Integracja HubSpot z ERP, ofertami i realizacją zamówień

Po co integracja HubSpot w firmie B2B

HubSpot dobrze prowadzi kontakty, firmy i lejek sprzedaży. Kończy się jednak tam, gdzie zaczyna się realizacja. Po wygraniu szansy handlowiec przepisuje dane do programu księgowego, wysyła maila do działu realizacji i pyta finanse, czy klient zapłacił poprzednią fakturę. Zarząd widzi w HubSpocie prognozę, ale nie widzi, ile z niej zamieniło się w zapłacone faktury.

Integracja HubSpot zamyka tę lukę. Dane o klientach i transakcjach płyną z HubSpota do ERP i systemów realizacji, a faktury, płatności i statusy wracają do HubSpota. Handlowiec pracuje w jednym narzędziu, a firma ma jeden obraz klienta.

Łączymy się przez oficjalne API HubSpota, z dostępem przez aplikację prywatną albo autoryzację na koncie. Uprawnienia ograniczamy do obiektów potrzebnych w procesie.

Najwięcej zyskują firmy, w których sprzedaż jest dobrze poukładana w HubSpocie, ale realizacja i finanse żyją w polskim programie księgowym. Wtedy dwa działy patrzą na tego samego klienta przez dwa różne okna i żaden nie ma pełnego obrazu. Integracja daje obu działom te same dane, bez proszenia drugiej strony o zestawienie.

Integrację projektujemy tak, żeby handlowiec nie musiał zmieniać nawyków. Pracuje w HubSpocie jak dotąd, a dane z ERP pojawiają się w polach i widokach, które już zna.

Co synchronizujemy z HubSpotem

Zmiany z HubSpota odbieramy przez powiadomienia o zdarzeniach tam, gdzie plan je udostępnia, a w pozostałych przypadkach przez okresowe pobieranie zmian.

Częstotliwość dobieramy do skutków opóźnienia. Status płatności może przyjść kilka razy dziennie, ale wygrana szansa powinna utworzyć zamówienie w ciągu minut, bo klient czeka na potwierdzenie.

Przykłady procesów z HubSpotem

• Oferta z kalkulatora. Handlowiec składa ofertę w kalkulatorze ofert z cennikiem i regułami rabatów, a pozycje i wartość trafiają do szansy w HubSpocie.
• Wygrana szansa uruchamia realizację. Zmiana etapu na wygraną tworzy kontrahenta i zamówienie w ERP oraz zadanie dla działu realizacji.
• Płatności przy kliencie. W karcie firmy w HubSpocie widać zaległe faktury z programu księgowego, a wygrana szansa u dłużnika wymaga akceptacji finansów.
• Prognoza a faktury. Raport porównuje prognozę z lejka z faktycznie wystawionymi i zapłaconymi fakturami według handlowców.
• Portal klienta. Klient zgłasza sprawę w portalu, a zgłoszenie trafia do HubSpota przypisane do jego opiekuna.

Gdy proces jest zbyt nietypowy na gotowy CRM, budujemy CRM na zamówienie, ale zwykle opłaca się zostać przy HubSpocie i dobudować brakujące elementy.

Przykład rachunku dla zespołu 12 handlowców

To przykład metody na założeniach, nie dane klientów.

Integracja HubSpota z ERP za 19 900 zł netto zwraca się przy tych założeniach w około 3,5 miesiąca.

Ograniczenia i licencje HubSpot

• Plan HubSpota. Część funkcji, na przykład własne obiekty, zaawansowane automatyzacje czy wyższe limity zapytań, zależy od wykupionego planu. Sprawdzamy to przed ustaleniem zakresu.
• Limity API. HubSpot ogranicza liczbę wywołań w czasie. Przy dużych bazach dane przenosimy partiami i tylko zmiany.
• Jedno źródło prawdy. Ustalamy, który system jest właścicielem danych firmy, na przykład NIP i adres z ERP, a kontakty i notatki z HubSpota.
• Duplikaty. Przed pierwszą synchronizacją porządkujemy powtarzające się firmy i kontakty, inaczej integracja rozmnoży bałagan.
• Zmiany API. HubSpot zmienia wersje interfejsu. W abonamencie Oprogramuj Dalej aktualizujemy połączenie.

Jak wdrażamy integrację HubSpot

1. Brief i wstępna analiza pokazują, jakie dane gdzie płyną i jakie są ryzyka.
2. W Discovery mapujemy pola HubSpota na pola ERP, ustalamy właściciela każdego pola i plan porządkowania duplikatów.
3. Pierwsza wersja działa na kopii danych albo na wybranym zespole handlowców.
4. Po odbiorze włączamy integrację dla całej firmy, a zespół dostaje krótkie szkolenie.

HubSpot czy CRM na zamówienie

Firmy, które mają HubSpot od kilku lat, czasem pytają, czy nie lepiej zastąpić go własnym systemem. Odpowiedź zależy od tego, gdzie leży problem.

W Discovery liczymy oba warianty na Twoich liczbach, razem z kosztem licencji w kolejnych latach. Decyzja należy do Ciebie, a raport ją uzasadnia.

Mapowanie pól, czyli gdzie najczęściej coś się psuje

HubSpot i program księgowy opisują klienta inaczej. W HubSpocie firma ma nazwę, domenę i dowolne pola dodane przez marketing. W ERP ma NIP, adres rejestrowy, warunki płatności i limit kredytowy. Integracja musi wiedzieć, jak jedno przekłada się na drugie.

• Klucz dopasowania. Firmę łączymy po NIP, a gdy go brak, po domenie. Firmy bez obu trafiają do listy do ręcznego przypisania.
• Etapy lejka. Ustalamy, który etap oznacza zamówienie do realizacji, a który tylko ofertę.
• Waluty i stawki VAT. Pozycje z ceną w euro albo z inną stawką VAT muszą trafić do ERP z właściwymi ustawieniami.
• Właściciel klienta. Zmiana opiekuna w HubSpocie może zmieniać opiekuna w ERP i w raportach prowizji.

Mapa pól jest częścią raportu z Discovery i zostaje u Ciebie jako dokumentacja integracji.

Cena integracji HubSpot

Połączenie HubSpota z jednym systemem w jednym procesie to pakiet Oprogramuj Proces od 14 900 do 29 900 zł netto. HubSpot z kalkulatorem ofert, ERP i portalem klienta to zwykle pakiet Oprogramuj Firmę. Discovery za 2 900 zł netto odliczamy od ceny projektu, a stała cena trafia do umowy. Porównanie w cenniku.

Klient mówi, my budujemy