Integracja BaseLinker z Twoim ERP, magazynem i raportami

Na czym polega integracja BaseLinker z systemami firmy

BaseLinker zbiera zamówienia z wielu kanałów sprzedaży w jednym panelu. Dla małego sklepu to wystarcza. Firma, która sprzedaje kilkaset zamówień dziennie, ma jednak obok BaseLinkera program księgowy, magazyn, czasem system produkcji i CRM dla klientów hurtowych. Wtedy zaczyna się przepisywanie: numer zamówienia do ERP, stan z magazynu do arkusza, status wysyłki do maila.

Integracja BaseLinker to połączenie, w którym BaseLinker zostaje centrum zamówień, a pozostałe systemy dostają z niego dane i odsyłają do niego swoje. Połączenie budujemy przez oficjalne API BaseLinkera, które udostępnia zamówienia, katalog produktów, stany, przesyłki i dziennik zdarzeń. Dostęp daje token wygenerowany w ustawieniach konta, bez przekazywania hasła.

BaseLinker ma też gotowe integracje z wieloma programami. Własne połączenie ma sens wtedy, gdy gotowe nie obejmuje Twoich reguł: rabatów klientów hurtowych, kompletów, rezerwacji towaru z kilku magazynów albo dokumentów, których standardowy moduł nie tworzy.

Co synchronizujemy między BaseLinkerem a Twoimi systemami

Zakres ustalamy w Discovery. Typowy zestaw wygląda tak.

Limit zapytań do API BaseLinkera bierzemy pod uwagę od początku. Przy dużym katalogu stany wysyłamy paczkami, a zamówienia czytamy z dziennika zmian, zamiast pobierać wszystko od nowa.

Integracja BaseLinker z Subiekt GT

To najczęstsze pytanie w e-commerce B2B. Subiekt GT jest programem instalowanym w firmie, a BaseLinker działa w chmurze, więc połączenie wymaga elementu, który pracuje obok Subiekta i ma dostęp do jego danych.

BaseLinker ma własne połączenie z Subiektem GT. Jego zakres i wymagania, w tym moduł Sfera po stronie Subiekta, sprawdzamy w Discovery dla Twojej licencji. Gdy gotowe połączenie wystarcza, mówimy to wprost i nie budujemy niczego od nowa. Własna integracja z Subiektem ma sens, gdy potrzebujesz na przykład:

• dokumentów magazynowych rozdzielonych na kilka magazynów według reguł,
• kompletów i zestawów rozpisywanych na składniki,
• cen klientów hurtowych z Subiekta w portalu zamówień obok BaseLinkera,
• raportu marży na zamówieniu z kosztem zakupu z Subiekta.

To samo dotyczy innych programów księgowych. Połączenie z Comarch ERP Optima albo enova365 projektujemy według tej samej zasady.

Przykłady procesów, które oprogramowujemy wokół BaseLinkera

• Rezerwacja towaru z kilku magazynów. Zamówienie z marketplace rezerwuje towar w magazynie, który ma go najwięcej, a reszta kanałów od razu widzi niższy stan.
• Zamówienia hurtowe obok detalu. Klient hurtowy zamawia w portalu ze swoimi cenami, a zamówienie trafia do tej samej kolejki pakowania co detal. Więcej o tym w opisie rozwiązania dla e-commerce B2B.
• Marża na zamówieniu. Raport łączy cenę sprzedaży z BaseLinkera, koszt zakupu z ERP i koszt wysyłki, osobno dla każdego kanału.
• Kontrola zwrotów. Zwrot przyjęty w BaseLinkerze tworzy korektę w ERP dopiero po sprawdzeniu towaru przez magazyn.
• Alerty dla zarządu. Zamówienie bez wysyłki dłużej niż dobę albo produkt sprzedawany poniżej kosztu trafia na listę do sprawdzenia.

Przykład rachunku zysku z integracji

Przykład metody na założeniach, nie dane klientów. Analiza Twojego briefu policzy to samo na Twoich liczbach.

Integracja za 19 900 zł netto zwraca się przy takich założeniach w mniej więcej 5 miesięcy, bez liczenia utraconych ocen sprzedawcy po anulowanych zamówieniach.

Ograniczenia i licencje, o których warto wiedzieć

• Plan BaseLinkera. Dostęp do API i liczba zamówień zależą od Twojego planu w BaseLinkerze. Opłaty za BaseLinker płacisz bezpośrednio jemu, nie nam.
• Limit zapytań. API ma limit liczby wywołań na minutę. Przy dużym katalogu projektujemy wymianę tak, żeby się w nim zmieścić.
• Licencja programu księgowego. Połączenie z ERP bywa uzależnione od modułu integracyjnego producenta, na przykład Sfery dla Subiekta GT.
• Jedno źródło prawdy. Ustalamy, który system jest właścicielem stanów, cen i kartotek. Dwa systemy edytujące to samo pole to przepis na konflikty.
• Zmiany po stronie producenta. BaseLinker rozwija API. W abonamencie Oprogramuj Dalej pilnujemy, żeby połączenie działało po zmianach.

Jak wdrażamy połączenie bez zatrzymywania sprzedaży

Sklep i marketplace sprzedają przez całą dobę, więc integracji nie można włączyć „od poniedziałku” i liczyć, że wszystko zadziała. Wdrożenie dzielimy na kroki, w których sprzedaż idzie normalnie.

1. Powiązanie produktów. Łączymy produkty w BaseLinkerze z kartoteką w ERP po kodach EAN i SKU. Produkty bez powiązania trafiają na listę do uzupełnienia, zanim cokolwiek zacznie się synchronizować.
2. Tryb podglądu. Integracja czyta zamówienia i pokazuje, jakie dokumenty utworzyłaby w ERP, ale niczego nie zapisuje. Zespół porównuje to z tym, co robi ręcznie.
3. Zapis dla jednego kanału. Włączamy tworzenie dokumentów dla jednego kanału sprzedaży, na przykład sklepu własnego.
4. Stany i ceny. Po kilku dniach bez błędów włączamy wysyłanie stanów, a na końcu cen, bo pomyłka w cenie kosztuje najwięcej.
5. Pozostałe kanały. Rozszerzamy integrację na kolejne kanały i wyłączamy ręczne obejścia.

Na każdym kroku integrację można wyłączyć jednym przełącznikiem i wrócić do pracy ręcznej, bez utraty danych.

Co widzi zespół i zarząd po wdrożeniu

Integracja to nie tylko przepływ danych w tle. Zespół dostaje prosty panel, w którym widać, co się dzieje.

• Dział obsługi zamówień widzi zamówienia czekające na decyzję, na przykład z produktem bez powiązania albo z adresem do poprawy.
• Magazyn widzi rozbieżności stanów między ERP a BaseLinkerem i może je zatwierdzić albo poprawić.
• Księgowość widzi zamówienia opłacone bez dokumentu sprzedaży, zanim zrobi się z tego problem przy zamknięciu miesiąca.
• Zarząd widzi sprzedaż i marżę według kanałów, dzień po dniu, bez czekania na zestawienie.

Taki panel to często pierwszy krok do większego systemu. Wiele firm po integracji dobudowuje panel administracyjny dla całej obsługi zamówień.

Zakres, termin i cena

Połączenie BaseLinkera z jednym systemem w jednym procesie to zwykle pakiet Oprogramuj Proces, od 14 900 do 29 900 zł netto, z pierwszą wersją po 7 do 14 dniach. Gdy obok integracji powstaje portal zamówień, panel magazynu albo raporty, projekt przechodzi do pakietu Oprogramuj Firmę. Stałą cenę podajemy po Discovery, które kosztuje 2 900 zł netto i jest odliczane od projektu. Pełne porównanie w cenniku.

Klient mówi, my budujemy