Nie musisz wiedzieć, jakiej aplikacji potrzebujesz
Większość osób, które szukają aplikacji dla firmy, nie ma gotowej specyfikacji. Ma za to problem: zlecenia giną, klient dzwoni po raz trzeci z pytaniem o status, a kierownik nie wie, ile pracy jest w toku. To wystarczy na start.
W briefie opisujesz, jak praca wygląda dziś. Kto co robi, w jakich programach, gdzie przekazuje dalej, w którym miejscu najczęściej coś się gubi. Wstępna analiza od razu podpowiada, jaki system rozwiąże problem: czy to portal klienta, czy wewnętrzny rejestr zleceń, czy CRM na zamówienie. Często okazuje się, że potrzebna jest mniejsza rzecz, niż zakładałeś.
Jeśli wynik analizy wskaże, że problem lepiej rozwiąże gotowy program, napiszemy to wprost. Wtedy zaoszczędzisz pieniądze, a my czas na projekt, który nie miałby sensu.
Pięć rodzajów aplikacji, które firmy zamawiają najczęściej
| Rodzaj | Kto używa | Typowe funkcje | Pakiet |
|---|---|---|---|
| Rejestr zleceń | biuro i kierownicy | statusy, przypisanie, terminy, załączniki | Proces |
| Aplikacja dla ekip w terenie | serwisanci, montażyści, handlowcy | lista zadań na dziś, zdjęcia, podpis klienta, protokół | Proces |
| Portal klienta | klienci firmy | zamówienia, statusy, dokumenty, reklamacje | Proces |
| Ofertowanie z CRM | dział sprzedaży | kalkulator, PDF, pipeline, przypomnienia | Proces lub Firma |
| System operacyjny firmy | cała firma | zlecenia, magazyn, produkcja, raporty | Firma |
Pakiet Oprogramuj Proces kosztuje 14 900 do 29 900 zł netto, Oprogramuj Firmę 39 900 do 99 900 zł netto. Stałą kwotę ustalamy w Discovery.
Aplikacja w przeglądarce czy instalowana na telefonie
Budujemy aplikacje webowe, które działają w przeglądarce. Pracownik w biurze otwiera je na komputerze, serwisant na telefonie, a kierownik na tablecie. Nie trzeba niczego instalować ani przechodzić przez sklepy z aplikacjami.
Na telefonie aplikację można dodać do ekranu głównego, wtedy uruchamia się jak zwykła aplikacja, ma ikonę i zajmuje cały ekran. Dostęp do aparatu pozwala dodawać zdjęcia do zlecenia, a lokalizacja pomaga przy pracy w terenie. Dla większości firm to w pełni wystarcza.
Aplikację instalowaną ze sklepu polecamy rzadko, na przykład gdy ekipy pracują długo bez zasięgu. Wtedy omawiamy to w Discovery, bo zmienia zakres i koszt. Więcej o technicznej stronie piszemy przy tworzeniu aplikacji webowych.
Gdy zasięg w terenie bywa słaby, aplikacja może zapamiętać wpisany protokół i wysłać go, gdy telefon znów połączy się z siecią. Ten tryb ustalamy w zakresie, jeśli ekipy często pracują w piwnicach, halach albo poza miastem.
Co dostajesz w każdej aplikacji
- Konta i role. Pracownik widzi swoje zadania, kierownik swój zespół, zarząd całość. Dostęp zabierasz jednym kliknięciem, gdy ktoś odchodzi.
- Historia zmian. Kto zmienił status, cenę albo termin i kiedy.
- Wyszukiwarka i filtry. Znajdziesz zlecenie po kliencie, numerze, dacie albo statusie.
- Eksport. Każdą listę można pobrać do Excela, jeśli ktoś potrzebuje.
- Powiadomienia. Mail przy zmianie statusu, przypomnienie o terminie.
- Integracje. Do dwóch w pakiecie Proces, na przykład z programem księgowym i pocztą firmową.
- Szkolenie i instrukcja. Zespół wie, jak pracować w nowym systemie od pierwszego dnia.
Nie płacisz za liczbę użytkowników. Gdy firma rośnie z 30 do 80 osób, koszt aplikacji się nie zmienia.
Do tego dochodzi dokumentacja dla administratora po stronie firmy: jak dodać użytkownika, zmienić uprawnienia, wyeksportować dane. Dzięki temu codzienne sprawy załatwiacie sami, bez zgłoszenia do nas.
Przykład rachunku dla firmy serwisowej
To przykład metody na założeniach, a nie dane klienta. Firma ma 12 serwisantów, każdy robi średnio 4 wizyty dziennie, a protokoły wypełnia na papierze. Biuro przepisuje je do arkusza i wystawia faktury.
- Przepisanie jednego protokołu z wyjaśnieniem nieczytelnych miejsc zajmuje biuru około 6 minut.
- Miesięcznie to 12 serwisantów razy 4 wizyty razy 21 dni, czyli 1 008 protokołów, około 100 godzin pracy biura.
- Przy koszcie godziny 60 zł to około 6 000 zł miesięcznie.
- Z aplikacją protokół powstaje u klienta z podpisem i zdjęciami, a faktura przygotowuje się sama. Biuro sprawdza wyjątki.
Projekt za 27 900 zł netto zwraca się w takim układzie w około pół roku, nie licząc szybszego fakturowania. Na Twoich liczbach liczymy to w Discovery.
Jak powstaje aplikacja, od briefu do pierwszego dnia pracy
Opis w formularzu, wstępna analiza od razu, potem Discovery za 2 900 zł netto, które zamawiasz kartą online. W ciągu 5 dni roboczych, z warsztatem dla zespołu, ustalamy zakres i stałą cenę. Kwotę Discovery odliczamy od projektu.
Po 7 do 14 dniach zespół testuje pierwszą wersję na prawdziwych danych. Zbieramy uwagi, dopinamy integracje, przenosimy dane z dotychczasowych arkuszy i szkolimy ludzi. Całość trwa od 2 do 6 tygodni. Druga rata płatna jest po odbiorze.
Aplikacja do prowadzenia firmy a system dla jednego działu
Część osób szuka jednej aplikacji do prowadzenia całej firmy: klientów, zleceń, magazynu, faktur, kadr i raportów. Rozumiemy tę potrzebę, ale odradzamy budowanie wszystkiego naraz. Duży system od zera to długi projekt, wiele decyzji naraz i ryzyko, że zespół dostanie narzędzie, którego połowy nie potrzebuje.
Lepiej działa droga krokami. Pierwsza aplikacja rozwiązuje najbardziej bolesny problem jednego działu. Gdy zespół w niej pracuje, dokładamy kolejny proces, a dane łączą się w jednym systemie. Po kilku miesiącach firma ma system obejmujący sprzedaż, operacje i raporty, ale każdy kawałek był sprawdzony w praktyce, zanim powstał następny.
Gdy od początku wiadomo, że trzeba objąć kilka procesów, na przykład zlecenia, magazyn i produkcję, wybieramy pakiet Oprogramuj Firmę i budujemy mini-ERP w 4 do 6 tygodni, nadal z pierwszą wersją po 14 dniach.
Jak wybrać wykonawcę aplikacji dla firmy
Niezależnie od tego, z kim będziesz budować, sprawdź kilka rzeczy przed podpisaniem umowy.
- Czy cena jest stała. Wycena w godzinach z dopiskiem „szacunkowo” przenosi ryzyko na Ciebie.
- Kiedy zobaczysz działający ekran. Makieta graficzna to nie aplikacja. Zapytaj o termin pierwszej wersji na prawdziwych danych.
- Kto utrzymuje aplikację po odbiorze. Brak planu utrzymania oznacza, że pierwsza awaria będzie Twoim problemem.
- Do kogo należy kod. Umowa powinna przekazywać kod, dane i dostępy firmie, bez dodatkowych opłat za „wydanie źródeł”.
- Gdzie stoją dane. Dla danych osobowych klientów i pracowników ważny jest hosting w UE i umowa powierzenia.
U nas odpowiedź na każde z tych pytań jest zapisana w umowie. Więcej o modelu pracy przeczytasz na stronie jak pracujemy.
Po wdrożeniu aplikacja rośnie razem z firmą
Pierwsza wersja rozwiązuje jeden problem. Po kilku tygodniach używania zespół zwykle ma listę kolejnych pomysłów: raport dla zarządu, moduł reklamacji, połączenie z magazynem. W abonamencie Oprogramuj Dalej masz pulę godzin na takie zmiany, a w planach Rozwój i Skala także kolejny mały proces co miesiąc.
Abonament obejmuje też hosting w UE, monitoring, codzienne kopie zapasowe i poprawki bezpieczeństwa, od 2 990 zł netto miesięcznie. Kod i dane należą do Twojej firmy, więc aplikacja zostaje u Ciebie także wtedy, gdy zrezygnujesz z abonamentu.