Integracja Subiekt z portalem zamówień, sklepem i CRM

Czym jest integracja Subiekta z innymi systemami

Subiekt GT i Subiekt nexo to programy do sprzedaży i magazynu, z których korzysta bardzo wiele polskich hurtowni, dystrybutorów i sklepów. Trzymają kartoteki towarów, ceny, kontrahentów, stany i dokumenty. Problem zaczyna się, gdy te same dane są potrzebne poza biurem: w portalu dla klientów hurtowych, w sklepie internetowym, w BaseLinkerze albo w telefonie handlowca.

Integracja Subiekt sprawia, że te dane wychodzą z Subiekta i wracają do niego same. Zamówienie z portalu staje się zamówieniem od klienta w Subiekcie, stan po wydaniu towaru widzi sklep, a cena indywidualna klienta pokazuje się w portalu bez osobnego cennika w Excelu.

Subiekt pracuje zwykle na komputerze albo serwerze w firmie, a nie w internecie. Dlatego obok niego instalujemy mały program pośredniczący, który sam łączy się z aplikacją szyfrowanym połączeniem wychodzącym. Nie trzeba otwierać portów w firmowej sieci.

Nie trzeba przy tym zmieniać sposobu pracy biura. Dział sprzedaży dalej wystawia dokumenty w Subiekcie, magazyn dalej wydaje towar według swoich procedur. Zmienia się tylko to, że zamówienia i dane przychodzą i wychodzą bez przepisywania.

Sfera, pliki wymiany czy odczyt bazy

Sposób połączenia zależy od wersji Subiekta i licencji, którą masz. Sprawdzamy to w Discovery, zanim podamy cenę.

Często łączymy sposoby. Stany i ceny czytamy z bazy co kilka minut, a zamówienia zapisujemy przez Sferę, bo zapis musi przejść przez reguły programu.

Wybrany sposób zapisujemy w raporcie z Discovery razem z kosztem licencji, jeśli jest potrzebna, i z planem na wypadek, gdyby firma w przyszłości zmieniła wersję programu.

Co synchronizujemy z Subiektem

Przykłady procesów z Subiektem w środku

• Portal zamówień dla hurtowni. Klient loguje się, widzi swoje ceny i dostępność, składa zamówienie, a ono trafia do Subiekta jako zamówienie od klienta. Tak wygląda rozwiązanie dla hurtowni z portalem zamówień B2B.
• Integracja BaseLinker z Subiekt GT. Zamówienia z marketplace i sklepu tworzą dokumenty w Subiekcie, a stany wracają do kanałów sprzedaży. Opis w stronie o integracji BaseLinker.
• Handlowiec w terenie. Telefon pokazuje kartę klienta z historią zakupów, zaległościami i limitem kredytowym z Subiekta.
• Windykacja bez arkusza. Lista nierozliczonych faktur z automatycznym przypomnieniem do klienta i zadaniem dla handlowca.
• Raport dla zarządu. Sprzedaż i marża według klientów, grup towarów i handlowców, z danych na żywo zamiast eksportów.

Przykład rachunku dla hurtowni z Subiektem

To przykład metody na założeniach, nie dane klientów.

Portal z integracją za 29 900 zł netto zwraca się przy tych założeniach w nieco ponad 4 miesiące.

Ograniczenia i licencje

• Sfera to osobna licencja. Kupujesz ją u producenta albo jego partnera, nie u nas. Jeśli jej nie masz, sprawdzamy, czy proces da się zbudować na plikach wymiany i odczycie bazy.
• Komputer obok Subiekta. Program pośredniczący i Sfera wymagają komputera albo serwera z Windows, który jest włączony w godzinach pracy integracji.
• Subiekt GT a nexo. To różne programy z różnym interfejsem programistycznym. Integracja jednego nie działa automatycznie z drugim.
• Aktualizacje programu. Po aktualizacji Subiekta sprawdzamy połączenie. W abonamencie Oprogramuj Dalej robimy to rutynowo.
• Inne wersje. Dla pozostałych wersji Subiekta sposób połączenia sprawdzamy w Discovery dla Twojej instalacji.

Jak przebiega wdrożenie integracji z Subiektem

1. Inwentaryzacja instalacji. Sprawdzamy wersję Subiekta, licencję, liczbę stanowisk, posiadane moduły, serwer bazy danych i to, kto w firmie nim administruje.
2. Kopia do testów. Pracujemy na kopii bazy albo na osobnym podmiocie testowym. Na prawdziwej bazie nic się nie dzieje, dopóki nie skończymy testów.
3. Program pośredniczący. Instalujemy go na komputerze albo serwerze obok Subiekta, razem z Twoim administratorem, i sprawdzamy połączenie wychodzące.
4. Odczyt. Najpierw włączamy tylko odczyt stanów, cen i dokumentów. Zespół porównuje dane w portalu z tym, co widzi w Subiekcie.
5. Zapis. Na końcu włączamy zapis zamówień i kontrahentów, z kolejką wyjątków dla przypadków, których integracja nie rozstrzygnie sama.

Cały czas zostaje możliwość ręcznego wprowadzenia dokumentu. Integracja nie blokuje pracy działu sprzedaży, gdy komputer z Subiektem jest wyłączony, tylko zbiera zamówienia i przekazuje je po ponownym połączeniu.

Typowe pułapki przy łączeniu Subiekta

Przy łączeniu Subiekta powtarza się kilka problemów, które warto znać przed startem.

• Kontrahenci zdublowani. Ta sama firma założona kilka razy, z różnym zapisem nazwy. Przed integracją porządkujemy kartotekę według NIP.
• Ceny w uwagach. Rabaty zapisane jako tekst w uwagach do kontrahenta, a nie w polach cennika. Integracja ich nie przeczyta, więc przenosimy je do właściwego miejsca.
• Wiele magazynów. Stan, który klient widzi w portalu, trzeba policzyć z właściwych magazynów, z uwzględnieniem rezerwacji.
• Komputer wyłączany na noc. Jeśli Subiekt stoi na zwykłym komputerze, integracja działa tylko wtedy, gdy jest on włączony. Czasem lepszym rozwiązaniem jest mały serwer.

Każdą z tych rzeczy wypisujemy w raporcie z analizy przedwdrożeniowej Discovery, razem z oceną, ile pracy wymaga.

Termin i koszt

Jedna integracja Subiekta w jednym procesie mieści się w pakiecie Oprogramuj Proces, od 14 900 do 29 900 zł netto. Portal zamówień z integracją, panelem dla działu handlowego i raportami to zwykle pakiet Oprogramuj Firmę. Cenę stałą dostajesz po Discovery za 2 900 zł netto, odliczanym od projektu. Porównanie pakietów znajdziesz w cenniku.

Klient mówi, my budujemy