System akceptacji materiałów dla agencji, koniec poprawek w mailach

Gdzie agencja traci godziny na akceptacjach

Agencja rzadko traci czas na samym projektowaniu. Traci go pomiędzy. Grafik kończy baner, account manager pakuje go do maila, klient odpisuje po trzech dniach, że dyrektor ma uwagi, uwagi przychodzą w osobnym wątku, a druga osoba po stronie klienta komentuje poprzednią wersję. Na koniec nikt nie jest pewien, która wersja poszła do druku.

• komentarze rozsiane po mailach, komunikatorze i notatkach ze spotkań,
• pliki o nazwach typu final_v3_poprawiony_OSTATECZNY,
• brak dowodu, kto i kiedy zaakceptował materiał, gdy pojawia się spór o dodatkowe rundy,
• terminy kampanii przesuwane przez akceptację, która czekała w czyjejś skrzynce.

Co to jest system akceptacji materiałów

To aplikacja z dwiema stronami. Agencja widzi wszystkie projekty, materiały i ich statusy. Klient loguje się do swojego obszaru i widzi tylko to, co czeka na jego decyzję. Każdy materiał ma wersje, wątek komentarzy przypiętych do konkretnego miejsca na grafice, filmie albo stronie PDF oraz przyciski zaakceptuj i odeślij do poprawki.

Gotowe narzędzia do korekty istnieją, ale zwykle wymuszają swój sposób pracy. System oprogramowany na miarę odwzorowuje Wasze etapy: akceptację wewnętrzną dyrektora kreatywnego przed wysyłką, dwie rundy poprawek w cenie, trzecią płatną, akceptację prawną dla branż regulowanych. To w praktyce mały portal klienta połączony z panelem dla zespołu.

Runda akceptacji krok po kroku

1. Grafik albo copywriter wgrywa nową wersję. System nadaje numer i porównuje ją z poprzednią.
2. Dyrektor kreatywny akceptuje wewnętrznie albo zwraca z uwagą. Klient nie widzi wersji roboczych.
3. Klient dostaje powiadomienie z linkiem, komentuje na materiale i wybiera decyzję.
4. Gdy po stronie klienta akceptuje kilka osób, system czeka na komplet i pokazuje, kto jeszcze nie odpowiedział.
5. Po akceptacji materiał trafia do archiwum z datą, osobą i wersją, gotowy do publikacji albo druku.

Przypomnienia o zaległych akceptacjach wychodzą same, według reguł, które ustalisz. Account manager nie musi pamiętać o każdym wątku.

Licznik rund i godzin, czyli marża projektu

Akceptacje to nie tylko porządek. To pieniądze. Jeśli umowa z klientem przewiduje dwie rundy poprawek, system liczy rundy przy każdym materiale i ostrzega account managera, zanim zespół zrobi czwartą za darmo. Dodatkowe rundy można oznaczyć jako płatne i przenieść do rozliczenia miesiąca.

Gdy podłączymy do tego ewidencję czasu, zarząd agencji widzi rentowność klienta na żywo, a nie po zamknięciu kwartału. To pierwszy krok w stronę panelu administracyjnego, w którym agencja prowadzi projekty, budżety i raporty.

Role po stronie klienta i agencji

W prawdziwej agencji akceptacja rzadko jest decyzją jednej osoby. Po stronie klienta materiał ogląda specjalista marketingu, potem jego przełożony, czasem dział prawny albo zarząd. Po stronie agencji projekt przechodzi przez grafika, copywritera, dyrektora kreatywnego i account managera. System musi to odwzorować, inaczej ludzie wrócą do maili.

Dlatego każdy klient ma własną ścieżkę akceptacji ustawioną przy projekcie: kto komentuje, kto decyduje, w jakiej kolejności i z jakim terminem. Osoba, która tylko komentuje, nie zamyka rundy. Decyzja ostateczna należy do wskazanej osoby. Gdy decydent jest na urlopie, można wskazać zastępstwo, a historia pokazuje, kto podjął decyzję w czyim imieniu.

Po stronie agencji role ograniczają widok. Freelancer współpracujący przy jednym projekcie widzi tylko ten projekt. Zarząd widzi wszystko, łącznie z licznikiem rund i godzin.

Połączenia z narzędziami, których agencja już używa

System akceptacji nie zastępuje wszystkiego. Łączy się z tym, co działa.

Szczegóły połączeń opisujemy na stronach integracja z Microsoft 365 i integracja z HubSpot. Konkretny sposób dla Waszych kont sprawdzamy w Discovery.

Przykład rachunku dla agencji 40 osób

Poniżej przykład metody na założeniach, nie dane konkretnej agencji.

Razem około 8 800 zł miesięcznie. Po odjęciu planu Start za 2 990 zł netto zostaje około 5 800 zł, więc wdrożenie za 19 900 zł netto zwraca się w mniej niż 4 miesiące. Na Discovery podstawiamy Wasze liczby.

Briefy, harmonogram kampanii i archiwum dla klienta

System akceptacji często okazuje się pierwszym kawałkiem większej całości. Gdy klient już loguje się do swojego obszaru, naturalnym kolejnym krokiem jest brief. Zamiast dokumentu wysyłanego mailem klient wypełnia formularz dopasowany do typu zlecenia: kampania w mediach społecznościowych, materiały do druku, film, strona. Brief trafia do projektu z terminem, budżetem i osobami po obu stronach, a account manager nie musi go przepisywać do narzędzia zadań.

Druga rozbudowa to harmonogram kampanii. Każdy materiał ma datę publikacji, a klient widzi kalendarz, w którym od razu wiadomo, co jest zaakceptowane, co czeka na decyzję i co jest zagrożone terminem. Dyrektor klienta, który dotąd pytał mailem o stan prac, ma odpowiedź pod jednym linkiem.

Trzecia to archiwum. Po zamknięciu projektu zaakceptowane pliki, wersje źródłowe i historia decyzji zostają w jednym miejscu. Gdy po roku klient wraca z pytaniem, kto zatwierdził hasło na billboardzie, odpowiedź zajmuje minutę. Gdy zmienia się account manager, nowa osoba czyta historię projektu zamiast szukać jej w cudzej skrzynce.

Każdą z tych rzeczy oprogramowujemy osobno, w rytmie, który pasuje agencji. W planie Rozwój abonamentu jeden nowy mały proces co miesiąc jest w cenie, więc system rośnie razem z tym, jak zespół zaczyna z niego korzystać.

Jak zamówić system akceptacji

Zaczynasz od briefu w formularzu na tej stronie, bez zakładania konta. Wstępna analiza pokazuje mapę procesu, potrzebne integracje i widełki ceny. Potem zamawiasz online Discovery za 2 900 zł netto, w ramach którego robimy warsztat z account managerami i dyrektorem kreatywnym. Po 5 dniach roboczych masz zakres i stałą cenę.

System dla jednej agencji to zwykle pakiet Oprogramuj Proces, płatny w dwóch ratach, druga po odbiorze. Jeśli od razu chcesz ewidencję czasu, budżety i raporty, wybierasz Oprogramuj Firmę. Ceny i plany utrzymania są w cenniku.

Agencja mówi, my budujemy