Portal zamówień B2B dla hurtowni, jak przenieść zamówienia z maili do systemu

Portal zamówień B2B dla hurtowni to aplikacja, w której klient loguje się, widzi swój indywidualny cennik i dostępność towaru, a zamówienie trafia prosto do systemu sprzedaży bez przepisywania. Przeniesienie zamówień z maili zaczyna się od spisania, jak zamówienia przychodzą dziś, potem integracji ze stanami i cennikami, a na końcu stopniowego przenoszenia klientów.

W tym tekście opisujemy, jak to zrobić w hurtowni lub firmie dystrybucyjnej, która obsługuje od kilkudziesięciu do kilku tysięcy klientów biznesowych i dziś przyjmuje większość zamówień mailem, telefonicznie albo w arkuszu.

Dlaczego zamówienia z maili kosztują więcej, niż się wydaje

Zamówienie mailem wygląda na darmowe. Klient pisze, handlowiec przepisuje, magazyn kompletuje. Koszt jest jednak ukryty w czasie i błędach, a rośnie razem ze sprzedażą.

• Przepisywanie. Każda pozycja z maila trafia ręcznie do systemu sprzedaży. Przy kilkuset zamówieniach miesięcznie to etat albo więcej.
• Pomyłki. Zamieniony indeks, zła ilość, pominięta pozycja z załącznika. Każda kończy się korektą, reklamacją albo zwrotem towaru.
• Pytania o dostępność. Klient pyta, czy towar jest. Handlowiec sprawdza, odpisuje, klient zamawia. Jedno zamówienie to kilka maili.
• Zależność od jednej osoby. Gdy handlowiec jest na urlopie, jego klienci czekają albo piszą do kogoś, kto nie zna ich warunków.
• Brak historii w jednym miejscu. Klient pyta o fakturę z marca, a odpowiedź leży w czyjejś skrzynce.

Żaden z tych problemów nie jest dramatyczny w pojedynkę. Razem sprawiają, że hurtownia rosnąca o kilkanaście procent rocznie musi co roku zatrudniać kolejną osobę do obsługi zamówień.

Jest też koszt, którego nie widać w zestawieniach. Klient, który musi czekać na odpowiedź o dostępności albo dostaje towar z błędem w zamówieniu, zaczyna rozglądać się za innym dostawcą. W dystrybucji, gdzie ten sam towar można często kupić w kilku miejscach, wygoda zamawiania bywa równie ważna jak cena. Hurtownia, u której zamówienie składa się w dwie minuty o dowolnej porze, ma przewagę nad tą, która odpowiada na maile w godzinach pracy biura. Ta przewaga rośnie z każdym rokiem, bo klienci przyzwyczajają się do wygody znanej z zakupów prywatnych.

Czym jest portal zamówień B2B

Portal zamówień B2B to zamknięta platforma dla klientów biznesowych hurtowni. W odróżnieniu od sklepu internetowego dla konsumentów nie pokazuje jednej ceny wszystkim. Każdy klient widzi swoje warunki, swoje limity i swoją historię. Więcej o samym rodzaju systemu piszemy na stronie portal klienta, a o zastosowaniu w dystrybucji na stronie portal zamówień B2B dla hurtowni.

Podstawowe funkcje

Funkcje, które pojawiają się w drugim kroku

• Import zamówienia z pliku, który klient generuje ze swojego systemu.
• Promocje i gazetki widoczne tylko dla wybranych grup klientów.
• Zamówienia cykliczne, na przykład co tydzień ta sama lista.
• Reklamacje i zwroty zgłaszane z poziomu zamówienia.
• Raporty dla handlowca o tym, co klient kupował i czego przestał kupować.

Integracja z systemem sprzedaży i magazynem

Portal bez integracji to tylko ładniejszy formularz. Wartość pojawia się, gdy cennik, stany i dokumenty płyną z systemu, w którym hurtownia już pracuje, a zamówienie wraca do niego jako dokument.

W polskich hurtowniach najczęściej spotykamy programy z rodzin Subiekt, Comarch ERP i enova365. Każdy z nich udostępnia dane inaczej. Subiekt GT integruje się zwykle przez moduł Sfera albo wymianę dokumentów, zależnie od posiadanej licencji. Systemy Comarch ERP mają własne mechanizmy wymiany danych, które różnią się między wersjami. Szczegóły opisujemy na stronach integracja z Subiektem i integracja z Comarch ERP. Sposób połączenia dla konkretnej wersji i licencji zawsze sprawdzamy w Discovery, zanim podamy stałą cenę.

Co synchronizujemy i jak często

Kluczowa zasada brzmi tak, że system sprzedaży pozostaje źródłem prawdy. Portal nie wymyśla cen ani stanów, tylko je pokazuje. Dzięki temu księgowość i magazyn pracują dokładnie tak jak dotąd.

Wdrożenie krok po kroku

Krok pierwszy, spis tego, jak zamówienia przychodzą dziś

Zanim powstanie pierwszy ekran, warto przez tydzień notować każde zamówienie: którym kanałem przyszło, ile miało pozycji, ile czasu zajęło wprowadzenie, czy wymagało pytań do klienta. Ten prosty spis odpowiada na najważniejsze pytanie, czyli którzy klienci i jakie zamówienia przejdą do portalu najpierw.

Krok drugi, zasady cenowe i wyjątki

Cenniki w hurtowniach rzadko są proste. Rabat od grupy towarowej, cena specjalna na wybrane indeksy, próg ilościowy, warunki płatności zależne od historii klienta. Wszystkie te reguły trzeba spisać, a te, które istnieją tylko w głowie handlowca, wydobyć na papier. To najważniejsza część Discovery.

Krok trzeci, pierwsza wersja dla kilku klientów

Pierwsza działająca wersja powstaje w 7 do 14 dni. Zaczynamy od kilku zaufanych klientów, którzy zamawiają regularnie i są otwarci na zmianę. Ich uwagi z pierwszych tygodni są cenniejsze niż jakiekolwiek założenia przy biurku.

Krok czwarty, przenoszenie kolejnych klientów

Po kilku tygodniach portal otwiera się dla kolejnych grup. Pomaga prosta zasada: zamówienie złożone w portalu jest realizowane szybciej niż mailowe, bo nie czeka na przepisanie. Klienci przechodzą sami, kiedy widzą różnicę.

Krok piąty, mail jako wyjątek, nie reguła

Mail i telefon zostają, ale stają się wyjątkiem. Handlowiec, który dostaje zamówienie mailem, wprowadza je do portalu w imieniu klienta, dzięki czemu cała historia jest w jednym miejscu.

Przykład rachunku dla hurtowni

To przykład metody liczenia, a nie dane konkretnej firmy. Podstaw liczby ze swojego tygodniowego spisu.

Około stu godzin miesięcznie to w przybliżeniu połowa etatu, którą zespół może przeznaczyć na sprzedaż zamiast przepisywania. Do tego dochodzi spadek pomyłek, który warto oszacować na podstawie liczby korekt i reklamacji z ostatniego roku. W tym przykładzie projekt w pakiecie Oprogramuj Proces, w zależności od zakresu integracji, zwraca się w kilka miesięcy.

Najczęstsze obawy hurtowni

Nasi klienci nie będą chcieli się logować

Część klientów faktycznie nie przejdzie od razu. Dlatego portal nie zastępuje maila z dnia na dzień, tylko staje się szybszą drogą. Doświadczenie dystrybucji pokazuje, że najchętniej przechodzą klienci zamawiający często i dużo, czyli dokładnie ci, których obsługa kosztuje najwięcej.

Mamy zbyt skomplikowany cennik

Skomplikowany cennik to argument za portalem, nie przeciw. Im więcej reguł, tym więcej pomyłek przy ręcznym liczeniu. W portalu reguły są zapisane raz i działają tak samo dla każdego zamówienia.

Boimy się, że rozjadą się stany

Stany pochodzą z systemu sprzedaży i są odświeżane często. Na wypadek krótkich rozbieżności portal może pokazywać dostępność przedziałami albo oznaczać pozycje do potwierdzenia. Zasady ustalamy w Discovery.

Handlowcy stracą kontakt z klientem

Zyskują czas na rozmowę o rzeczach, które naprawdę wymagają człowieka, czyli o nowych produktach, warunkach i problemach. Portal może też podpowiadać handlowcowi, który klient przestał zamawiać określoną grupę towarów.

Konta klientów, uprawnienia i bezpieczeństwo

Portal B2B przechowuje dane, które są tajemnicą handlową hurtowni: indywidualne ceny, rabaty i obroty klientów. Dlatego model dostępu trzeba zaprojektować starannie. Każdy klient widzi wyłącznie swoje dane. W ramach jednej firmy klienta różne osoby mogą mieć różne role, na przykład zaopatrzeniowiec składa zamówienie, a właściciel je zatwierdza i widzi faktury.

Zakładanie kont warto oprzeć na zaproszeniach wysyłanych przez handlowca, a nie na otwartej rejestracji. Dzięki temu konto jest od razu powiązane z właściwym kontrahentem w systemie sprzedaży, a obca osoba nie zobaczy cennika. Każda zmiana ceny, limitu czy uprawnień trafia do dziennika zmian, więc wiadomo, kto i kiedy ją wprowadził.

Przedstawiciele handlowi w terenie

W wielu hurtowniach część zamówień zbierają przedstawiciele odwiedzający sklepy, warsztaty czy budowy. Dziś notują je w zeszycie, w arkuszu na telefonie albo dyktują przez telefon do biura. Ten sam portal może służyć przedstawicielowi jako narzędzie do składania zamówień w imieniu klienta, na telefonie albo tablecie, z tym samym cennikiem i tymi samymi stanami.

Zysk jest podwójny. Zamówienie od przedstawiciela trafia do systemu w chwili złożenia, a nie wieczorem po powrocie do biura. Do tego przedstawiciel widzi historię klienta i może zaproponować towar, którego klient od dawna nie kupował.

Jak mierzyć efekty po wdrożeniu

Bez pomiaru trudno ocenić, czy portal działa. Warto ustalić kilka prostych wskaźników przed startem i porównywać je co miesiąc.

Ostatni wskaźnik jest najbardziej praktyczny. Lista klientów, którzy wciąż zamawiają mailem, to gotowa lista rozmów dla handlowców.

Co dzieje się po uruchomieniu

Portal zamówień to system, który pracuje codziennie i od którego zależy sprzedaż. Musi więc mieć monitoring, kopie zapasowe i kogoś, kto zareaguje, gdy synchronizacja ze stanami się zatrzyma. W abonamencie Oprogramuj Dalej mieści się to wszystko razem z pulą godzin na zmiany, na przykład nową regułę rabatową przed sezonem albo nowe pole w zamówieniu, o które poprosili klienci.

Gotowa platforma B2B czy portal budowany pod hurtownię

Na rynku są gotowe platformy B2B. Sprawdzają się w hurtowniach o typowym modelu, z prostym cennikiem i standardową integracją. Portal budowany pod firmę ma przewagę, gdy reguły handlowe są nietypowe, gdy trzeba połączyć kilka systemów albo gdy portal ma obsługiwać procesy wykraczające poza zamawianie, na przykład reklamacje, zwroty opakowań czy akceptacje po stronie klienta.

W Oprogramuj portal powstaje jako oprogramowanie na zamówienie, ale bez wielomiesięcznego projektu. Kod i dane należą do hurtowni, a utrzymanie, monitoring i rozwój obejmuje abonament. Pakiet Oprogramuj Proces kosztuje od 14 900 do 29 900 zł netto, a cenę stałą ustalamy po Discovery za 2 900 zł netto, odliczane od projektu.

Lista kontrolna przed startem

1. Tygodniowy spis zamówień z kanałem, liczbą pozycji i czasem obsługi.
2. Nazwa i wersja systemu sprzedaży oraz informacja o licencji na wymianę danych.
3. Opis reguł cenowych, w tym wyjątków znanych tylko handlowcom.
4. Lista kilku klientów do pierwszej wersji.
5. Osoba po stronie hurtowni, która podejmuje decyzje o zakresie.
6. Zasady dotyczące limitów kredytowych i akceptacji zamówień.

Z taką listą wstępna analiza briefu pokaże realistyczny zakres i widełki, a Discovery zamieni je w stałą cenę i harmonogram. Opis procesu wpiszesz w formularzu na stronie głównej.