Bezpieczeństwo oprogramowania z perspektywy zarządu
Zarząd, który zleca system na zamówienie, zadaje zwykle te same pytania. Gdzie są nasze dane. Kto ma do nich dostęp. Co się stanie, jeśli serwer padnie. Co się stanie, jeśli przestaniemy współpracować z wykonawcą. Czy jesteśmy w porządku wobec RODO. Ta strona odpowiada na nie wprost, bez żargonu.
Bezpieczeństwo nie jest u nas osobnym modułem dokupowanym na końcu. Role, dziennik zmian, kopie i umowa powierzenia są częścią każdego projektu od pierwszej wersji, bo dodawanie ich później kosztuje więcej i zostawia luki.
Ta strona jest napisana z myślą o osobach, które podpisują umowę i odpowiadają za dane firmy: prezesie, dyrektorze finansowym, inspektorze ochrony danych i osobie odpowiedzialnej za IT. Szczegóły techniczne konkretnego projektu, na przykład schemat ról i lista połączonych systemów, są częścią raportu z Discovery i dokumentacji, którą przekazujemy po wdrożeniu.
Jeśli Twoja firma ma własną politykę bezpieczeństwa albo ankietę dla dostawców, przekaż ją przy zamówieniu Discovery. Odpowiedzi na nią są częścią raportu.
Gdzie są dane i jak są chronione
- Hosting w UE. Aplikacje i bazy danych działają na serwerach w Unii Europejskiej. Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy w ramach hostingu.
- Szyfrowane połączenia. Ruch między przeglądarką, aplikacją i Twoimi systemami przechodzi szyfrowanym połączeniem.
- Codzienne kopie zapasowe. Kopie danych powstają codziennie, więc w razie awarii albo błędu można wrócić do stanu z poprzedniego dnia.
- Monitoring dostępności 24/7. W abonamencie wiemy o awarii zanim zgłosi ją zespół klienta.
- Poprawki bezpieczeństwa. Biblioteki i system aktualizujemy po wykryciu luk, w ramach abonamentu utrzymania oprogramowania.
- Minimum danych. Integracje pobierają z Twoich systemów tylko pola potrzebne w procesie.
Nie publikujemy nazw dostawców infrastruktury. Pełną listę kategorii podmiotów przetwarzających dane dostajesz razem z umową powierzenia.
Ochrona danych to także porządek w kontach. Dostęp byłego pracownika wygasa w chwili wyłączenia jego konta, a lista osób z dostępem do systemu jest dostępna dla administratora po stronie firmy.
Role, logowanie firmowe i dziennik zmian
Każdy system ma role od pierwszej wersji. Handlowiec widzi swoich klientów, kierownik swój dział, księgowość dokumenty finansowe, a administrator zarządza dostępem. Uprawnienia odpowiadają strukturze Twojej firmy, a nie jednemu kontu dla wszystkich.
| Mechanizm | Co daje | Gdzie jest |
|---|---|---|
| Role i uprawnienia | każdy widzi tylko to, czego potrzebuje do pracy | każdy projekt |
| Dziennik zmian | kto, kiedy i co zmienił w danych | każdy projekt, rozbudowany w pakiecie Oprogramuj Firmę |
| Logowanie firmowe (SSO) | jedno konto firmowe, odejście pracownika zamyka dostęp w jednym miejscu | plan Skala, także jako element projektu |
| Audyt bezpieczeństwa | przegląd uprawnień, kont i konfiguracji | plan Skala, raz na kwartał |
| SLA 99,9 procent | zobowiązanie dostępności i reakcja w 1 godzinę | plan Skala |
Dziennik zmian ma znaczenie nie tylko przy incydentach. Rozstrzyga też zwykłe spory: kto zmienił cenę klienta, kto zaakceptował fakturę, kto usunął zamówienie.
RODO i umowa powierzenia przetwarzania danych
Gdy system przetwarza dane osobowe, a prawie każdy przetwarza, Twoja firma jest administratorem danych, a my podmiotem przetwarzającym. Wymaga to umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnej z art. 28 RODO. Zawieramy ją przed startem projektu.
Umowa określa:
- zakres, cel i czas przetwarzania danych,
- kategorie danych i osób, których dotyczą,
- środki bezpieczeństwa stosowane w systemie i w zespole,
- kategorie dalszych podmiotów przetwarzających, na przykład dostawcę hostingu w UE,
- sposób zgłaszania naruszeń ochrony danych,
- zwrot albo usunięcie danych po zakończeniu współpracy.
Projektując system, stosujemy zasadę minimalizacji. Jeśli proces da się przeprowadzić bez numeru PESEL albo pełnego adresu, system ich nie zbiera. Dane szczególnie wrażliwe, na przykład kadrowe przy integracji enova365, dostają osobne role i krótszy czas przechowywania w aplikacji.
Model AI a Twoje dane
W części procesów korzystamy z modelu AI, na przykład do odczytu zamówień z maila albo dokumentów PDF. Zasady są proste.
- Do modelu trafiają tylko dane potrzebne do konkretnego zadania.
- Korzystamy z usług, których warunki wykluczają trenowanie modeli na danych klientów.
- Wynik modelu zatwierdza człowiek tam, gdzie błąd ma skutki finansowe albo prawne.
- Użycie modelu AI w procesie opisujemy w umowie powierzenia i w dokumentacji systemu.
Więcej o tym, gdzie AI pomaga w firmach, piszemy na stronie AI w firmie.
Własność kodu i danych oraz przekazanie po zakończeniu współpracy
Kod, dane i dostępy należą do Twojej firmy. To nie jest deklaracja marketingowa, tylko zapis w umowie. Oznacza to w praktyce:
- na żądanie przekazujemy pełny kod źródłowy z historią zmian,
- dane eksportujemy w otwartych formatach,
- klucze i dostępy do integracji z Twoimi systemami są zakładane na Twoją firmę, a nie na nas,
- po zakończeniu współpracy przekazujemy instrukcję uruchomienia systemu na innym serwerze,
- po potwierdzeniu przekazania usuwamy dane z naszej infrastruktury zgodnie z umową powierzenia.
Brak uzależnienia od wykonawcy jest dla wielu zarządów ważniejszy niż cena. Dlatego opisujemy go także na stronie o oprogramowaniu na zamówienie.
Ciągłość działania i awarie
Każdy system może mieć awarię. Liczy się to, jak szybko ktoś o niej wie i jak szybko system wraca do pracy.
| Element | Start | Rozwój | Skala |
|---|---|---|---|
| Monitoring dostępności 24/7 | tak | tak | tak |
| Codzienne kopie zapasowe | tak | tak | tak |
| Czas reakcji | następny dzień roboczy | 4 godziny robocze | 1 godzina |
| SLA dostępności | nie | nie | 99,9 procent |
| Stały opiekun techniczny | nie | nie | tak |
Integracje projektujemy tak, żeby awaria jednego systemu nie zatrzymywała pozostałych. Jeśli program księgowy jest chwilowo niedostępny, zamówienia czekają w kolejce i trafiają do niego po powrocie, bez dublowania dokumentów. Szczegóły planów są na stronie Oprogramuj Dalej.
Dostępy zespołu wykonawcy
Zarząd często pyta nie tylko o hakerów, ale o to, kto po stronie wykonawcy ma dostęp do danych. Zasady są takie same w każdym projekcie.
- Dostęp do danych produkcyjnych mają wyłącznie osoby pracujące przy Twoim projekcie, w zakresie potrzebnym do pracy.
- Dostępy do Twoich systemów, na przykład do programu księgowego albo Microsoft 365, nadajesz Ty i możesz je cofnąć w każdej chwili.
- Testy i rozwój prowadzimy na danych testowych albo kopiach z ograniczonym zakresem, nie na pełnych danych osobowych, jeśli nie jest to konieczne.
- Osoby z dostępem są zobowiązane do zachowania poufności, co opisuje umowa powierzenia.
Uprawnienia do integracji z Twoimi systemami opisujemy szczegółowo przy każdej z nich, na przykład przy integracji Microsoft 365.
Przykładowa lista kontrolna dla działu IT
To przykład pytań, na które odpowiadamy w Discovery dla każdego projektu.
| Pytanie | Gdzie jest odpowiedź |
|---|---|
| Jakie dane osobowe przetwarza system | mapa procesu i umowa powierzenia |
| Jakie systemy firmy są połączone i z jakimi uprawnieniami | lista systemów i API z Discovery |
| Kto w firmie ma jaką rolę | macierz ról w zakresie pierwszej wersji |
| Jak często są kopie i jak szybko można je odtworzyć | opis utrzymania w planie abonamentu |
| Co dzieje się z danymi po zakończeniu współpracy | umowa powierzenia, sekcja o zwrocie i usunięciu danych |