CRM dla firmy budowlanej i program do prowadzenia firmy budowlanej

Jaki CRM dla firmy budowlanej wybrać

Dla firmy budowlanej zatrudniającej od 20 do 200 osób najlepiej sprawdza się CRM, który zna trzy rzeczy naraz: inwestora, kosztorys i budowę. Gotowe systemy CRM znają zwykle tylko pierwszą. Jeżeli Wasza sprzedaż kończy się na podpisanej umowie, wystarczy prosty program z półki. Jeżeli oferta wynika z kosztorysu, a po podpisaniu zaczyna się budowa z etapami, podwykonawcami i odbiorami, opłaca się system zbudowany pod Wasz proces.

Gotowy CRM projektowano z myślą o sprzedaży produktów z katalogu. Firma budowlana sprzedaje zakres robót, który za każdym razem trzeba policzyć, a cykl od pierwszego zapytania do odbioru końcowego trwa miesiącami. Po drodze zmienia się przedmiar, dochodzą roboty dodatkowe, a inwestor pyta o stan prac. W typowej firmie te informacje leżą w skrzynce prezesa, w arkuszu kosztorysanta i w notesie kierownika budowy.

Dlatego zamiast dopasowywać zespół do cudzego programu budujemy CRM na zamówienie, który odwzorowuje Wasze etapy, Wasze nazwy i Wasz sposób liczenia. Zaczynamy od jednego procesu, najczęściej od ofertowania, i dokładamy kolejne, kiedy pierwszy działa.

Co robi program do prowadzenia firmy budowlanej, który oprogramujemy

Zakres zawsze ustalamy pod konkretną firmę, ale w budownictwie powtarza się kilka modułów. Każdy z nich może być osobnym etapem wdrożenia.

• Zapytania i przetargi. Każde zapytanie, mail od inwestora i ogłoszenie przetargowe staje się szansą sprzedaży z terminem złożenia oferty i osobą odpowiedzialną. Zarząd widzi, ile ofert jest w toku i na jaką kwotę.
• Kosztorysy i oferty. Pozycje z kosztorysu, stawki robocizny, materiały, sprzęt i narzut składają się w ofertę w Waszym wzorze. Przed wysłaniem widać marżę, a rabat powyżej progu wymaga akceptacji.
• Inwestorzy i umowy. Historia kontaktów, wersje oferty, aneksy, gwarancje i zabezpieczenia należytego wykonania przy jednej karcie inwestora.
• Budowy i etapy. Harmonogram etapów, procent zaawansowania, zdjęcia z placu i notatki kierownika robione na telefonie.
• Podwykonawcy. Baza firm z zakresem robót, stawkami i oceną, zapytania do podwykonawców i porównanie ich ofert.
• Roboty dodatkowe i protokoły. Zlecenie robót dodatkowych z akceptacją inwestora, protokoły odbioru częściowego i końcowego w PDF, faktury częściowe po odbiorach.
• Gwarancje i usterki. Zgłoszenia usterek w okresie gwarancji z terminem reakcji i przypisaną ekipą.

Część firm zaczyna od samego ofertowania, czyli od programu do ofertowania połączonego z bazą inwestorów. Inne zaczynają od budów, bo tam tracą najwięcej czasu na telefony i raporty.

Od zapytania inwestora do protokołu odbioru

1. Zapytanie. Mail, formularz albo ogłoszenie przetargowe trafia do systemu jako szansa z terminem złożenia oferty.
2. Kosztorys. Kosztorysant importuje przedmiar albo kosztorys z programu kosztorysowego, a system dolicza Wasze narzuty.
3. Oferta. PDF w Waszym wzorze wychodzi do inwestora, a system przypomina o kontakcie po ustalonej liczbie dni.
4. Umowa. Wygrana oferta staje się budową z tym samym zakresem, kwotą i terminami.
5. Realizacja. Kierownik budowy raportuje etapy z telefonu, a biuro widzi zaawansowanie wszystkich budów na jednej tablicy.
6. Odbiór i rozliczenie. Protokół odbioru częściowego otwiera fakturę częściową w programie księgowym.

Każdy krok zostawia ślad. Po roku firma wie, które oferty wygrywa, na jakich robotach zarabia i którzy podwykonawcy dotrzymują terminów.

Ile kosztuje CRM dla firmy budowlanej i ile trwa wdrożenie

CRM dla firmy budowlanej oprogramowany pod jeden proces, na przykład ofertowanie z kosztorysu i bazę inwestorów, kosztuje u nas od 14 900 do 29 900 zł netto. System spinający oferty, budowy, podwykonawców i odbiory to zwykle 39 900 do 99 900 zł netto. Cena jest stała i zapisana w umowie, nie liczymy godzin.

Prosty rachunek pokazuje, czy to się opłaca. To przykład metody, nie dane klienta. Firma składa 30 ofert miesięcznie, a złożenie jednej oferty z kosztorysu, przepisanie pozycji i pilnowanie odpowiedzi zajmuje 4 godziny. To 120 godzin pracy kosztorysanta i handlowca w miesiącu. Jeżeli system skraca to o połowę, firma odzyskuje 60 godzin co miesiąc, a do tego nie gubi ofert, o których nikt nie przypomniał. Pełne zasady wyceny są w cenniku oprogramowania na zamówienie, a porównanie abonamentu i systemu na zamówienie w trzy lata we wpisie ile kosztuje CRM.

Gotowy program dla firmy budowlanej czy system na zamówienie

Uczciwie. Gotowy program ma swoje zalety i dla części firm jest lepszym wyborem.

Jeżeli macie pięć osób i standardową sprzedaż, wybierzcie gotowy program. Jeżeli macie kilka budów naraz, własny sposób liczenia i zespół, który i tak wraca do Excela, system na zamówienie zwróci się szybciej, niż się wydaje. Porównanie modeli współpracy z wykonawcami opisujemy też na stronie software house czy Oprogramuj.

Integracje z księgowością, kosztorysami i pocztą

System łączy się z programami, których już używacie. Najczęściej są to Comarch ERP Optima, enova365 albo Subiekt po stronie księgowości i fakturowania, programy kosztorysowe przez eksport plików, na przykład w formacie ATH albo XLS, oraz poczta i kalendarze w Microsoft 365. Zakres połączenia zależy od wersji programu i ustalamy go w analizie przed startem.

Umowy z inwestorami i podwykonawcami system składa w PDF z danych oferty, a strony podpisują je tak, jak robicie to dziś. Coraz więcej firm budowlanych przechodzi przy tym na podpis kwalifikowany, dzięki czemu aneks nie czeka tygodnia na kuriera.

Kierownik budowy korzysta z systemu na telefonie w przeglądarce, bez instalowania aplikacji. Zdjęcia i notatki z placu trafiają od razu do karty budowy.

Firma budowlana mówi, my budujemy