Integracja Subiekta z BaseLinkerem i Allegro bez ręcznego przepisywania

Integracja Subiekta z BaseLinkerem i Allegro polega na tym, że zamówienia z Allegro trafiają do BaseLinkera, a stamtąd do Subiekta jako dokumenty, natomiast stany magazynowe i ceny wracają z Subiekta do ofert. Da się to zrobić gotowymi połączeniami albo integracją dopasowaną do firmy. Wybór zależy od wersji Subiekta, licencji i liczby wyjątków.

W tym tekście porządkujemy temat dla firm, które sprzedają na Allegro i w innych kanałach, obsługują zamówienia w BaseLinkerze, a sprzedaż i magazyn prowadzą w Subiekcie. Opisujemy, co gdzie powinno się dziać, jakie są drogi połączenia, gdzie zwykle pojawiają się problemy i jak ich uniknąć.

Dlaczego ręczne przepisywanie przestaje się opłacać

Przy kilkunastu zamówieniach dziennie przepisanie ich do Subiekta zajmuje chwilę. Przy kilkuset zajmuje etat, a błędy zaczynają kosztować więcej niż czas. Najczęstsze objawy braku integracji są podobne w większości firm.

• Towar sprzedany na Allegro, którego już nie ma w magazynie, bo stan w ofercie nie został zaktualizowany.
• Zamówienia wprowadzane do Subiekta wieczorem albo następnego dnia, więc stany w programie są zawsze trochę nieaktualne.
• Faktury wystawiane w dwóch miejscach, a potem uzgadniane ręcznie przy zamknięciu miesiąca.
• Różne nazwy i kody tego samego towaru w Allegro, w BaseLinkerze i w Subiekcie.
• Zwroty i korekty, które trzeba szukać w trzech systemach naraz.

Ręczne przepisywanie ma też koszt mniej widoczny. Osoba, która codziennie przenosi zamówienia między programami, staje się jedyną, która wie, jak naprawdę wygląda sprzedaż w danym dniu. Gdy idzie na urlop, zamówienia czekają, a reszta zespołu uczy się na błędach. Integracja przenosi tę wiedzę z głowy pracownika do reguł zapisanych w systemie, które działają tak samo w poniedziałek rano i w piątek wieczorem.

Każdy z tych problemów da się rozwiązać integracją. Kluczem jest ustalenie, który system za co odpowiada.

Kto za co odpowiada w trójkącie Allegro, BaseLinker, Subiekt

Najwięcej kłopotów bierze się z sytuacji, w której dwa systemy uważają się za źródło tej samej informacji. Dlatego pierwszy krok każdej integracji to podział odpowiedzialności.

Zasada jest prosta. Jedna informacja ma jedno źródło, a pozostałe systemy ją tylko odczytują. Jeśli ktoś zmieni stan ręcznie w BaseLinkerze, a źródłem jest Subiekt, przy następnej synchronizacji zmiana zostanie nadpisana. To nie błąd integracji, tylko konsekwencja ustalonego podziału, o którym cały zespół musi wiedzieć.

Ten podział nie jest jedyny możliwy. Część firm prowadzi ceny w BaseLinkerze, bo zmieniają się często i różnią między kanałami. Ważne, żeby decyzja była świadoma i zapisana, a nie wynikała z tego, kto ostatnio coś kliknął.

Możliwe drogi integracji

Gotowe połączenia

BaseLinker ma własne połączenia z Allegro i z wieloma programami sprzedażowymi i magazynowymi, w tym z rodziną Subiekt. Allegro i BaseLinker udostępniają też publiczne REST API. Dla wielu firm gotowe połączenia wystarczają i od nich warto zacząć. Sposób działania i zakres funkcji zależą od wersji Subiekta. Niektóre połączenia wymagają programu pośredniczącego uruchomionego na komputerze lub serwerze z Subiektem, a część funkcji wymaga dodatkowej licencji po stronie producenta Subiekta.

Subiekt GT i moduł Sfera

Subiekt GT pozwala innym programom zapisywać dokumenty i czytać dane przez moduł Sfera, który jest osobno licencjonowany. Bez Sfery integracja jest możliwa, ale zwykle opiera się na wymianie plików albo na odczycie danych, co ogranicza zakres i wymaga większej ostrożności. Subiekt nexo ma własne mechanizmy integracji, które różnią się od wersji GT. Dlatego zawsze zaczynamy od sprawdzenia, jaką wersję i licencję ma firma. Szczegóły opisujemy na stronie integracja z Subiektem.

Integracja dopasowana do firmy

Własna integracja ma sens, gdy gotowe połączenie nie obsługuje ważnych dla firmy wyjątków. Przykłady to zestawy produktów rozbijane na składniki w magazynie, różne magazyny dla różnych kanałów, specyficzne zasady wystawiania dokumentów, sprzedaż hurtowa i detaliczna z jednego stanu, albo potrzeba połączenia tego wszystkiego z dodatkowym systemem, na przykład portalem B2B.

Przy wyborze drogi warto uczciwie odpowiedzieć sobie na jedno pytanie. Ile czasu zespół spędza dziś na obchodzeniu ograniczeń obecnego połączenia, na przykład ręcznym poprawianiu dokumentów, osobnym pilnowaniu zestawów albo uzgadnianiu stanów w arkuszu. Jeśli to kilka minut tygodniowo, gotowe połączenie w zupełności wystarczy. Jeśli kilkanaście godzin miesięcznie, dopasowana integracja zwykle szybko się zwraca.

Często najlepszy jest wariant mieszany. Gotowe połączenie Allegro z BaseLinkerem zostaje bez zmian, a dopasowana integracja dba o przepływ między BaseLinkerem a Subiektem i o wyjątki, których gotowe połączenia nie obsługują.

Typowe problemy i jak ich uniknąć

Rozjazd kodów towarów

Ten sam towar ma inny kod w Subiekcie, inny identyfikator w BaseLinkerze i jeszcze inny numer oferty na Allegro. Bez jednoznacznego powiązania integracja zgaduje, a zgadywanie kończy się sprzedażą nie tego towaru. Przed startem trzeba zbudować tabelę powiązań i ustalić, kto ją aktualizuje przy dodawaniu nowych produktów.

Opóźnienia w stanach

Jeśli stany są przesyłane rzadko, a towar schodzi szybko, sprzedasz więcej, niż masz. Rozwiązaniem jest częstsza synchronizacja dla szybko rotujących pozycji albo bufor bezpieczeństwa, czyli pokazywanie w ofercie nieco mniej sztuk niż w magazynie.

Podwójne dokumenty

Gdy faktura może powstać zarówno w BaseLinkerze, jak i w Subiekcie, prędzej czy później powstanie w obu. Trzeba jasno ustalić, który system wystawia dokumenty, i wyłączyć tę funkcję w drugim. Przy obowiązkowym KSeF ma to jeszcze większe znaczenie, bo faktura wysłana do systemu nie znika po usunięciu w programie.

Zestawy i komplety

Na Allegro sprzedajesz zestaw, a w magazynie masz trzy osobne towary. Integracja musi wiedzieć, że sprzedaż zestawu zmniejsza stan każdego składnika, a stan zestawu zależy od najmniej dostępnego składnika.

Zwroty i korekty

Zwrot przyjęty w BaseLinkerze powinien skutkować korektą w Subiekcie i zwiększeniem stanu. Ten przepływ jest często pomijany na starcie, a potem uzgadniany ręcznie raz w miesiącu.

Awaria jednego z elementów

Komputer z Subiektem się wyłączył, połączenie się przerwało, ktoś zmienił hasło. Integracja powinna to zauważyć, wstrzymać przesyłanie, zapamiętać zaległe zamówienia i powiadomić odpowiednią osobę. Najgorszy scenariusz to integracja, która przestała działać po cichu, a zespół dowiaduje się o tym od klientów.

Allegro to zwykle tylko jeden z kanałów

Firmy, które zaczynały od Allegro, z czasem dokładają własny sklep, inne serwisy sprzedażowe, sprzedaż zagraniczną i klientów hurtowych. BaseLinker zbiera zamówienia z tych kanałów w jednym miejscu, ale każdy kanał ma swoje zasady: inne formy płatności, inne metody wysyłki, inne terminy na zwrot i inne wymagania co do dokumentów. Integracja z Subiektem musi rozumieć te różnice.

Przykładowo zamówienie z Allegro opłacone online może od razu trafić do Subiekta jako dokument sprzedaży, a zamówienie hurtowe z odroczonym terminem płatności powinno najpierw przejść kontrolę limitu kredytowego. Sprzedaż zagraniczna wymaga właściwej waluty i stawki podatku. Im więcej kanałów, tym ważniejsze, żeby reguły były zapisane w jednym miejscu, a nie rozproszone w ustawieniach kilku połączeń.

Szczyt sezonu jako test integracji

Integracja, która działa przy stu zamówieniach dziennie, nie zawsze wytrzymuje tysiąc w okresie przedświątecznym albo podczas dużej promocji. Typowe objawy to kolejka zamówień czekających na przesłanie, opóźnione stany i rosnąca liczba sprzedaży ponad stan właśnie wtedy, gdy każda pomyłka kosztuje najwięcej.

Dlatego przed sezonem warto sprawdzić kilka rzeczy. Ile zamówień na godzinę integracja przetwarza bez opóźnień. Czy komputer albo serwer z Subiektem ma zapas mocy. Czy ktoś dostanie powiadomienie, gdy kolejka zacznie rosnąć. Czy jest prosta procedura awaryjna, na przykład czasowe zmniejszenie stanów w ofertach o bufor bezpieczeństwa. Te pytania łatwiej rozwiązać w spokojnym miesiącu niż w środku szczytu.

Dostępy, hasła i dane klientów

Integracja przetwarza dane osobowe kupujących, czyli imiona, adresy i numery telefonów. Musi więc spełniać te same zasady co reszta systemów firmy. Dostęp do Subiekta, BaseLinkera i Allegro powinien odbywać się przez osobne konta techniczne lub tokeny z minimalnymi uprawnieniami, a nie przez login i hasło pracownika. Dzięki temu odejście pracownika albo zmiana jego hasła nie zatrzymuje integracji.

Dane przechowywane przez integrację warto ograniczyć do tego, co niezbędne, i usuwać je po czasie wynikającym z przepisów i potrzeb firmy. Gdy integrację buduje i utrzymuje firma zewnętrzna, potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Wdrożenie krok po kroku

1. Inwentaryzacja. Wersja Subiekta i licencje, kanały sprzedaży, liczba zamówień, magazyny, sposób wystawiania dokumentów.
2. Podział odpowiedzialności. Tabela, który system jest źródłem której informacji.
3. Tabela powiązań towarów. Jednoznaczne połączenie kodów we wszystkich systemach.
4. Lista wyjątków. Zestawy, zwroty, korekty, sprzedaż hurtowa, wiele magazynów, waluty.
5. Środowisko testowe. Próby na kopii danych albo na wydzielonych dokumentach, zanim cokolwiek trafi do prawdziwej księgowości.
6. Uruchomienie etapami. Najpierw stany, potem zamówienia, na końcu dokumenty i zwroty.
7. Monitoring. Powiadomienia o zatrzymaniu przepływu i dziennik każdej operacji.

Przykład rachunku czasu

To przykład metody, a nie dane konkretnego sklepu. Podstaw własne liczby z jednego tygodnia pracy.

Do odzyskanego czasu dochodzą rzeczy trudniejsze do wyceny: mniej anulowanych zamówień, lepsze oceny sprzedawcy i mniej nerwów przy zamknięciu miesiąca. Przy takiej skali integracja z pakietu Oprogramuj Proces, w cenie od 14 900 do 29 900 zł netto, zwraca się zwykle w ciągu kilku miesięcy. Przy kilkudziesięciu zamówieniach miesięcznie gotowe połączenie może w zupełności wystarczyć i wtedy uczciwie to mówimy.

Kiedy integracja to dopiero początek

W wielu firmach handlowych integracja sprzedaży internetowej z Subiektem odsłania kolejne potrzeby. Klienci hurtowi chcą zamawiać sami, z własnym cennikiem. Zarząd chce widzieć marżę na kanałach w jednym raporcie. Magazyn chce listę kompletacji ułożoną według lokalizacji na półkach. Każda z tych rzeczy opiera się na tych samych, już uporządkowanych danych, więc kolejne kroki są prostsze i tańsze. Przykłady takich systemów dla handlu opisujemy na stronie e-commerce B2B, a szczegóły połączeń na stronach integracja z BaseLinkerem i integracja z Allegro.

Co przygotować przed rozmową o integracji

• Nazwę i wersję Subiekta oraz informację, czy firma ma licencję modułu Sfera.
• Listę kanałów sprzedaży podłączonych do BaseLinkera.
• Liczbę zamówień miesięcznie i w szczycie sezonu.
• Opis, gdzie dziś powstają faktury i paragony.
• Listę wyjątków, które zajmują zespołowi najwięcej czasu.
• Informację, gdzie fizycznie działa Subiekt, na komputerze w biurze czy na serwerze.

Jak to wygląda w Oprogramuj

Integrację budujemy jako oprogramowanie na zamówienie, które należy do Twojej firmy. Zaczynasz od opisu procesu w formularzu briefu na stronie głównej, bez zakładania konta. Wstępna analiza pokazuje mapę przepływu danych, ryzyka i widełki ceny. W Discovery, które trwa 5 dni roboczych i kosztuje 2 900 zł netto odliczane od projektu, sprawdzamy wersję Subiekta, licencje i API, ustalamy podział odpowiedzialności i stałą cenę. Pierwsza działająca wersja powstaje w 7 do 14 dni, a po wdrożeniu abonament Oprogramuj Dalej obejmuje monitoring przepływu, poprawki i zmiany, na przykład dodanie nowego kanału sprzedaży.