Integracja systemów e-commerce B2B w jeden obraz zamówień

Pięć systemów, żadnego wspólnego obrazu

Firma sprzedająca jednocześnie hurtowo i detalicznie ma zwykle sklep, konto na Allegro, BaseLinkera do obsługi zamówień i wysyłek, system sprzedaży z magazynem i księgowość. Każdy z nich działa. Problem zaczyna się na stykach. Stan sprzedany na Allegro nie zdąża zejść w ERP, klient hurtowy zamawia mailem poza wszystkim, faktury powstają w dwóch miejscach, a pytanie, który kanał naprawdę zarabia, wymaga tygodnia pracy w arkuszu.

Integracja nie polega na kupnie kolejnej wtyczki. Polega na ustaleniu, który system jest źródłem prawdy dla towaru, ceny, stanu i dokumentu, i zbudowaniu połączeń, które tego pilnują.

Mapa przepływów, którą ustalamy na początku

Ta tabela powstaje na warsztacie w Discovery. Bez niej każda integracja kończy się dwoma systemami, które poprawiają się nawzajem.

BaseLinker i Allegro po interfejsie, ERP według wersji

BaseLinker i Allegro udostępniają REST API, więc zamówienia, statusy, stany i oferty wymieniamy bezpośrednio i w krótkich odstępach. Opisy znajdziesz na stronach integracja z BaseLinkerem i integracja z Allegro.

Po stronie ERP sytuacja jest bardziej różnorodna. Subiekt GT i nexo łączymy przez moduł Sfera albo wymianę dokumentów, zależnie od licencji, opis w integracji z Subiektem. Comarch ERP Optima i XL oraz enova365 mają własne drogi, które sprawdzamy dla Waszej wersji. Gotowe wtyczki często obsługują tylko część przepływów, na przykład zamówienia bez korekt i zwrotów. Własna integracja obsługuje także przypadki brzegowe, które dziś ktoś poprawia ręcznie.

Klient hurtowy też zamawia w systemie

W e-commerce B2B kanał hurtowy bywa najmniej uporządkowany. Detal idzie przez sklep i Allegro, a hurt mailem i telefonem. Dokładamy wtedy portal zamówień dla klientów firmowych z ich cenami i limitami, który zapisuje zamówienia w tym samym obiegu co reszta kanałów. Pełny opis takiego rozwiązania jest na stronie platforma B2B dla hurtowni.

Panel marży na kanale i produkcie

Gdy dane płyną jednym torem, zarząd dostaje to, czego dziś nie ma. Panel pokazuje przychód, koszt zakupu, prowizje kanału, koszt wysyłki i marżę na kanał, kategorię i produkt. Widać, które produkty na Allegro sprzedają się dobrze, a zarabiają słabo, i które stany zamrażają gotówkę. Raport tygodniowy wychodzi sam. To praktyczny przykład panelu administracyjnego zbudowanego na danych z wielu systemów.

• alert, gdy stan spada poniżej zapasu na tyle dni sprzedaży, ile trwa dostawa,
• lista zamówień, które utknęły między systemami,
• rozbieżności stanów między ERP a kanałami, wykrywane co noc.

Zwroty, reklamacje i korekty między kanałami

Integracje najczęściej psują się nie na zamówieniu, tylko na tym, co dzieje się po nim. Klient z Allegro odsyła połowę paczki, klient hurtowy reklamuje jedną pozycję z faktury, sklep anuluje zamówienie po wydaniu z magazynu. Każdy z tych przypadków wymaga zmiany stanu, korekty dokumentu i informacji w kanale, z którego przyszło zamówienie.

Gotowe połączenia obsługują zwykle ścieżkę szczęśliwą, a resztę zostawiają człowiekowi. Własna integracja ma te przypadki zapisane wprost. Zwrot przyjęty na magazynie wraca na stan we wszystkich kanałach, korekta powstaje w systemie księgowym, a status w BaseLinkerze i na Allegro zmienia się sam. Reklamacje mają jedną kolejkę dla wszystkich kanałów, z terminem odpowiedzi i historią.

Na warsztacie w Discovery przechodzimy przez listę takich przypadków z osobami z magazynu i obsługi klienta. Te same przypadki stają się potem testami integracji, które uruchamiamy przy każdej zmianie, żeby poprawka w jednym miejscu nie zepsuła drugiego.

Przykład rachunku dla firmy z 3 000 zamówień miesięcznie

Przykład metody na założeniach. Nie są to dane klienta.

Razem około 5 400 zł miesięcznie. Po odjęciu planu Start za 2 990 zł netto zostaje około 2 400 zł, więc integracja za 24 900 zł netto zwraca się w około 10 miesięcy. Nie liczymy tu decyzji, które zarząd podejmie, widząc marżę na kanale, bo ich wartości nie da się uczciwie założyć z góry.

W Discovery podstawiamy do tego rachunku Wasze liczby z ostatnich miesięcy: liczbę zamówień w kanałach, anulacje z powodu braku stanu i czas, który zespół spędza na poprawkach. Jeśli wynik nie uzasadnia projektu, piszemy to w raporcie wprost.

Utrzymanie integracji po wdrożeniu

Integracja to nie jest projekt, który kończy się w dniu odbioru. Kanały sprzedaży zmieniają swoje interfejsy, ERP dostaje aktualizacje, firma dodaje nowy magazyn albo nowy rynek. Połączenie, którego nikt nie pilnuje, psuje się po cichu i wychodzi na jaw dopiero po fali reklamacji.

W abonamencie Oprogramuj Dalej monitorujemy każde połączenie, a zatrzymane operacje trafiają na listę z alertem. Zmiany po stronie dostawców obsługujemy z puli godzin, zanim zaczną przeszkadzać w sprzedaży. Kod jest Wasz, więc w każdej chwili możecie przejąć utrzymanie.

Jak zamówić integrację

Opisujesz w briefie, jakie systemy macie i gdzie dziś ktoś przepisuje dane. Wstępna analiza pokazuje mapę i widełki. Potem zamawiasz online Discovery za 2 900 zł netto, odliczane od projektu. Pakiet Oprogramuj Proces obejmuje do 2 integracji, na przykład BaseLinker z ERP i panel stanów. Pełny obieg z portalem hurtowym i panelem marży to Oprogramuj Firmę, od 39 900 zł netto. Ceny i plany utrzymania znajdziesz w cenniku.

Firma e-commerce mówi, my budujemy