Integracja systemów, które dziś nie wiedzą o sobie nawzajem

Czym jest integracja systemów informatycznych w firmie

Integracja systemów informatycznych polega na tym, że programy używane w firmie wymieniają dane same, według ustalonych reguł. Zamówienie złożone w sklepie pojawia się w programie magazynowym, faktura wystawiona w ERP wraca do CRM, a stan towaru w magazynie aktualizuje ofertę na marketplace. Nikt nie kopiuje numerów zamówień z jednego okna do drugiego.

W firmach od 20 do 500 osób zwykle działa od trzech do ośmiu systemów naraz. Każdy z nich był kupiony w innym roku, do innego zadania i przez inną osobę. Dlatego między nimi powstają Excele, wydruki i maile, w których ktoś ręcznie przenosi te same dane. Integracja usuwa te mosty z ludzi.

Integracja nie wymienia Twoich programów. Księgowość dalej pracuje w swoim ERP, handlowcy w swoim CRM, magazyn w swoim systemie. Zmienia się tylko to, że dane płyną między nimi bez udziału człowieka, a wyjątki trafiają do jednej listy do sprawdzenia.

Integracja systemów ERP, sklepu i CRM w praktyce

Integracja systemów ERP to najczęstszy przypadek, bo ERP trzyma kartoteki, ceny i dokumenty, czyli dane, których potrzebuje każdy inny program. Połączenie budujemy w jednym z trzech wariantów, zależnie od tego, co udostępnia system klienta.

Wariant wybieramy w Discovery, dla konkretnej wersji i licencji Twojego oprogramowania. Ten sam program w dwóch firmach bywa połączony inaczej, bo jedna ma moduł integracyjny, a druga nie.

Połączenie systemów rzadko jest celem samym w sobie. Zwykle stoi za nim proces: automatyzacja procesów sprzedaży i realizacji, portal zamówień dla klientów hurtowych albo raport dla zarządu z danych na żywo.

Systemy, które łączymy najczęściej

Poniżej lista połączeń, które mają osobne opisy z zakresem danych, ograniczeniami licencji i przykładami procesów. Jeśli Twojego systemu tu nie ma, wpisz go w briefie. Analiza pokaże, czy i jak go połączymy.

• Sprzedaż wielokanałowa. Integracja BaseLinker z programem księgowym i magazynem oraz połączenie z Allegro dla firm sprzedających na marketplace.
• Programy księgowe i magazynowe. Subiekt GT i nexo, Comarch ERP Optima i XL, enova365.
• Sprzedaż i relacje z klientami. HubSpot oraz CRM na zamówienie, gdy gotowy CRM nie pasuje do procesu.
• Praca biurowa. Microsoft 365, czyli poczta Outlook, kanały Teams, biblioteki SharePoint i skoroszyty Excel.
• Pliki i Excele. Cenniki od dostawców, zestawienia od przewoźników, eksporty z banku i pliki od klientów.

Przykład rachunku za ręczne przenoszenie danych

To przykład metody liczenia na założeniach, nie dane naszych klientów. Ten sam rachunek analiza wykonuje na liczbach z Twojego briefu.

Przy takich założeniach integracja w pakiecie Oprogramuj Proces za 14 900 zł netto zwraca się w niespełna cztery miesiące, licząc tylko czas pracy. Nie wliczamy kosztu sprzedaży oversellingu, czyli zamówień na towar, którego już nie ma, ani opóźnień w wysyłce.

Jak przebiega projekt integracji

1. Brief. Opisujesz w formularzu, które systemy macie i co dziś przenosicie ręcznie. Wstępna analiza pokazuje mapę przepływu danych, ryzyka i widełki ceny.
2. Discovery. Przez 5 dni roboczych sprawdzamy wersje i licencje systemów, dostępne API i pliki wymiany. Wynikiem jest zakres i stała cena.
3. Pierwsza wersja. Po 7 do 14 dniach dane płyną w środowisku testowym, na kopii albo na wydzielonym fragmencie danych.
4. Uruchomienie. Włączamy integrację na produkcji etapami, najpierw w trybie podglądu, potem z zapisem.
5. Utrzymanie. Producenci zmieniają API i wersje programów. W abonamencie pilnujemy, żeby połączenie działało po każdej aktualizacji.

Więcej o rolach zespołu i odbiorze etapami przeczytasz na stronie jak pracujemy.

Co dzieje się, gdy coś pójdzie nie tak

Każda integracja ma trzy zabezpieczenia, które ustalamy w zakresie.

• Dziennik wymiany. Każdy przesłany rekord ma ślad, kiedy i skąd przyszedł oraz co zmienił.
• Kolejka wyjątków. Dokument, którego nie da się dopasować, na przykład kontrahent bez NIP albo produkt bez kodu, czeka na decyzję człowieka zamiast znikać.
• Ponawianie. Gdy system docelowy nie odpowiada, wymiana czeka i wraca sama, bez dublowania dokumentów.

Dzięki temu integracja nie jest czarną skrzynką. Kierownik widzi, co przeszło, co czeka i dlaczego.

Który system jest źródłem prawdy

Najczęstszy błąd w projektach integracji nie jest techniczny. Polega na tym, że dwa systemy mogą zmieniać to samo pole i nikt nie ustalił, który ma rację. Handlowiec poprawia adres klienta w CRM, księgowa w programie księgowym, a integracja co godzinę nadpisuje jedną wersję drugą.

Dlatego w Discovery dla każdego obiektu ustalamy jednego właściciela.

• Kartoteka towarów, ceny i stany. Zwykle ERP albo program magazynowy. Sklep i marketplace tylko je czytają.
• Dane rejestrowe kontrahenta. Zwykle program księgowy, bo stamtąd idą faktury. CRM dopisuje osoby kontaktowe i notatki.
• Zamówienie. System, w którym powstało, do chwili przyjęcia do realizacji. Potem właścicielem statusu jest magazyn albo dział realizacji.
• Płatność. Program księgowy albo bank. Pozostałe systemy pokazują jej stan, ale go nie zmieniają.

Takie ustalenie wygląda na formalność, ale to ono decyduje, czy po roku integracja nadal działa, czy zespół wraca do Excela, bo „systemowi nie można ufać”.

Integracja czy wymiana systemu na nowy

Gdy systemów jest dużo, pojawia się pokusa, żeby wszystko wyrzucić i kupić jeden duży ERP. Czasem to dobra decyzja. Częściej oznacza jednak rok wdrożenia, migrację wszystkich danych i przeszkolenie całej firmy na raz, a ludzie tracą narzędzia, które dobrze znali.

Jeśli po analizie okaże się, że lepszy jest jeden system, budujemy go jako mini-ERP dopasowany do procesu, zamiast łączyć programy, które przestały pasować do firmy.

Ile kosztuje integracja systemów

Połączenie dwóch systemów w jednym procesie mieści się zwykle w pakiecie Oprogramuj Proces, od 14 900 do 29 900 zł netto, z maksymalnie dwiema integracjami. Kilka procesów i więcej systemów w jednej aplikacji to pakiet Oprogramuj Firmę, od 39 900 do 99 900 zł netto. Cena jest stała i zapisana po Discovery, a Discovery za 2 900 zł netto odliczamy od projektu.

Utrzymanie połączeń, monitoring i poprawki po zmianach po stronie producenta obejmuje abonament utrzymanie oprogramowania Oprogramuj Dalej. Szczegóły i porównanie pakietów są w cenniku.

Klient mówi, my budujemy