcznie |
| Stała cena portalu zamówień po Discovery | 24 900 zł netto, z czego 2 900 zł już zapłacone w Discovery |
| Zwrot | około 9 miesięcy, licząc tylko czas wprowadzania |
W prawdziwym raporcie doliczamy też błędy w zamówieniach, telefony klientów o dostępność i czas handlowców. Często to one decydują o opłacalności. Tak wygląda praca nad portalem zamówień dla hurtowni.
Kiedy Discovery jest potrzebne, a kiedy nie
Discovery jest pierwszym krokiem każdego wdrożenia, bo dopiero po nim możemy podać stałą cenę i wziąć na siebie ryzyko przekroczenia czasu pracy. Bywa jednak tak, że wynik wstępnej analizy wystarczy, żeby podjąć decyzję o tym, czy w ogóle iść dalej.
| Sytuacja | Co ma sens |
|---|---|
| Wiesz, który proces chcesz oprogramować, i chcesz poznać cenę | Discovery, potem decyzja o wdrożeniu |
| Masz kilka pomysłów i nie wiesz, od którego zacząć | Discovery z porównaniem zwrotu dla dwóch albo trzech procesów |
| Zarząd potrzebuje uzasadnienia inwestycji | Discovery, bo raport zawiera wyliczenie zwrotu na Twoich liczbach |
| Proces jest bardzo mały, a widełki już przekraczają budżet | najpierw przemyśl zakres na podstawie wstępnej analizy |
| Szukasz tylko orientacyjnej ceny | wstępna analiza briefu bez opłaty |
Najczęstsze ryzyka, które wychodzą w Discovery
Discovery istnieje po to, żeby niespodzianki pojawiły się na papierze, a nie w trzecim tygodniu wdrożenia. Najczęściej wychodzą te same rodzaje ryzyk.
- Brak licencji na moduł integracyjny. Program księgowy nie ma modułu do wymiany danych, a jego dokupienie trwa i kosztuje. W raporcie podajemy wariant z modułem i bez niego, jeśli istnieje.
- Dane w złym stanie. Zdublowani kontrahenci, produkty bez kodów, ceny wpisane w uwagach. Opisujemy, ile pracy wymaga ich uporządkowanie i kto powinien to zrobić.
- Wyjątki, o których nikt nie mówił. Klient, który zawsze płaci przelewem po terminie, zamówienia telefoniczne poza systemem, specjalny cennik dla jednej sieci. Warsztat z zespołem wyciąga je na stół.
- Brak osoby decyzyjnej. Gdy zakres zatwierdza pięć osób, projekt się wydłuża. Wskazujemy, kto powinien decydować po stronie firmy.
Przy każdym ryzyku raport podaje sposób ograniczenia i wpływ na cenę i termin. Typowe ryzyka przy połączeniach z systemami opisujemy też na stronie o integracji systemów.
Jak przygotować się do Discovery
Discovery da najwięcej, jeśli przed warsztatem zbierzesz kilka rzeczy. Nie musi to być uporządkowane, wystarczą prawdziwe przykłady.
- trzy do pięciu przykładów dokumentów z procesu, na przykład maile z zamówieniami, oferty, protokoły,
- arkusze, w których proces jest dziś prowadzony, nawet jeśli są nieuporządkowane,
- nazwy i wersje programów, z którymi system ma się łączyć, oraz kontakt do osoby, która nimi administruje,
- przybliżone liczby, czyli ile razy w miesiącu proces się powtarza i ile osób przy nim pracuje,
- listę rzeczy, które najbardziej przeszkadzają zespołowi, spisaną własnymi słowami.
Im bardziej prawdziwe przykłady, tym dokładniejsze wyliczenie zwrotu i tym mniej niespodzianek w czasie wdrożenia.
Jak zamówić Discovery
- Opisz proces w briefie na tej stronie. Nie potrzebujesz konta, żeby zobaczyć pierwszą część wyniku.
- Przeczytaj wstępną analizę z mapą procesu i widełkami ceny.
- Zamów Discovery bezpośrednio z wyniku analizy i zapłać kartą online. Faktura VAT trafia do Twojego konta.
- Pierwszego dnia roboczego po płatności dostajesz listę pytań i termin warsztatu.
Po Discovery decydujesz, czy zamawiasz wdrożenie w pakiecie Oprogramuj Proces albo Oprogramuj Firmę. Jak przebiega dalsza praca, opisujemy na stronie jak pracujemy, a ceny pakietów są w cenniku.