Mini-ERP czy pełny system ERP, krótka odpowiedź
Pełny ERP ma sens, gdy firma potrzebuje zintegrowanej księgowości, kadr, płac, środków trwałych, logistyki i produkcji w jednym systemie od jednego dostawcy, a do tego ma budżet i kilka miesięcy na wdrożenie. Mini-ERP ma sens, gdy księgowość i kadry już działają w sprawdzonym programie, a brakuje operacyjnego środka: kto co robi, na jakim etapie jest zlecenie, ile materiału zostało i kiedy wysyłka.
W firmach od 20 do 200 osób ten środek najczęściej żyje w arkuszach, na tablicy w hali i w głowie kierownika produkcji. Tam mini-ERP daje najwięcej.
Nie chodzi o to, że pełny ERP jest zły. Chodzi o proporcje: firma, która potrzebuje dwóch modułów, nie powinna płacić za dwadzieścia ani czekać na ich wdrożenie.
Porównanie mini-ERP z pełnym ERP
| Kryterium | Pełny ERP z półki | Mini-ERP na zamówienie |
|---|---|---|
| Zakres | dziesiątki modułów, część nieużywana | zlecenia, magazyn, produkcja, raporty |
| Księgowość i kadry | w systemie, często wymiana dotychczasowego programu | zostają w obecnym programie, łączymy się integracją |
| Czas wdrożenia | zwykle wiele miesięcy | 4 do 6 tygodni |
| Dopasowanie | firma zmienia proces pod system lub płaci za modyfikacje | system odwzorowuje proces |
| Licencje | zwykle za użytkownika lub moduł | brak opłat za użytkownika |
| Rozwój | zależny od dostawcy i partnera | w abonamencie, kolejny proces co miesiąc w planach Rozwój i Skala |
Uczciwie: jeśli firma przerasta mini-ERP, na przykład zaczyna wymagać rozbudowanego planowania produkcji z harmonogramowaniem maszyn na wielu zakładach, warto rozważyć pełny ERP. Dane z mini-ERP da się wtedy przenieść.
Moduły, które zwykle składają się na mini-ERP
- Zlecenia i zamówienia. Przyjęcie zamówienia z formularza, maila albo portalu klienta, statusy, terminy, priorytety, odpowiedzialne osoby.
- Magazyn. Stany materiałów i wyrobów, przyjęcia, wydania, rezerwacje pod zlecenia, minimalne stany z alertem.
- Produkcja. Karta technologiczna, zapotrzebowanie materiałowe, kolejka zleceń na stanowiska, raport wykonania z hali na tablecie.
- Wysyłki. Pakowanie, listy przewozowe, powiadomienie klienta.
- Zakupy. Propozycje zamówień do dostawców na podstawie stanów i zleceń, akceptacja kierownika.
- Raporty. Terminowość, wykorzystanie stanowisk, rotacja magazynu, marża na zleceniu.
Nie każda firma potrzebuje wszystkich modułów. Hurtownia bez produkcji zaczyna od zamówień i magazynu, firma produkcyjna od kolejki zleceń i rozliczenia materiału. Przykłady dla branż opisujemy na stronie o systemie dla produkcji.
Kolejność modułów ustalamy w Discovery według tego, gdzie firma traci najwięcej. Często pierwszy jest moduł, który daje dane pozostałym, na przykład rejestr zleceń, bo bez niego magazyn nie wie, pod co rezerwować materiał.
Połączenie z księgowością i systemami sprzedaży
Mini-ERP nie wystawia faktur w miejsce programu księgowego, chyba że tak ustalimy. Zwykle przekazuje do niego dokumenty: zamówienie zamienia się w fakturę w Subiekcie, Comarch ERP albo enova365, a przyjęcie towaru w dokument magazynowy. Szczegóły połączeń znajdziesz w opisie integracji z Comarch ERP i pozostałych systemów na liście integracji.
Po stronie sprzedaży mini-ERP może przyjmować zamówienia z BaseLinkera i Allegro oraz odsyłać stany. Faktury mogą trafiać do KSeF przez program księgowy, który już to obsługuje. Sposób połączenia sprawdzamy w Discovery dla Waszej wersji programów.
Ważna jest jedna zasada: każda informacja ma jedno źródło. Ceny i kontrahenci mogą żyć w programie księgowym, a stany i zlecenia w mini-ERP. Ustalamy to w Discovery, żeby nikt nie poprawiał tych samych danych w dwóch miejscach.
Przykład rachunku dla firmy produkcyjnej
To przykład metody na założeniach, a nie dane klienta. Firma zatrudnia 60 osób, realizuje 300 zleceń miesięcznie, a planowanie i kontrola materiału opierają się na arkuszach.
- Kierownik produkcji i planistka poświęcają razem około 50 godzin miesięcznie na aktualizację arkuszy, telefony do hali i sprawdzanie stanów.
- Około 5 procent zleceń, czyli 15 miesięcznie, opóźnia się z powodu brakującego materiału wykrytego w ostatniej chwili.
- Po wdrożeniu mini-ERP zakładamy, że aktualizacja spada do 15 godzin, a opóźnień z braku materiału jest o połowę mniej.
- 35 godzin razy 90 zł to około 3 150 zł miesięcznie. Jeśli jedno opóźnione zlecenie kosztuje średnio 800 zł w karach i nadgodzinach, mniej opóźnień daje kolejne 6 000 zł.
Przy projekcie za 59 900 zł netto i abonamencie Rozwój za 5 990 zł netto miesięcznie zwrot w tym przykładzie następuje po około 19 miesiącach. Dlatego w Discovery sprawdzamy, czy liczby Twojej firmy uzasadniają mini-ERP, czy wystarczy mniejszy krok, na przykład sama automatyzacja procesu zamówień materiału.
Pięć sygnałów, że firma potrzebuje mini-ERP
- Kierownik produkcji jest jedynym źródłem prawdy. Gdy jest na urlopie, nikt nie wie, co jest w toku.
- Stany magazynowe w programie nie zgadzają się z regałami. Przyjęcia i wydania wpisuje się z opóźnieniem albo wcale.
- Terminy dla klientów podaje się „na oko”. Nie ma widoku obciążenia stanowisk ani dostępności materiału.
- Koszt zlecenia znany jest dopiero po zamknięciu miesiąca. Marża na pojedynczym zleceniu to szacunek.
- Arkusz planowania ma kilkanaście zakładek i jednego autora. Każda zmiana grozi zepsuciem formuł.
Dwa lub trzy sygnały z tej listy zwykle wystarczą, żeby mini-ERP zwrócił się w rozsądnym czasie. Jeden sygnał często rozwiązuje mniejszy projekt, na przykład panel administracyjny zleceń.
Dane, które przenosimy do mini-ERP
Migracja jest częścią pakietu Oprogramuj Firmę i zwykle zajmuje więcej uwagi niż samo programowanie. Przenosimy kartoteki towarów i materiałów z jednostkami i przelicznikami, receptury i karty technologiczne, stany otwarcia z inwentaryzacji, listę klientów i dostawców oraz otwarte zlecenia z ich etapem.
Przed przeniesieniem czyścimy duplikaty i ujednolicamy nazwy, a wynik pokazujemy do sprawdzenia na kopii. Dzień startu ustalamy tak, żeby stany otwarcia pochodziły z inwentaryzacji, a nie z arkusza sprzed miesiąca. Arkusze zostają w archiwum, ale nikt już do nich nie dopisuje.
Wdrożenie mini-ERP etapami, bez zatrzymywania firmy
- Discovery, 5 dni roboczych. Warsztat z kierownikami, mapa drogi zlecenia, lista danych do przeniesienia, integracje, stała cena.
- Pierwsza wersja po 14 dniach. Zwykle zlecenia i magazyn, uruchomione równolegle z arkuszami.
- Kolejne moduły. Produkcja, zakupy, raporty, w ustalonej kolejności.
- Przeniesienie danych. Kartoteki towarów, stany otwarcia, klienci, otwarte zlecenia.
- Odbiór po 4 do 6 tygodniach. Arkusze przestają być potrzebne.
Płatność w trzech ratach: 30 procent po Discovery, 40 procent po pierwszej wersji, 30 procent po odbiorze.
Najlepszy moment na start to początek miesiąca po inwentaryzacji, ale nie czekamy na niego, jeśli stany da się ustalić inaczej.
Hala i biuro dziś, a z mini-ERP
| Dziś w firmie | Co oprogramujemy |
|---|---|
| Plan produkcji na tablicy i w arkuszu kierownika | Kolejka zleceń na stanowiska widoczna na tabletach w hali |
| Stany materiałów sprawdzane fizycznie przed przyjęciem zlecenia | Rezerwacja materiału przy przyjęciu zlecenia i alert przy braku |
| Klient dzwoni z pytaniem o termin | Status zlecenia w portalu i powiadomienie o wysyłce |
| Zamówienia do dostawców składane z pamięci | Propozycja zamówienia przy minimalnym stanie |
| Marżę na zleceniu liczymy po miesiącu | Koszt materiału i czasu przypisany do zlecenia na bieżąco |