Co oznacza integracja Comarch ERP Optima
Comarch ERP Optima prowadzi w wielu firmach księgowość, handel, magazyn i kadry. To dobry program, ale zamknięty w swoim oknie. Handlowiec, klient hurtowy albo kierownik produkcji nie pracują w Optimie, a potrzebują jej danych codziennie. Wtedy powstają eksporty do Excela, wydruki i telefony do księgowości.
Integracja Comarch ERP Optima polega na tym, że wybrane dane przechodzą między Optimą a innymi aplikacjami same. Faktura wystawiona w Optimie pojawia się przy kliencie w CRM, zamówienie z portalu trafia do modułu handlowego, a status zapłaty wraca do handlowca bez pytania księgowości.
Firmy większe, z rozbudowaną produkcją albo wieloma oddziałami, pracują często na Comarch ERP XL. Zasada jest ta sama, ale XL ma inny interfejs programistyczny i więcej obiektów do połączenia, więc projektujemy dla niego osobny zakres.
Najczęściej zaczynamy od jednego przepływu, który boli najbardziej. W firmach handlowych są to zamówienia od klientów i statusy płatności, w usługowych obieg faktur kosztowych, w produkcyjnych zlecenia i meldunki z hali. Kolejne połączenia dokładamy etapami, gdy pierwsze działa stabilnie, zamiast łączyć wszystko z wszystkim w jednym dużym projekcie.
Integracja nie wymaga przenoszenia Comarcha w inne miejsce ani zmiany sposobu pracy księgowości. Program zostaje tam, gdzie jest dziś, z tymi samymi użytkownikami i uprawnieniami.
Jak łączymy się z Optimą i XL
| Sposób | Kiedy | Uwagi |
|---|---|---|
| Interfejs programistyczny producenta | Zapis dokumentów, kontrahentów i towarów zgodnie z regułami programu | Dostępność zależy od wersji i licencji, sprawdzamy w Discovery |
| Import i eksport plików XML | Wymiana dokumentów partiami, gdy interfejs nie jest dostępny | Nie w czasie rzeczywistym, zakres pól ograniczony formatem |
| Odczyt bazy danych | Raporty, stany, rozrachunki do portalu i CRM | Wyłącznie odczyt, zapis zawsze przez program |
Optima instalowana w firmie wymaga programu pośredniczącego obok serwera, który łączy się z aplikacją połączeniem wychodzącym. Przy Optimie w modelu chmurowym producenta sposób dostępu ustalamy osobno, bo zależy od usługi, którą masz wykupioną.
Wybór sposobu nie jest na zawsze. Firma, która zaczyna od plików XML, może później dokupić licencję i przejść na interfejs programistyczny, a aplikacja i procesy zostają bez zmian.
Co synchronizujemy z Comarch ERP
| Obiekt | Kierunek | Częstotliwość |
|---|---|---|
| Kontrahenci | w obie strony, z kontrolą NIP | po dodaniu i zmianie |
| Towary, ceny, stany | Comarch do portalu, sklepu, BaseLinkera | co kilka do kilkunastu minut |
| Zamówienia | portal, sklep, CRM do Comarcha | na bieżąco |
| Faktury sprzedaży | Comarch do CRM i portalu klienta | po wystawieniu |
| Rozrachunki i płatności | Comarch do CRM i raportów | kilka razy dziennie |
| Zlecenia produkcyjne (XL) | w obie strony | według uzgodnionego procesu |
Przykłady procesów z Comarchem w środku
- Handlowiec widzi zaległości. Przy kliencie w CRM widać niezapłacone faktury z Optimy i limit kredytowy, więc handlowiec nie przyjmuje zamówienia od dłużnika bez wiedzy finansów.
- Zamówienie bez przepisywania. Zamówienie z portalu klienta staje się dokumentem w module handlowym Optimy z właściwym cennikiem i rabatem.
- Akceptacja kosztów. Faktura kosztowa przechodzi ścieżkę akceptacji kierowników, a dopiero zatwierdzona trafia do księgowania. To typowy przykład, który opisujemy przy automatyzacji procesów.
- Produkcja na XL. Zlecenia z Comarch ERP XL trafiają na tablet przy maszynie, a meldunki z hali wracają do systemu. Więcej w rozwiązaniu dla firm produkcyjnych.
- Raport dla zarządu. Sprzedaż, marża i należności z Comarcha w jednym widoku z danymi z CRM i magazynu.
Przykład rachunku dla działu sprzedaży i finansów
To przykład metody na założeniach, nie dane klientów.
| Pozycja | Założenie | W miesiącu |
|---|---|---|
| Pytania handlowców do księgowości o płatności | 25 pytań dziennie, 5 minut | 44 godziny |
| Ręczne wprowadzanie zamówień do Optimy | 400 zamówień, 5 minut | 33 godziny |
| Comiesięczny raport sprzedaży z eksportów | 2 dni pracy analityka | 16 godzin |
| Razem | 70 zł za godzinę pracy | 93 godziny, około 6 510 zł |
Integracja z CRM i portalem za 24 900 zł netto zwraca się przy takich założeniach w mniej niż 4 miesiące.
Ograniczenia i licencje Comarch ERP
- Licencje modułów. Dostęp programistyczny i część funkcji wymiany danych zależą od licencji i wersji programu. Licencje kupujesz u producenta albo partnera, nie u nas.
- Wersja programu. Przed startem sprawdzamy dokładną wersję Optimy lub XL. Po każdej dużej aktualizacji testujemy połączenie.
- Komputer obok programu. Instalacja w firmie wymaga komputera albo serwera, na którym działa program pośredniczący.
- Księgowość zostaje w Comarchu. Integracja nie księguje za księgową i nie zmienia zapisów zamkniętego okresu.
- Utrzymanie. Abonament Oprogramuj Dalej obejmuje kontrolę połączenia po aktualizacjach Comarcha.
Czym różni się integracja Comarch ERP Optima i XL
Obie linie programów pochodzą od tego samego producenta, ale różnią się skalą, a przez to sposobem integracji.
| Kwestia | Comarch ERP Optima | Comarch ERP XL |
|---|---|---|
| Typowa firma | mała i średnia, handel, usługi, biuro rachunkowe | średnia i większa, produkcja, dystrybucja, wiele oddziałów |
| Zakres danych do połączenia | handel, magazyn, księgowość, kadry | do tego produkcja, logistyka, rozbudowane cenniki |
| Najczęstsza integracja | portal zamówień, CRM, obieg faktur | produkcja na hali, portal klienta, raporty grupy |
| Partner wdrożeniowy | często brak, program prowadzi księgowość | zwykle jest i uczestniczy w uzgodnieniach |
| Typowy pakiet | Oprogramuj Proces | Oprogramuj Firmę |
Jeśli firma rośnie z Optimy do XL, procesy zbudowane obok programu zostają. Wymieniamy tylko warstwę połączenia z ERP, a zespół pracuje w tej samej aplikacji co wcześniej.
Jak wdrażamy integrację z Comarchem bez ryzyka dla księgowości
Program księgowy jest najbardziej wrażliwym miejscem w firmie, bo błąd w dokumentach widać dopiero przy zamknięciu miesiąca albo w deklaracji. Dlatego wdrożenie prowadzimy ostrożnie.
- Pierwsze testy robimy na kopii bazy albo osobnej firmie testowej w Optimie.
- Integracja zaczyna od odczytu, na przykład rozrachunków do CRM. Zapis włączamy dopiero po akceptacji działu finansów.
- Dokumenty z integracji dostają oznaczenie źródła, więc księgowa od razu widzi, które powstały automatycznie.
- Pierwszy miesiąc po starcie porównujemy sumy dokumentów z integracji z zestawieniem z portalu albo CRM.
Ustalenia z działem finansów i z partnerem wdrożeniowym zapisujemy w raporcie z analizy przedwdrożeniowej, zanim powstanie pierwsza linia kodu.
Termin i cena integracji z Comarchem
Integracja Optimy z jednym systemem w jednym procesie to pakiet Oprogramuj Proces, od 14 900 do 29 900 zł netto. Projekt na Comarch ERP XL z kilkoma procesami, na przykład produkcją, sprzedażą i raportami, to zwykle pakiet Oprogramuj Firmę, od 39 900 do 99 900 zł netto. Stałą cenę podajemy po Discovery za 2 900 zł netto, odliczanym od projektu.
Klient mówi, my budujemy
| Dziś w firmie | Co oprogramujemy |
|---|---|
| Handlowcy pytają księgowość, czy klient zapłacił | Status płatności z Optimy widoczny w CRM |
| Zamówienia z portalu przepisywane do modułu handlowego | Zamówienie zapisane w Optimie z cennikiem klienta |
| Faktury kosztowe krążą mailem do akceptacji | Ścieżka akceptacji przed księgowaniem |
| Zlecenia produkcyjne drukowane i noszone na halę | Zlecenia z XL na tablecie przy maszynie |
| Raport dla zarządu klejony z kilku eksportów | Raport na żywo z Comarcha, CRM i magazynu |