Program do ofertowania liczony według Twoich reguł

Ile naprawdę kosztuje oferta liczona w Excelu

Arkusz z cennikiem zaczyna się niewinnie. Po dwóch latach ma dwanaście zakładek, trzy wersje krążące mailem, ukryte kolumny z marżą i formuły, które rozumie jedna osoba. Handlowiec kopiuje ostatnią podobną ofertę, podmienia pozycje i ma nadzieję, że nie został stary rabat.

Koszt takiego ofertowania ukrywa się w trzech miejscach. Czas: wycena zajmuje od kilkunastu minut do kilku godzin. Błędy: nieaktualna cena, zła stawka, rabat ponad limit. I wiedza: gdy odchodzi doświadczony handlowiec, razem z nim odchodzi sposób liczenia złożonych ofert.

Jest też koszt, który trudno zauważyć: czas odpowiedzi. Klient, który pyta trzech dostawców, często wybiera tego, kto odpowie pierwszy z kompletną ofertą. Handlowiec, który wycenia w kilka minut, wysyła ofertę jeszcze tego samego dnia.

Jak działa kalkulator ofert na zamówienie

1. Handlowiec wybiera klienta. System podstawia jego warunki: grupę cenową, rabat stały, termin płatności, walutę.
2. Dodaje pozycje. Z katalogu, z wymiarami albo z konfiguratora, jeśli produkt składa się z elementów. Ceny i stany przychodzą z programu magazynowego.
3. System liczy. Rabaty ilościowe, promocje, koszty transportu i montażu, marżę na pozycji i na całości.
4. Sprawdza reguły. Rabat powyżej progu albo marża poniżej minimum wysyła ofertę do akceptacji kierownika.
5. Tworzy PDF. Z logo, warunkami, terminem ważności i podpisem handlowca. Oferta trafia do klienta mailem.
6. Pilnuje dalej. Status oferty, przypomnienie po ustalonej liczbie dni, zamiana zaakceptowanej oferty w zamówienie.

Kalkulator często jest pierwszym modułem większego systemu sprzedaży. Kolejnym krokiem bywa wdrożenie CRM w firmie, w którym oferty, kontakty i zadania żyją w jednym miejscu.

Gotowy program do ofertowania czy rozwiązanie pod firmę

Jeśli Twoja sytuacja mieści się w pierwszym wierszu, kup gotowy program. Opłaca się to bardziej niż projekt.

Przykład rachunku dla działu sprzedaży

To przykład metody na założeniach, a nie dane klienta. W Discovery podstawiamy do tego wzoru liczby Twojego zespołu.

• Zespół: 8 handlowców, razem 240 ofert miesięcznie.
• Dziś jedna oferta zajmuje średnio 35 minut, czyli 140 godzin miesięcznie.
• Z kalkulatorem zakładamy 10 minut na ofertę, czyli 40 godzin. Odzyskane 100 godzin to przy koszcie 80 zł za godzinę około 8 000 zł miesięcznie.
• Druga korzyść to czas odpowiedzi. Jeśli szybsza oferta podnosi skuteczność choćby o jeden punkt procentowy przy średniej wartości 12 000 zł, to 2 dodatkowe zamówienia miesięcznie.

Drugiej korzyści nie wliczamy w zwrot, dopóki nie zmierzymy jej po wdrożeniu. Sam odzyskany czas spłaca projekt za 22 900 zł netto w około 3 miesiące.

Integracje kalkulatora z systemami firmy

Kalkulator jest tak dobry, jak dane, na których liczy. Najczęściej łączymy go z programem magazynowym lub ERP po ceny, stany i dane klientów, na przykład przez integrację z Subiektem albo Comarch ERP, oraz z CRM, w którym handlowcy prowadzą kontakty, na przykład HubSpot.

Zaakceptowana oferta może od razu zamienić się w zamówienie w programie magazynowym, bez przepisywania. Wysyłka PDF może iść z poczty firmowej w Microsoft 365, żeby odpowiedź klienta trafiła do handlowca. Sposób połączenia dla Twojej wersji programów sprawdzamy w Discovery. Pakiet Proces obejmuje do dwóch integracji.

Gdy firma nie ma jeszcze CRM, kalkulator może sam prowadzić prostą listę klientów i ofert. Później te dane przechodzą do CRM bez przepisywania.

Co musi wiedzieć system, żeby liczyć jak Twój najlepszy handlowiec

Kalkulator ofert to w gruncie rzeczy zapis wiedzy handlowej firmy. W Discovery zbieramy ją z arkuszy, rozmów z handlowcami i przykładowych ofert, a potem zamieniamy w reguły, które system stosuje zawsze tak samo.

• Cenniki i grupy cenowe. Cennik bazowy, ceny dla dystrybutorów, ceny projektowe, waluty i kursy.
• Rabaty. Ilościowe, za wartość zamówienia, sezonowe, indywidualne dla klienta, łączenie rabatów i ich górne granice.
• Koszty dodatkowe. Transport liczony od strefy albo kilometrów, montaż, rozładunek, przygotowanie projektu.
• Zależności produktów. Element A wymaga elementu B, wymiar powyżej progu zmienia materiał, akcesoria dobierane automatycznie.
• Progi akceptacji. Kto może zatwierdzić jaki rabat i jaką minimalną marżę.
• Treści oferty. Warunki płatności, gwarancji producenta, terminy realizacji i ważności, zależne od produktu i klienta.

Reguły, które zmieniają się często, na przykład progi rabatowe czy stawki transportu, trafiają do ustawień, które kierownik sprzedaży edytuje sam, bez programisty.

Jak wygląda wdrożenie kalkulatora w zespole sprzedaży

Po Discovery budujemy pierwszą wersję z najczęściej sprzedawanymi produktami. Po 7 do 14 dniach dwóch lub trzech handlowców liczy w niej równolegle te same oferty, co w arkuszu. Różnice w wynikach pokazują reguły, których nikt nie spisał, bo „zawsze tak się liczyło”.

Gdy wyniki się zgadzają, kalkulator przechodzi na cały zespół, a arkusz zostaje tylko do wglądu. Szkolenie trwa zwykle godzinę, bo handlowiec robi to samo co wcześniej, tylko szybciej. Całe wdrożenie mieści się w 2 do 4 tygodniach, a druga połowa ceny płatna jest po odbiorze.

Po starcie kalkulator utrzymujemy w abonamencie Oprogramuj Dalej. Nowe produkty, zmiany w szablonie oferty czy nowa reguła rabatowa mieszczą się w puli godzin zmian.

Kontrola marży i raporty dla zarządu

Zarząd zwykle dowiaduje się o rabatach po fakcie, z faktur. W kalkulatorze reguły działają przed wysłaniem oferty: handlowiec widzi marżę, a oferta poniżej progu czeka na akceptację. Każda decyzja kierownika zapisuje się w historii.

Raporty pokazują liczbę ofert, wartość lejka, skuteczność według handlowca, średni rabat i marżę według grupy produktów. Dane są na żywo, a nie z arkusza aktualizowanego w piątek. Gdy potrzebny jest szerszy obraz firmy, raport sprzedaży łączymy z danymi z mini-ERP.

Raport przegranych ofert z powodem utraty pokazuje, czy przegrywacie ceną, terminem czy zakresem. To informacja, której arkusz ofert zwykle nie zbiera, a która podpowiada zmiany w cenniku lepiej niż przeczucie.

Ofertowanie dziś i po wdrożeniu kalkulatora