Co daje integracja enova365
enova365 to system ERP używany w wielu polskich firmach średniej wielkości, często przede wszystkim do kadr i płac, a w części firm także do handlu, magazynu i księgowości. Kłopot w tym, że z enova365 korzysta kilka osób w biurze, a danych z niego potrzebuje cała firma: kierownik zmiany, który planuje grafik, handlowiec, który sprawdza płatności klienta, pracownik, który chce złożyć wniosek urlopowy.
Integracja enova365 udostępnia te dane w aplikacjach, w których ludzie i tak pracują, i odsyła ich decyzje z powrotem do systemu. Wniosek urlopowy złożony w telefonie trafia do kadr jako dokument, zamówienie z portalu klienta staje się dokumentem handlowym, a faktura kosztowa po akceptacji czeka na zaksięgowanie.
Nie wymieniamy enova365 ani nie dublujemy jego funkcji. Jeśli moduł systemu robi to, czego potrzebujesz, mówimy to wprost i nie budujemy niczego obok.
Najlepsze efekty daje to w firmach, w których duża część zespołu nie siedzi przy komputerze: na hali, w magazynie, w terenie albo w sklepach. Tam każdy wniosek, każda karta czasu pracy i każda faktura kosztowa przechodzi dziś przez papier albo telefon do biura. Po integracji przechodzi przez telefon pracownika i trafia do enova365 w gotowej postaci.
Kadry nie tracą kontroli. Każdy dokument z aplikacji można przejrzeć przed zapisem w systemie, a reguły akceptacji ustala firma, nie integracja.
Jak łączymy się z enova365
enova365 udostępnia kilka dróg wymiany danych: interfejs API, dodatki działające wewnątrz systemu oraz import i eksport plików. Dostępność zależy od wersji, sposobu instalacji (w firmie albo w chmurze) i wykupionych modułów. Sposób połączenia dla Twojej instalacji sprawdzamy w Discovery i dopiero wtedy podajemy cenę.
| Sposób | Co daje | Na co uważać |
|---|---|---|
| Interfejs API | Odczyt i zapis danych na bieżąco z zewnętrznej aplikacji | Wymaga odpowiedniej licencji i konfiguracji po stronie systemu |
| Dodatek w systemie | Własna logika uruchamiana wewnątrz enova365 | Trzeba go testować po każdej aktualizacji systemu |
| Pliki wymiany | Import i eksport partiami, bez dodatkowej licencji | Wymiana nie jest natychmiastowa |
W praktyce często łączymy kilka dróg naraz. Dane słownikowe, na przykład listę pracowników i działów, czytamy raz dziennie, a wnioski i dokumenty przekazujemy na bieżąco przez interfejs, żeby kierownik i kadry widzieli ten sam stan.
Co synchronizujemy z enova365
| Obiekt | Kierunek | Częstotliwość |
|---|---|---|
| Pracownicy, działy, stanowiska | enova365 do portalu pracownika | raz dziennie i po zmianie |
| Wnioski urlopowe i nieobecności | portal do enova365, decyzja z powrotem | na bieżąco |
| Czas pracy i grafiki | aplikacja do enova365 | dziennie albo po zamknięciu okresu |
| Kontrahenci i dokumenty handlowe | w obie strony | na bieżąco |
| Faktury kosztowe po akceptacji | obieg dokumentów do enova365 | po zatwierdzeniu |
| Rozrachunki | enova365 do CRM i raportów | kilka razy dziennie |
Dane kadrowe są danymi osobowymi, często szczególnej wagi. Do aplikacji przenosimy tylko pola potrzebne w procesie, a dostęp ograniczają role. Więcej na stronie o bezpieczeństwie i RODO.
Przykłady procesów zbudowanych na enova365
- Portal pracownika bez komputera. Pracownicy hali i magazynu składają wnioski, sprawdzają saldo urlopu i grafik w telefonie. Kierownik akceptuje jednym kliknięciem, a kadry dostają gotowy dokument.
- Obieg faktur kosztowych. Faktura trafia do właściwego kierownika według centrum kosztów, a po akceptacji do enova365 z opisem i dekretacją.
- Ewidencja czasu z terenu. Ekipy w terenie rejestrują godziny na zleceniach, a enova365 dostaje dane do rozliczenia. Opisujemy to w systemie wewnętrznym dla firmy.
- Handlowiec i należności. CRM pokazuje stan rozrachunków klienta z enova365 przed przyjęciem kolejnego zamówienia.
Przykład rachunku dla firmy z 200 pracownikami
To przykład metody na założeniach, nie dane klientów.
| Pozycja | Założenie | W miesiącu |
|---|---|---|
| Papierowe wnioski urlopowe wprowadzane do kadr | 180 wniosków, 8 minut każdy | 24 godziny |
| Pytania pracowników o saldo urlopu | 15 dziennie, 4 minuty | 21 godzin |
| Obieg faktur kosztowych mailem | 350 faktur, 6 minut szukania i przypominania | 35 godzin |
| Razem | 65 zł za godzinę pracy | 80 godzin, około 5 200 zł |
Portal pracownika z obiegiem faktur za 24 900 zł netto zwraca się przy takich założeniach po mniej więcej 5 miesiącach.
Ograniczenia i licencje enova365
- Moduły i licencje. Interfejs API i część funkcji wymagają odpowiednich licencji. Kupujesz je u producenta albo partnera wdrożeniowego.
- Partner wdrożeniowy. Jeśli enova365 konfiguruje u Ciebie partner, uzgadniamy z nim zakres zmian po stronie systemu. Nasza integracja nie zmienia konfiguracji płac.
- Aktualizacje. Po aktualizacji enova365 sprawdzamy połączenie. W abonamencie Oprogramuj Dalej robimy to w ramach utrzymania.
- Wersja w chmurze i w firmie. Sposób dostępu różni się dla instalacji lokalnej i chmurowej. Ustalamy go dla Twojej instalacji.
Kiedy wystarczy moduł enova365, a kiedy własna aplikacja
enova365 ma wiele własnych modułów, w tym obieg dokumentów i dostęp dla pracowników. Zanim zaproponujemy aplikację, sprawdzamy, czy problemu nie rozwiąże moduł, który już masz albo możesz dokupić.
| Sytuacja | Rozsądny wybór |
|---|---|
| Standardowy wniosek urlopowy dla pracowników biurowych | zwykle moduł enova365 |
| Pracownicy bez komputera i firmowej poczty, różne zmiany i grafiki | prosta aplikacja w telefonie połączona z enova365 |
| Obieg faktur z kilkoma poziomami akceptacji i budżetami działów | zależy od reguł, sprawdzamy w Discovery |
| Proces łączący kadry, sprzedaż i dane spoza enova365 | własna aplikacja z integracją |
| Raport dla zarządu z kilku systemów | własny raport z danymi z enova365 i pozostałych systemów |
Jeśli moduł wystarcza, piszemy to w raporcie wprost. Nie budujemy aplikacji tylko po to, żeby było co sprzedać.
Jak przebiega wdrożenie z enova365
- Uzgodnienia. Ustalamy z kadrami, finansami i ewentualnie partnerem wdrożeniowym, które dane wychodzą z systemu i które do niego wracają.
- Środowisko testowe. Pracujemy na kopii bazy albo testowej firmie. Dane prawdziwych pracowników nie są używane do testów bez potrzeby.
- Pilotaż na jednym dziale. Pierwsza wersja trafia do jednego działu albo jednej zmiany. Kadry porównują dokumenty z aplikacji z tymi, które robiły ręcznie.
- Rozszerzenie na firmę. Po poprawkach włączamy aplikację dla wszystkich, z krótką instrukcją dla pracowników i kierowników.
Dla firm z pracownikami w terenie albo na hali to często pierwszy krok do większego systemu wewnętrznego. Przykłady takich wdrożeń opisujemy w rozwiązaniu dla firm produkcyjnych.
Ile kosztuje integracja enova365
Jedna integracja w jednym procesie, na przykład portal wniosków urlopowych, to pakiet Oprogramuj Proces od 14 900 do 29 900 zł netto. Kilka procesów w jednej aplikacji, na przykład kadry, obieg faktur i raporty, to pakiet Oprogramuj Firmę. Discovery za 2 900 zł netto, w którym ustalamy sposób połączenia i stałą cenę, odliczamy od projektu. Szczegóły w cenniku.
Klient mówi, my budujemy
| Dziś w firmie | Co oprogramujemy |
|---|---|
| Wnioski urlopowe na papierze | Wniosek w telefonie, decyzja kierownika, dokument w enova365 |
| Pracownicy dzwonią do kadr o saldo urlopu | Saldo i historia nieobecności w portalu pracownika |
| Faktury kosztowe czekają w skrzynkach kierowników | Obieg z przypomnieniami i przekazaniem do księgowania |
| Godziny z terenu w arkuszach | Ewidencja czasu na zleceniach przekazywana do enova365 |
| Handlowiec nie wie o zaległościach klienta | Rozrachunki z enova365 widoczne w CRM |